Règlement administratif relatif à la Politique de prêt entre bibliothèques

Approbation par le comité de direction : 1^er juillet 2011

Le présent règlement découle de la Politique de prêt entre bibliothèques de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ).

Le présent règlement a pour but et objet :

• de préciser les règles relatives au service de prêt entre bibliothèques de BAnQ;
• d’en informer les membres du personnel de BAnQ, les usagers et les milieux documentaires qui utilisent ces services.  

Dans le présent règlement :

Abonné à tous les services de BAnQ 
Désigne l’abonné de 14 ans et plus, tel que défini dans la Politique d’abonnement et de prêt de BAnQ, dont la carte d’abonné est valide et dont le dossier est en règle.

Bibliothèque emprunteuse 
Désigne toute bibliothèque empruntant des documents de BAnQ ou demandant des reproductions de documents conformément à la Loi sur le droit d’auteur et aux politiques de BAnQ en la matière.

Bibliothèque en arrondissement 
Désigne toute bibliothèque de la Ville de Montréal pour laquelle BAnQ peut agir comme intermédiaire pour l’emprunt de documents conformément à l’annexe B de l’Entente-cadre avec la Ville de Montréal.

Bibliothèque prêteuse 
Désigne toute bibliothèque prêtant des documents ou livrant des reproductions de documents à BAnQ au bénéfice des usagers de BAnQ, conformément à la Loi sur le droit d’auteur et aux politiques de BAnQ en la matière.

Consultation sur place 
Désigne la consultation de documents dans les salles des édifices de BAnQ prévues à cet effet, dans le respect des restrictions imposées par les bibliothèques prêteuses ainsi que des règles et procédures de BAnQ.

Demande prioritaire  
Désigne la demande d’une bibliothèque emprunteuse requérant une intervention plus rapide que les délais de traitement habituels de BAnQ.

Document 
Désigne une ressource documentaire de toute nature et sur tout support, dont BAnQ autorise le prêt entre bibliothèques, la reproduction, l’accès ou la fourniture par voie électronique dans le respect de ses politiques et règlements, de la Loi sur le droit d’auteur et des licences négociées.

Prêt entre bibliothèques et fourniture des documents 
Désigne le processus par lequel une bibliothèque demande ou fournit un document ou une reproduction de document à une autre bibliothèque au bénéfice de leurs abonnés respectifs.

Reproduction d’un document 
Désigne les photocopies et les reproductions que la bibliothèque prêteuse effectue pour une bibliothèque emprunteuse.

Tarif 
Désigne la contrepartie financière réclamée pour la prestation d’un service, tels les frais de photocopie, d’impression ou de remplacement en cas de perte ou de bris d’un document, de même que tous autres frais conformes à la Politique sur la tarification de BAnQ et aux procédures et règlements afférents.  

De façon générale, BAnQ met la majorité de ses documents publiés à la disposition des usagers aux fins du prêt entre bibliothèques. Certains documents sont toutefois soustraits du PEB non seulement pour des raisons liées aux mandats et objectifs associés au développement des collections mais aussi en raison de leur fragilité, de leur format, de leur support, de leur valeur exceptionnelle ou de leur rareté.

Lorsque BAnQ ne peut pas fournir un document demandé, les démarches suivantes sont entreprises :

• fournir une reproduction;
• localiser le document dans une autre institution ou en ligne.

BAnQ ne fait pas de demandes d’emprunt à une autre institution pour ses abonnés lorsque les documents demandés font partie de ses collections.

Documents exclus du PEB :

• les nouveautés éditées à l’extérieur du Québec
• les films de fiction sur tous supports
• les documents multisupports
• les enregistrements sonores
• les livres sonores (sauf ceux prêtés aux abonnés du SQLA)
• les logiciels 
• les ouvrages de référence
• les journaux, revues et index de périodiques
• les cartes et plans
• les microformes dont BAnQ ne possède qu’un seul exemplaire, sauf celles de l’ Institut canadien de microreproductions historiques
• les brochures  
• les documents rares et d’une valeur exceptionnelle  
• les documents en version numérique disponibles en ligne  
• les documents de la collection Saint-Sulpice
• les reliures mobiles et les cartables
• les corrigés de manuels scolaires
• les documents des collections spéciales
• les documents d’archives  

La durée du prêt est de 4 semaines (6 semaines dans le cas des centres régionaux de services aux bibliothèques publiques) à compter de la date de réception des documents à la bibliothèque emprunteuse.

Il n’y a aucune possibilité de renouvellement.

5. Nombre permis de demandes d'emprunts et de prêts

Un abonné peut demander un maximum de 5 documents et de 5 photocopies à la fois. 
Une bibliothèque peut emprunter des documents de BAnQ sans aucune restriction quant au nombre, sauf pour :

• les films documentaires, dont le nombre est limité à 3 à la fois;
• les microformes, dont le nombre est limité à 12 bobines à la fois.

6. Transmission des documents

BAnQ achemine les documents par la poste, par messagerie, par télécopieur ou par voie électronique. Les documents patrimoniaux transmis par messagerie doivent obligatoirement être retournés par la bibliothèque emprunteuse par messagerie ou par un autre moyen jugé sécuritaire. Les films documentaires sont transmis par la poste et doivent être retournés à BAnQ aux frais de la bibliothèque emprunteuse.

7. Tarifs et modalités de paiement

Le Règlement administratif relatif à la Politique de tarification en vigueur à BAnQ précise les tarifs liés au service de prêt entre bibliothèques. Le tableau des tarifs se trouve en annexe du présent document.

Les factures sont transmises aux bibliothèques avec les documents et doivent être payées dès réception, sauf dans le cas des bibliothèques à l’extérieur du Canada, qui doivent payer les frais à l’avance. Les frais relatifs aux demandes de photocopies doivent être payés 2 fois par année.

Les frais facturés à un abonné de BAnQ sont inscrits à son dossier et doivent être payés lors de la réception du document. Lorsqu’il s’agit de frais exigés par une bibliothèque prêteuse, l’accord de l’abonné est requis au préalable.

En cas de retard, les amendes en vigueur à BAnQ s’appliquent.

Dans le cas des documents perdus, les frais sont inscrits au dossier de l’abonné et une facture est expédiée dès réception de la facture de la bibliothèque prêteuse.

8. Approbation et entrée en vigueur

Le Règlement administratif relatif à la Politique de prêt entre bibliothèques de BAnQ est approuvé par le Comité de direction de BAnQ et entre en vigueur le 1^er juillet 2011.  

1. Prêt de documents de BAnQ à d'autres bibliothèques

2. Emprunt de documents à une autre bibliothèque pour un usager de BAnQ

La bibliothèque prêteuse facture BAnQ conformément à son règlement. BAnQ ajoute au dossier de l'abonné les frais encourus, qui doivent être payés dès réception du document.

3. Emprunt de documents à une autre bibliothèque pour les bibliothèques en arrondissement de Montréal et les bibliothèques publiques privées de l’île de Montréal en vertu de l’Entente-cadre intervenue entre la Ville de Montréal et BAnQ

Taxes non applicables, sauf pour les photocopies.