Politique de vérification interne (P-12)

Adoption par le conseil d’administration : 27 février 2014

Révision : 25 octobre 2018; 22 juin 2022

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Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) a créé en son sein la Direction de la vérification interne à l’automne 2009. La vérification interne est une fonction indépendante et objective qui donne à l’organisation une assurance quant au degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte des conseils pour les améliorer et contribue à créer de la valeur ajoutée. 

La pratique professionnelle de vérification interne est soumise aux normes internationales de l’Institute of Internal Auditors, notamment au code de déontologie et aux modalités pratiques d’application. 

La présente politique s’inscrit dans la mise en œuvre des principes énoncés dans la Charte de vérification interne de BAnQ, adoptée par le comité de vérification et des finances du conseil d’administration. La mission, les normes de pratique, le périmètre de vérification, les pouvoirs et les responsabilités de la fonction de vérification interne sont formellement définis dans cette charte, qui ne fait pas partie du corpus règlementaire. 

À moins d’une mention contraire ou à moins que le contexte n’indique un sens différent, les définitions de l’article 1 de la Directive encadrant le corpus règlementaire (D-1) s’appliquent à la présente politique.       

De plus, dans le cadre de l’application de la présente politique, on entend par :

1. « Contrôles » : les dispositifs destinés à atténuer les risques et à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs; 
2. « Gouvernance » : les règlements, politiques, directives, procédures et structures mis en place pour diriger les activités de l’institution de façon à fournir une assurance raisonnable que les objectifs seront atteints et que les activités sont conduites d’une manière éthique et responsable; 
3. « IIA » : l’Institute of Internal Auditors, une instance internationale de normalisation qui fournit aux auditeurs du monde entier des orientations qui font autorité; 
4. « Missions d’assurance » : les évaluations indépendantes et objectives des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance, menées dans le but d’ajouter de la valeur et d’accroître l’efficacité et l’efficience des processus de l’institution; 
5. « Missions de conseil » : les services dont la nature et la portée sont convenues avec le client. Ces services visent à ajouter de la valeur et à améliorer les processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance. Ces services ne sont pas assortis d’un énoncé d’assurance. 

La présente politique vise à :

1. mettre en œuvre les principes énoncés dans la Charte de vérification interne de BAnQ;
2. instaurer un cadre de gouvernance pour la fonction de vérification interne;
3. promouvoir le rôle de vérification interne comme appui à la gouvernance et à la gestion;
4. mettre en place et consolider la fonction de vérification interne;
5. assurer l’indépendance et l’objectivité de la fonction de vérification interne.  

Le cadre juridique du présent règlement est notamment composé de :

1. la Loi sur la gouvernance des sociétés d’État (chapitre G-1.02);
2. la Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec (chapitre B-1.2);
3. la Loi sur l’administration financière (chapitre A-6.001).

Il est complété par les éléments suivants du corpus règlementaire :

1. les Règles de gouvernance et de régie interne de BAnQ (R-1);
2. la Politique de gestion intégrée des risques (P-1);
3. la Directive encadrant le corpus règlementaire (D-1). 

Tous les systèmes, processus, opérations, fonctions et activités de BAnQ sont sujets aux évaluations de la vérification interne. 

Les activités de la Direction de la vérification interne s’exercent sous l’autorité du comité de vérification et des finances. 

Sur le plan administratif, le responsable de la vérification interne relève du président-directeur général de BAnQ. 

6.1 Accès

6.1.1 Le responsable de la vérification interne, dans l’exercice de ses fonctions, doit avoir accès à tous les membres du personnel ainsi qu’aux systèmes, documents, dossiers, rapports internes et externes, bases de données et lieux de travail de BAnQ. Le personnel de BAnQ se doit de collaborer aux vérifications internes.   

6.1.2 Le responsable de la vérification interne a un accès direct et non restreint au président-directeur général. Il assiste aux réunions du comité de vérification et des finances et a librement accès à ses membres.

6.2 Objectivité et indépendance

Le responsable de la vérification interne doit s’abstenir de participer à toute activité opérationnelle ou administrative qui peut affecter son objectivité et son indépendance ou le placer dans une situation de conflit d’intérêts. Il doit respecter les obligations en matière d’objectivité et d’indépendance prévues dans la Charte de vérification interne. 

