Politique sur les partenariats (P-6)

Adoption par le conseil d'administration : 13 décembre 2012

Amendement : 25 mars 2021

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Plus grande institution culturelle du Québec par sa fréquentation et la diversité de ses missions et pilier essentiel de la société du savoir, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (« BAnQ ») entend jouer un rôle de premier plan dans l’élaboration et la mise en œuvre de partenariats dans le domaine culturel par le biais d’une variété d’initiatives conclues avec des partenaires provenant tant des secteurs public, parapublic et privé que de la société civile.  

La présente politique énonce les principes qui doivent guider l’élaboration et le suivi de toutes les ententes de partenariat conclues par BAnQ afin d’assurer que ces ententes respectent ses missions, ses orientations et ses valeurs. Cette politique s’inscrit dans la continuité des efforts déployés par BAnQ pour démocratiser l’accès à la culture et au savoir et pour favoriser l’engagement citoyen, au profit de l’ensemble de la population du Québec.  

Par la présente politique, BAnQ réitère l’importance qu’elle accorde aux partenariats qu’elle conclut et met en place des mécanismes afin d’assurer leur pérennité, leur efficience, leur pertinence, leur suivi et l’atteinte des résultats attendus.  

À moins de mention contraire ou que le contexte n’indique un sens différent, les définitions de l’article 1 de la Directive encadrant le corpus règlementaire (D-1) s’appliquent à la présente politique.  

De plus, dans le cadre de l’application de la présente politique, on entend par :

1. « PARTENAIRE » : toute partie avec laquelle BAnQ signe une entente de partenariat;  
    
2. « PARTENARIAT » : une entente formelle, de nature contractuelle, visant la collaboration avec un ou des partenaires dans l’objectif de réaliser des projets communs qui profitent à tous les partenaires. Les deux parties contribuent au partenariat en termes d’expertise et de ressources humaines, techniques, matérielles ou financières et s’assurent de l’atteinte des résultats prévus à l’entente;  
    
3. « PARTENARIAT STRATÉGIQUE » : un partenariat qui contribue directement à l’une ou l’autre des missions de BAnQ et qui est, généralement, associé à certains éléments de son plan stratégique;  
    
4. « RÉSULTATS » : les produits issus des partenariats;  
    
5. « VALEURS DE BAnQ » : les valeurs adoptées par BAnQ dans son plan stratégique.  

La présente directive vise à :

1. maintenir le rôle central de BAnQ au sein des milieux de la culture et du savoir;
2. favoriser l’élaboration de partenariats, particulièrement de partenariats stratégiques, qui respectent les missions, les orientations et les valeurs de BAnQ;
3. définir et encadrer les activités de partenariat afin d’en maximiser la cohérence institutionnelle ainsi que les retombées positives, tant pour BAnQ que pour ses partenaires;
4. assurer et documenter l’atteinte des résultats prévus aux ententes de partenariat;
5. favoriser la concertation avec les partenaires et entre les différentes directions générales et directions de BAnQ;
6. mettre en œuvre des mécanismes de suivi, d’évaluation et de reddition de comptes des partenariats;
7. définir les rôles et les responsabilités des différents intervenants au sein de BAnQ à l’égard des partenariats.  

La présente politique s’applique à l’ensemble des partenariats conclus par BAnQ.  

Le cadre juridique de la présente politique est notamment composé de :

1. la Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec, RLRQ, c. B-1.2;
2. la Loi sur le développement durable, RLRQ, c. D-8.1.1;
3. la Loi sur le ministère des Relations internationales, RLRQ, c. M-25.1.1;
4. la Loi sur le ministère du Conseil exécutif, RLRQ, c. M-30;
5. le Décret 424-96 du 3 avril 1996 concernant l’exclusion de l’application de certains articles de la Loi sur le ministère des Affaires internationales, de l’Immigration et des Communautés culturelles pour des catégories d’ententes conclues par des organismes publics;
6. le Décret 441-96 du 17 avril 1996 concernant l’exclusion de l’application de certains articles de la Loi sur le ministère du Conseil exécutif pour des catégories d’ententes conclues par des organismes publics.  

