Politique de développement des collections patrimoniales

Table des matières

  1. Cadre juridique et administratif
  2. Objectifs
  3. Objet de la politique
  4. Définitions
  5. Modes d'acquisition et partage des responsabilités
  6. Orientations et principes
  7. Responsabilités
  8. Adoption et entrée en vigueur

 

 Haut1. Cadre juridique et administratif

La présente politique découle de la mise en œuvre de la Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec (L.R.Q., c. B-1.2) :

« Bibliothèque et Archives nationales du Québec («  BAnQ ») a pour mission de rassembler, de conserver de manière permanente et de diffuser le patrimoine documentaire québécois publié et tout document qui s'y rattache et qui présente un intérêt culturel, de même que tout document relatif au Québec et publié à l'extérieur du Québec. » (article 14, premier paragraphe)

« Pour la réalisation de sa mission, Bibliothèque et Archives nationales du Québec peut notamment :

acquérir tout document publié à l'extérieur du Québec et susceptible d'assurer une meilleure exploitation de la documentation québécoise » (article 15, alinéa 2.2)

« Bibliothèque et Archives nationales du Québec peut en outre, notamment : acquérir, prêter, emprunter, conserver et restaurer des documents et, sauf s'il s'agit d'archives, les aliéner, les louer et les échanger » (article 16, premier paragraphe)

[…]

solliciter et recevoir des dons, legs, subventions ou autres contributions, pourvu que les conditions qui peuvent y être rattachées soient compatibles avec la réalisation de ses missions » (article 16, quatrième paragraphe)

« Un éditeur qui publie un document doit, à chaque édition, dans les sept jours de sa publication, en déposer gratuitement deux exemplaires auprès de Bibliothèque et Archives nationales du Québec. » (article 20.1)

« Sauf disposition contraire d'un règlement, le producteur d'un film québécois doit, dans les six mois de la première présentation au public de sa version définitive, en déposer gratuitement une copie auprès de Bibliothèque et Archives nationales. » (article 20.9.1)

Le Règlement sur le dépôt légal des documents publiés autres que les films, qui découle de la Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec, définit les modalités d'application du dépôt légal ainsi que les montants délimitant le dépôt et le nombre d'exemplaires à déposer; il donne aussi la liste des documents exclus du dépôt.

Le Règlement sur le dépôt légal des films, qui existe en vertu de la Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec, spécifie notamment la nature des films soustraits à l'obligation de dépôt et les normes de qualité auxquelles doivent répondre les films déposés.

 Haut2. Objectifs

La politique de développement des collections patrimoniales vise principalement à :

  • permettre à BAnQ d'identifier et d'acquérir de façon exhaustive le patrimoine documentaire québécois ainsi que les documents relatifs au Québec publiés à l'extérieur du Québec;
  • permettre à BAnQ d'identifier et d'acquérir des documents étrangers en raison de leur valeur patrimoniale;
  • suivre l'évolution des pratiques d'édition, notamment dans le domaine des nouvelles technologies de l'information et de la communication, en déployant une activité de veille.

Afin d'atteindre ces objectifs, la politique vise également à guider le personnel de BAnQ et à définir ses responsabilités en matière de développement des collections patrimoniales.

 Haut3. Objet de la politique

La politique de développement des collections patrimoniales de BAnQ s'applique aux documents de l'édition nationale, aux documents de l'édition relative au Québec, ainsi qu'aux documents étrangers ayant une valeur patrimoniale.

 Haut4. Définitions

Collections patrimoniales

Les collections patrimoniales développées par la Direction générale de la conservation, qui font l'objet de la présente politique, comprennent les documents de l'édition nationale, les documents de l'édition relative au Québec, ainsi que les documents étrangers ayant une valeur patrimoniale. Les archives sont exclues de la présente politique.

Les collections patrimoniales comprennent également d'autres collections d'intérêt patrimonial, notamment la collection de littérature jeunesse de la Ville de Montréal et la collection Gagnon, placées sous la responsabilité administrative de la Direction générale de la diffusion.