7.1 Conseil d’administration

Le conseil d’administration a la responsabilité de :

1. constituer et maintenir un comité de vérification et des finances conformément aux lois en vigueur et au corpus règlementaire de BAnQ;
2. adopter la Politique de vérification interne;
3. veiller à ce que toute situation pouvant donner lieu à un conflit d’intérêts réel ou apparent avec les responsabilités d’un membre du comité de vérification et des finances soit prévenue ou gérée efficacement.

7.2 Comité de vérification et des finances

7.2.1 Le comité de vérification et des finances a la responsabilité de :

1. recommander au conseil d’administration l’adoption de la Politique de vérification interne et veiller à sa révision périodique;
2. adopter la Charte de vérification interne et veiller à sa révision périodique;
3. approuver le plan annuel de vérification interne et le présenter au conseil d’administration;
4. veiller à l’indépendance de la fonction de vérification interne et examiner toute situation portée à son attention par la personne responsable de la vérification interne, notamment toute situation éventuelle d’ingérence lors de la définition du périmètre de vérification interne, de la réalisation des missions et de la communication des résultats;
5. veiller à ce que le responsable de la vérification interne communique directement avec lui;
6. examiner les rapports de mission, les recommandations, les suivis des travaux de vérification interne et les rapports d’activité;
7. s’assurer que soit mis en place un processus de gestion des risques;
8. veiller à la mise en oeuvre du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité, et s’assurer de l’obtention aux cinq ans d’une évaluation externe effectuée par un évaluateur indépendant;
9. examiner tout rapport, plan ou document de suivi à la demande du président-directeur général ou du conseil d’administration;
10. faire rapport de ses activités chaque année au président-directeur général et au conseil d’administration;
11. partager les informations financières avec le Vérificateur général du Québec de manière à assurer une couverture adéquate des travaux;
12. examiner le mandat général du responsable de la vérification interne et participer à la nomination et à la révocation du responsable;
13. s’assurer que la Direction de la vérification interne est dotée de ressources adéquates et suffisantes à la réalisation de ses travaux;
14. s’assurer du maintien des connaissances et des compétences au sein de la Direction de la vérification interne;
15. prévoir, lors de ses réunions, une séance à huis clos avec le responsable de la vérification interne.

7.2.2 Le président du comité de vérification et des finances évalue le rendement et la performance du responsable de la vérification interne et en informe les membres du comité.

7.3 Président-directeur général

Le président-directeur général a la responsabilité de :

1. créer une unité administrative au sein de BAnQ pour la vérification interne;
2. nommer le responsable de la vérification interne, lequel doit relever directement de lui sur le plan administratif;
3. conférer au responsable de la vérification interne toute l’indépendance nécessaire à la réalisation de son mandat;
4. prendre toutes les mesures nécessaires pour limiter les atteintes à l’indépendance ou à l’objectivité du responsable de la vérification interne;
5. s’assurer que le responsable de la vérification interne ait un accès direct et non restreint au comité de vérification et des finances;
6. prendre acte du plan de vérification interne annuel et, le cas échéant, faire part de ses commentaires au responsable de la vérification interne;
7. approuver, sur recommandation du responsable de la vérification interne, la réalisation de certains travaux de vérification interne par des ressources externes;
8. veiller à ce que les ressources et la capacité de vérification interne soient suffisantes pour répondre aux besoins de BAnQ, et allouer les ressources nécessaires au maintien et au développement des compétences des vérificateurs internes;
9. s’assurer que la fonction de vérification interne ait un accès direct et non restreint à tous les employés, lieux, bases de données et systèmes informatiques de BAnQ ainsi qu’aux informations, aux explications et à toute documentation nécessaire à la réalisation des travaux;
10. prendre acte des résultats des travaux de vérification interne et veiller à ce qu’un plan d’action soit formulé et mis en œuvre à la suite des recommandations découlant des travaux de la vérification interne;
11. lorsqu’il y a lieu, examiner et arbitrer les désaccords importants entre une direction et la Direction de la vérification interne à l’égard des systèmes et des contrôles requis.