5.1 Principes directeurs

5.1.1 Tout partenariat doit s’inscrire dans le cadre de la vision, des missions et des valeurs de BAnQ.    

5.1.2 BAnQ ne peut conclure de partenariat avec un partenaire dont les activités, les valeurs ou les politiques et règlements sont incompatibles avec ses missions et ses valeurs.    

5.1.3 Tout partenariat établi par BAnQ et requérant un partage de ressources humaines, matérielles, techniques ou financières doit être formalisé dans une entente signée par une personne dûment autorisée.    

5.1.4 Les normes et les processus internes en vigueur sur le cheminement des contrats s’appliquent à toutes les ententes de partenariat.    

5.1.5 La conclusion d’ententes de partenariat peut être réalisée par toute direction de BAnQ, dans son champ d’activité.    

5.1.6 Les mécanismes de suivi et d’évaluation des partenariats doivent être prévus aux ententes de partenariat afin de se conformer aux bonnes pratiques adoptées par BAnQ. Un responsable du suivi de l’entente doit y être déterminé s’il est différent du signataire de l’entente.

5.2 Développement durable

5.2.1 Tout projet d’entente de partenariat doit prendre en considération, autant que possible, les principes de développement durable énoncés dans la Loi sur le développement durable, RLRQ, c. D-8.1.1, notamment :

1. l’équité et la solidarité sociales;
2. la protection de l’environnement;
3. l’efficacité économique;
4. la participation et l’engagement;
5. l’accès au savoir;
6. le partenariat et la coopération intergouvernementale;
7. la protection du patrimoine culturel;
8. la production et la consommation responsables.

5.2.2 L’entente de partenariat doit s’arrimer au Plan d’action de développement durable de BAnQ.  

6.1 Contenu

L’entente de partenariat doit minimalement préciser les éléments suivants :

1. l’identité des partenaires;
2. l’objet et les objectifs de l’entente;
3. les résultats attendus;
4. les moyens de communication privilégiés;
5. le partage des responsabilités entre les partenaires;
6. les éléments financiers pertinents, le cas échéant;
7. les responsabilités dévolues dans le cadre du projet (désignation d’un responsable de l’entente);
8. l’échéancier;
9. le mécanisme de suivi et d’évaluation;
10. les modalités de renouvellement.

6.2 Types d’ententes

6.2.1 Sous réserve du cadre légal applicable, BAnQ peut conclure des ententes de partenariat avec des personnes physiques ou morales, de droit public ou privé, qu’elles oeuvrent au Québec ou à l’extérieur du Québec.   

6.2.2 BAnQ peut conclure différents types de partenariats, notamment :

1. des ententes-cadres de collaboration;
2. des ententes de projets;
3. des ententes portant sur des activités liées à la programmation;
4. des ententes de coproduction et de diffusion;
5. des ententes de recherche;
6. des ententes de cocréation.  

BAnQ met en place des mécanismes pour suivre et évaluer la mise en œuvre des partenariats, leur qualité et l’atteinte des résultats attendus afin de soutenir la prise de décision. À cette fin, en plus du tableau de bord et du bilan annuel prévus par la présente politique, le comité de suivi des partenariats conçoit et rend disponibles différents outils et documents d’information.

7.1 Responsabilité des ententes

Les directions générales et les directions de BAnQ sont responsables de la gestion, du suivi et du renouvellement des partenariats qu’elles ont mis en place.

7.2 Tableau de bord des partenariats

Un tableau de bord des partenariats est confectionné par le Bureau de la présidence et des affaires institutionnelles (le « BPAI ») afin de permettre un suivi efficace et adéquat des partenariats au niveau institutionnel. Ce tableau de bord est préparé conformément aux normes établies par le comité de suivi des partenariats. Y sont notamment consignés :

1. le nom du partenaire;
2. la direction générale ou la direction responsable ainsi que les autres directions concernées s’il y a lieu;
3. l’objet de l’entente et les résultats attendus;
4. la durée;
5. les engagements financiers, s’il y lieu.

Le tableau de bord est mis à jour par le BPAI en fonction des renseignements transmis, au minimum deux fois l’an, par les directions générales et les directions au sujet des partenariats qu’elles ont mis en place.