Document

Un document est constitué d’information portée par un support. L’information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d’images. L’information peut être rendue au moyen de tout mode d’écriture, y compris d’un système de symboles transcriptibles sous l’une de ces formes ou en un autre système de symboles.

Édition nationale

L'édition nationale comprend tous les documents publiés au Québec depuis que l'imprimerie y a été introduite en 1764.

Édition relative au Québec par l'auteur

L'édition relative au Québec par l'auteur comprend tous les documents publiés à l'extérieur du Québec dont le créateur est généralement considéré comme Québécois soit parce qu'il est né au Québec ou encore parce qu'il s'y est installé ou qu'il y a séjourné de façon prolongée.

Édition relative au Québec par le sujet

L'édition relative au Québec par le sujet comprend tous les documents publiés à l'extérieur du Québec dont le sujet a un lien avec celui-ci.

Documents étrangers ayant une valeur patrimoniale

Certains documents étrangers, en raison de leur valeur patrimoniale, peuvent présenter un intérêt sur le plan bibliophilique.

 Haut5. Modes d'acquisition et partage des responsabilités

5.1 Les modes d'acquisition

De façon générale, BAnQ vise la plus grande exhaustivité possible quant au développement des collections patrimoniales et utilise, à cette fin, plusieurs modes d'acquisition, dont :

Le dépôt légal

Le dépôt légal constitue un maillon stratégique de toute politique documentaire nationale et celui-ci est le mode central d'acquisition retenu par BAnQ pour rassembler une collection complète des œuvres publiées au Québec.

La Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec impose aux éditeurs le dépôt à titre gratuit, généralement en deux exemplaires, de chacune des éditions de tout document publié sur le territoire québécois. Conformément à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, les documents en format numérique sont aussi visés par cette disposition. Ce dépôt doit être effectué dans les sept jours qui suivent la publication du document. Ces dispositions concernent essentiellement les documents suivants : brochures, monographies, publications en série, partitions musicales, atlas, livres d’artistes, cartes géographiques, documents électroniques et logiciels, affiches, cartes postales, estampes, reproductions d’œuvres d’art, enregistrements sonores et programmes de spectacles.

En ce qui concerne les documents numériques, la Loi sur le droit d’auteur exige que BAnQ obtienne l’autorisation préalable du titulaire de droit d’auteur pour reproduire aux fins de conservation ou de diffusion  les publications numériques acquises par dépôt ou, dans le cas des sites Web, au moyen d’une collecte automatisée.

La Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec stipule également que les producteurs d'un film québécois doivent, dans les six mois de la première présentation au public de sa version définitive, en déposer gratuitement une copie auprès de BAnQ.

Des pénalités sont prévues en cas de violation de ces dispositions.

BAnQ veille également à l'application du Règlement sur le dépôt légal des documents publiés autres que les films et du Règlement sur le dépôt légal des films, qui définissent  certaines modalités d'application et exclusions aux principes généraux du dépôt légal énoncés dans la Loi sur BAnQ.

Les documents publiés au Québec avant l'entrée en vigueur du dépôt légal, sauf les films, sont acquis par achat, par don ou par échange.

Les dons

Les dons de documents représentent un apport substantiel au développement des collections patrimoniales. Dans certains cas, il s'agit même de la seule façon d'acquérir des documents non disponibles dans le commerce. BAnQ peut émettre un reçu pour fins d'impôt pour les dons qu'elle conserve.

Le personnel de la Direction des acquisitions et de la préservation des collections patrimoniales soumet les propositions de dons contre reçus pour fins d'impôt à la directrice, qui examine les projets et formule des recommandations à l'intention du directeur général de la conservation.

Afin de déterminer la juste valeur marchande des documents à acquérir par don, BAnQ peut au besoin procéder à une évaluation interne ou faire appel à un ou à plusieurs évaluateurs externes lorsqu'elle le juge nécessaire.

Les achats

Pour compléter les acquisitions reçues par dépôt légal ou par don, BAnQ acquiert certains documents sur le marché commercial. Il peut alors s'agir entre autres d'exemplaires additionnels de documents québécois ou de documents relatifs au Québec publiés à l'extérieur du Québec.