7.4 Responsable de la vérification interne

7.4.1 Le responsable de la vérification interne doit :

1. soumettre au moins une fois par an, pour examen et approbation du président-directeur général et du comité de vérification et des finances, un plan de vérification interne fondé sur une approche selon les risques;
2. communiquer au président-directeur général et au comité de vérification et des finances les répercussions de toute limitation des ressources sur le plan de vérification interne;
3. réviser et, le cas échéant, ajuster le plan de vérification interne en réponse aux changements dans les activités, les risques, les opérations, les programmes, les systèmes et les contrôles de BAnQ;
4. communiquer au président-directeur général et au comité de vérification et des finances toute modification significative du plan de vérification interne en cours d’exercice;
5. s’assurer que chaque mission du plan de vérification interne est exécutée, de la définition des objectifs et du périmètre de vérification jusqu’à la communication des résultats de la mission (y compris les conclusions et les recommandations faites aux parties prenantes concernées), en passant par l’allocation des ressources appropriées et leur supervision adéquate ainsi que par la documentation des programmes de travail et des résultats des vérifications;
6. effectuer le suivi des constats et des mesures correctives, et communiquer régulièrement au président-directeur général et au comité de vérification et des finances les actions correctives qui n’ont pas été effectivement mises en œuvre;
7. s’assurer que les principes d’intégrité, d’objectivité, de confidentialité et de compétence sont appliqués et maintenus;

8. s’assurer que la fonction de vérification interne possède collectivement les connaissances, le savoir-faire et les autres compétences nécessaires à l’exercice de ses responsabilités ou qu’elle est à même de les obtenir;
9. s’assurer que les tendances et les problèmes émergents qui pourraient avoir des répercussions sur BAnQ sont dûment pris en compte et communiqués au président-directeur général et au comité de vérification et des finances;
10. s’assurer que les tendances émergentes et les pratiques exemplaires de vérification interne sont prises en compte;
11. établir les règles et les procédures devant guider la fonction de vérification interne et veiller à ce qu’elles soient respectées;
12. assurer l’adhésion aux politiques et aux procédures pertinentes de BAnQ, à moins que ces politiques et procédures ne soient en contradiction avec la Charte de vérification interne (ces contradictions doivent être résolues ou communiquées au président-directeur général et au comité de vérification et des finances);
13. assurer la conformité de la fonction de vérification interne avec les normes de l’IIA.

7.4.2 Le responsable de la vérification interne réalise des missions d’assurance et des missions de conseil qui, sans être limitatives, comprennent les activités suivantes :

1. l’évaluation des processus de gestion des risques;
2. l’assurance que les opérations sont conduites en conformité avec les lois, les règlements, les politiques et les procédures en vigueur;
3. l’évaluation des processus de gouvernance permettant au conseil d’administration et au comité de vérification et des finances d’obtenir une information adéquate afin d’exercer leur rôle de surveillance, notamment des processus de gestion des risques et de contrôle;
4. l’examen de la fiabilité et de l’intégrité de l’information financière et opérationnelle et des moyens utilisés pour identifier cette information, la mesurer, la classer et en faire rapport;
5.  l’évaluation des processus de gestion des opérations et des programmes ainsi que de l’utilisation des ressources;
6. l’examen des contrôles visant la conservation et la protection des actifs et des collections;
7. l’assurance que les ressources humaines, informationnelles, matérielles et financières sont gérées de façon économique, efficiente et efficace;
8. le soutien aux gestionnaires en matière de gestion des risques et de contrôle. 

7.5 Directions

Les directions de BAnQ ont la responsabilité de :

1. fournir avec diligence les informations et les documents requis par la Direction de la vérification interne;
2. discuter les constatations dégagées à l’issue des travaux de vérification;
3. concevoir des plans d’action pour donner suite aux recommandations contenues dans le rapport de vérification et déterminer un échéancier de réalisation;
4. mettre en œuvre leurs plans d’action à la suite des recommandations issues des rapports de vérification relatifs à leur unité administrative;
5. fournir un rapport sur le suivi de l’implantation des plans d’action. 

8.1.1 À l’issue de chacun de ses mandats, le responsable de la vérification interne transmet un rapport :

1. au gestionnaire responsable de l’unité administrative vérifiée;
2. au président-directeur général;
3. au président du comité de vérification et des finances.

8.1.2 Chaque rapport est présenté au comité de vérification et des finances, qui peut décider d’en discuter à huis clos avec le responsable de la vérification interne.  

8.1.3 Le président du comité de vérification et des finances peut transmettre les rapports au conseil d’administration et les présenter en séance. 

Le responsable de la vérification interne est également responsable de l’application de la présente politique. 

10.1 Entrée en vigueur

La présente politique entre en vigueur le jour de son approbation par le conseil d’administration de BAnQ.

10.2 Révision

La révision et la mise à jour de la présente politique sont effectuées au besoin, au minimum tous les cinq ans.