7.3 Bilan annuel des partenariats

Le BPAI prépare annuellement un bilan qui rend compte de l’état d’avancement et des résultats des partenariats au niveau institutionnel. Ce document est présenté au président-directeur général, qui en informe au besoin le conseil d’administration.  

Le comité de suivi des partenariats est la principale instance de concertation et de suivi en matière de partenariats à BAnQ.

8.1 Composition

8.1.1 Ce comité est présidé par un représentant du BPAI.    

8.1.2 Le comité comprend, notamment, des représentants des unités administratives suivantes :

1. Direction générale des Archives nationales;
2. Direction générale de la Bibliothèque nationale;
3. Direction générale de la Grande Bibliothèque;
4. Direction des communications et de la programmation;
5. Direction générale de l’administration et des finances;
6. Secrétariat général et direction des affaires juridiques.

Sa composition est complétée par toute personne désignée par le président-directeur général.

8.2 Mandat

Le comité a pour mandat de :

1. veiller à la cohérence des partenariats au niveau institutionnel;
2. proposer une catégorisation des partenariats;
3. suivre l’évolution des ententes partenariales et leurs résultats;
4. déterminer, sur recommandation du BPAI, les renseignements qui doivent être consignés au tableau de bord des partenariats;
5. déterminer, sur recommandation du BPAI, les catégories de partenariats devant figurer au bilan annuel des partenariats ainsi que les renseignements qui doivent y être consignés;
6. concevoir et rendre disponibles différents outils et documents d’information relativement au suivi et à l’évaluation des partenariats;
7. formuler des recommandations au président-directeur général en matière de priorisation des partenariats selon les orientations figurant au plan stratégique de BAnQ.

8.3 Fonctionnement

Le comité se réunit minimalement deux fois par année. L’organisation des rencontres ainsi que la production des ordres du jour et des comptes rendus sont assurées par le BPAI.  

Afin d’assurer une cohérence et une cohésion entre les différentes ententes de partenariat au niveau institutionnel, d’éviter les dédoublements et de maximiser les ressources à l’interne, certains rôles et responsabilités ont été attribués de la façon suivante.

9.1 Président-directeur général

Le président-directeur général a la responsabilité de :

1. déterminer les orientations stratégiques en matière de partenariat au niveau institutionnel;
2. prendre acte du bilan annuel des partenariats et, au besoin, informer le conseil d’administration à ce sujet.

9.2 Secrétariat général et direction des affaires juridiques

Le Secrétariat général et direction des affaires juridiques a la responsabilité de :

1. approuver la version finale de toutes les ententes de partenariat;
2. conserver l’original des ententes de partenariat.

9.3 Bureau de la présidence et des affaires institutionnelles

Le Bureau de la présidence et des affaires institutionnelles a la responsabilité de :

1. suivre l’évolution des partenariats au niveau institutionnel dans le cadre des activités du comité de suivi des partenariats;
2. mettre à jour le tableau de bord des partenariats;
3. produire le bilan annuel des partenariats et le soumettre au président-directeur général.

9.4 Direction des communications et de la programmation

Le Direction des communications et de la programmation a la responsabilité de :

1. conseiller les différents intervenants de BAnQ relativement aux éléments de communication, de visibilité et de programmation qui découlent des ententes partenariales et appuyer leur mise en œuvre;
2. assurer le respect des normes en matière de visibilité pour BAnQ.

9.5 Directions générales et directions

Toute direction générale et toute direction de BAnQ qui met en œuvre des partenariats a la responsabilité de :

1. respecter la présente politique;
2. négocier ses ententes de partenariat;
3. suivre l’évolution des partenariats qu’elle met en œuvre et en assurer le suivi et l’atteinte des résultats;
4. transmettre au BPAI, au minimum deux fois l’an, les renseignements nécessaires à la mise à jour du tableau de bord des partenariats;
5. informer le BPAI en temps utile de tout projet qui comporte des enjeux de nature stratégique ou politique.  

Le président-directeur général est responsable de l’application de la présente politique.  

11.1 Entrée en vigueur

La présente politique entre en vigueur au moment de son adoption par le conseil d’administration.

11.2 Révision

La révision et la mise à jour de la présente politique sont effectuées au besoin, au minimum tous les trois ans.