BAnQ peut acquérir des documents auprès de fournisseurs d'origine étrangère lorsque les documents ne sont pas disponibles au Québec.

BAnQ peut acquérir des documents auprès de fournisseurs de source non commerciale, qu'il s'agisse de particuliers ou d'organismes. Ces achats doivent être soumis à la directrice des acquisitions et de la préservation des collections patrimoniales et, selon certaines directives administratives décrites dans la Procédure de développement des collections patrimoniales, approuvés par le directeur général de la conservation.

Les échanges de documents autres que des archives

BAnQ a des ententes d'échanges de documents avec plusieurs institutions nationales étrangères. Les documents acquis par échange sont soumis à la présente politique ainsi qu'aux critères de choix établis dans la Procédure de développement des collections patrimoniales.

En contrepartie des documents reçus, BAnQ propose en priorité de fournir des exemplaires des documents qu'elle publie. Elle peut également au besoin procéder à des achats pour répondre aux desiderata de ses partenaires d'échanges.

 

5.2 Les comités d'acquisition

Certaines collections reçues à BAnQ sont soumises à un comité d'acquisition consultatif qui est composé de membres externes, reconnus dans leur domaine respectif pour leur compétence et leur expérience.

  • Estampes : les membres du comité d'acquisition des estampes ont pour mandat d'examiner les estampes reçues en dépôt légal et de formuler des recommandations quant à l'acquisition par achat d'un deuxième exemplaire. Les membres ont aussi le mandat d'évaluer le coût d'acquisition de chacune des œuvres à la lumière du prix demandé par les artistes ou par les éditeurs et de la valeur relative du marché. 
  • Livres d'artistes : les membres du comité d'acquisition des livres d'artistes ont pour mandat d'examiner les livres d'artistes reçus en dépôt légal et de formuler des recommandations quant à l'acquisition par achat d'un deuxième exemplaire. Les membres ont aussi le mandat d'évaluer le coût d'acquisition de chacune des œuvres à la lumière du prix demandé par les artistes ou par les éditeurs et de la valeur relative du marché.
  • Reliures d'art : les membres du comité d'acquisition des reliures d'art ont pour mandat d'examiner les reliures d'art reçues dans le cadre du Programme d'acquisition de reliures d'art de BAnQ et de formuler des recommandations quant à l'acquisition par achat d'une ou de plusieurs reliures d'art. Les membres ont aussi le mandat d'évaluer le coût d'acquisition de chacune des œuvres à la lumière du prix demandé par les artistes ou par les éditeurs et de la valeur relative du marché.

Les recommandations de tous ces comités d'acquisition doivent être approuvées par le directeur général de la conservation.

La composition des comités, les qualités des membres et la durée de leur mandat, le fonctionnement et les responsabilités des comités ainsi que les responsabilités de BAnQ à l'égard des comités sont décrits dans la Procédure de développement des collections patrimoniales.

 Haut6. Orientations et principes

6.1 Exhaustivité des collections

De façon générale, dans les champs d'acquisition balisés dans la présente politique, BAnQ vise la plus grande exhaustivité possible quant au développement des collections. Compte tenu des critères qui régissent le dépôt légal, de la nature de certains documents et des ressources financières qui sont dévolues à BAnQ pour accomplir ce volet de son mandat, il y a toutefois des champs d'acquisition où le développement des collections doit s'effectuer selon une approche sélective.

 

6.2 Établissement des priorités de développement des collections patrimoniales et bilan systématique

Les priorités de développement des collections patrimoniales sont définies dans un plan triennal établi dans le cadre de l'application de la présente politique.

Le plan triennal des priorités de développement des collections patrimoniales est révisé annuellement par la directrice générale de la conservation et la directrice des acquisitions et de la préservation des collections patrimoniales. Un bilan triennal est déposé au comité consultatif sur les collections et les services de BAnQ.

 

6.3 Coopération interinstitutionnelle et partenariats

Le développement des collections patrimoniales constitue un formidable projet de société dont les retombées collectives sont significatives. À ce titre, cette entreprise constitue un véritable projet collectif qui requiert l'apport et la collaboration de plusieurs intervenants clés, soit :

  • les milieux producteurs de documents;
  • les organismes de recherche;
  • le réseau documentaire (québécois et international);
  • les instances gouvernementales;
  • etc.

Afin d'optimiser la portée de son action et d'harmoniser ses interventions, BAnQ :

  • développe de façon continue l'expertise qu'elle détient et sa connaissance des réseaux de l'édition par une présence active au sein de ces milieux;
  • consulte ponctuellement les milieux touchés par certaines orientations spécifiques (stratégies d'implantation, révision éventuelle de la législation, etc.);
  • conclut des ententes de partenariat dans les champs où une coopération plus formelle s'avère souhaitable;
  • met à contribution les organismes du réseau documentaire, notamment en les invitant à lui offrir, à la suite d'un élagage, tout document qui pourrait compléter les collections patrimoniales;
  • coopère notamment avec les bibliothèques québécoises en matière de conservation du patrimoine documentaire faisant l'objet de la présente politique.

 

 Haut7. Responsabilités

Le conseil d'administration de BAnQ approuve la Politique de développement des collections patrimoniales. La responsabilité finale du développement des collections appartient au président-directeur général de BAnQ. Celui-ci délègue au directeur général de la conservation la responsabilité de rassembler et d'enrichir les collections patrimoniales, et ce, dans le cadre réglementaire et structurel de BAnQ.

Sous l'autorité du président-directeur général de BAnQ :

  • le directeur général de la conservation est responsable de l'acquisition des documents des collections patrimoniales, quel que soit le mode d'acquisition; il assure l'application de la législation relative au dépôt légal des documents québécois; il établit la répartition du budget d'acquisition des collections patrimoniales en collaboration avec la directrice des acquisitions et de la préservation des collections patrimoniales;
  • la directrice générale de la conservation assure le suivi de l’application de la législation relative au dépôt légal des films québécois, dont le mandat de gestion, de conservation et de consultation est confié par BAnQ à la Cinémathèque québécoise dans le cadre d’une entente;
  • le directeur général de la conservation et la directrice des acquisitions et de la préservation des collections patrimoniales supervisent les activités du personnel placé sous leur responsabilité, entre autres en matière de développement des collections, et préparent un plan triennal des priorités de développement;
  • la directrice générale de la diffusion est responsable de l'élagage des documents des collections patrimoniales faisant partie de la collection de diffusion, et ce, selon les politiques et procédures en vigueur, en concertation avec le directeur général de la conservation;
  • la directrice des acquisitions et de la préservation des collections patrimoniales applique la politique de développement des collections patrimoniales; elle assure le développement des collections patrimoniales offertes en diffusion, conjointement avec la Direction des acquisitions et du traitement documentaire de la Collection universelle;
  • la chef du Service des acquisitions des collections patrimoniales assure la coordination des activités liées à l’application des articles de la Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec et des règlements relatifs au dépôt légal; elle collabore avec les spécialistes de collections de la Direction de la recherche et de l’édition et avec les comités d’acquisition pour assurer la pertinence du programme de dépôt légal et assurer sa cohérence avec les orientations générales et les priorités de développement de collections définies par BAnQ;
  • des comités externes composés de membres reconnus dans leur domaine respectif pour leur compétence et leur expérience formulent à l'intention du directeur général de la conservation des recommandations relatives à l'achat de deuxièmes exemplaires d'estampes et de livres d'artistes soumis en dépôt légal, ainsi qu'à l'achat de reliures d'art présentées dans le cadre du Programme d'acquisition de reliures d'art de BAnQ.

 

 Haut8. Adoption et entrée en vigueur

La Politique de développement des collections patrimoniales de Bibliothèque et Archives nationales du Québecest adoptée par son conseil d'administration, sur la recommandation du comité consultatif sur les collections et les services.

La présente politiqueentre en vigueur le jour de son adoption par le conseil d'administration de BAnQ.

 

Adoptée le 15 décembre 2011 (Rés : CA-2011-32) 
Révisée en février 2015.

Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.