Politique d'acquisition des archives privées de BAnQ

Table des matières

• 1. Objet
• 2. Contexte réglementaire et normatif
• 3. Objectifs
• 4. Principes
• 5. Champs d’intervention, orientations et critères d’acquisition
• 6. Mécanismes d’acquisition
• 7. Documents normatifs complémentaires
• 8. Attributions et responsabilités
• 9. Directives en matière de conflits d’intérêt
• 10. Approbation de la politique
• 11. Diffusion et réévaluation de la politique

Haut1. Objet

Le présent document énonce la politique de BAnQ en matière d’acquisition d’archives privées¹. La politique fournit les paramètres devant régir les décisions d’évaluation et d’acquisition des archives privées de BAnQ. Elle contient notamment, les principes, les objectifs et les critères d’application d’une telle politique et précise le rôle des différents intervenants.

Cette politique s’inscrit dans le cadre du mandat de BAnQ d’assurer l’acquisition, la conservation, la diffusion et l’accessibilité des archives privées utiles à la connaissance de la société québécoise produites ou reçues par des individus ou des organismes privés. Elle s’appuie sur la Politique sur les archives privées (Décret n° 0289 du 21 avril 1989 de la ministre de la Culture et des Communications). BAnQ se voit confier plusieurs rôles par le gouvernement du Québec dont, entre autres, celui d’acquérir, avec d'autres sociétés et organismes, les archives privées significatives pour l'histoire du Québec.

Haut2. Contexte réglementaire et normatif

Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1). L’article 30, 4^e alinéa permet à BAnQ d’acquérir des archives ou leur copie.

Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec (L.R.Q., c. B-1.2). L’article 15.1 permet à BAnQ de promouvoir la conservation et l’accessibilité des archives privées.

Politique sur les archives privées. Décret n° 0289 du 21 avril 1989 de la ministre de la Culture et des Communications.

Haut3. Objectifs

La Politique d’acquisition des archives privées est un outil privilégié permettant à BAnQ :

• d’acquérir le patrimoine archivistique québécois nécessaire à la compréhension de la société québécoise et de son histoire ainsi qu’à la constitution de l’identité collective nationale;
  
  
• d’encadrer la gestion de l’acquisition d’archives privées à BAnQ ;
  
  
• de répondre aux besoins des chercheurs et aux courants de recherche prévisibles en s’appuyant notamment sur l’expertise des membres du Comité consultatif sur les collections et les services de BAnQ ainsi que sur celle des membres des comités d’acquisition d’archives privées de la DGA et de la DGC.

Haut4. Principes

Les principes suivants sont à la base de la politique d’acquisition et orientent les priorités, les champs et les mécanismes d’acquisition :

• L’acquisition d’archives se fait dans le respect de la législation régissant la pratique archivistique au Québec ;
  
  
• BAnQ applique le principe de provenance et acquiert principalement des fonds mais peut exceptionnellement procéder à l’acquisition de collections ou de pièces ; 
  
  
• BAnQ applique, de concert avec ses partenaires et avec les cédants des archives privées, le principe de territorialité qui favorise le maintien des archives privées dans leur région d’origine ; 
  
  
• L’acquisition d’archives se fait dans le respect des politiques d’acquisition des autres services d’archives. En cas d’incapacité par les services d’archives partenaires de réaliser une acquisition résultant normalement de l’application de leur politique d’acquisition, BAnQ peut jouer un rôle de suppléance ;
  
  
• L’acquisition d’archives se fait en tenant compte de la capacité de BAnQ de les rendre accessibles; cette capacité dépendant, entre autres, de l’état de conservation et de la masse documentaire concernés, des conditions d’acquisition, des conditions d’accessibilité et des ressources financières, humaines et matérielles disponibles pour effectuer les opérations de traitement, de conservation et de diffusion.

Haut5. Champs d’intervention, orientations et critères d’acquisition

BAnQ peut acquérir des archives privées provenant de différentes sources et présentées sur divers supports et dans des formats variés. Sont susceptibles d’être acquis des documents textuels, iconographiques (photographies, dessins, gravures), cartographiques, des dessins d’architecture, d’ingénierie et techniques, des documents sonores, des partitions musicales, des documents informatiques, des images en mouvement et des microformes.

Les champs d’intervention et les orientations stratégiques quant à l’acquisition d’archives privées par BAnQ prennent notamment comme assise le mandat qu’elle s’est donné et les principes énoncés ci-haut.

Bien qu’elle n’exclue, à priori, aucun champ d’intervention, la présente politique privilégie l’acquisition d’archives de personnes physiques et morales recelant une valeur significative d’information, de témoignage ou, le cas échéant, représentative d’une activité, d’une situation ou d’une période. Ces documents doivent être le reflet des réalités et de l’évolution de la société québécoise, de ses composantes et de ses spécificités régionales dans tous les domaines de l’activité humaine, notamment : la politique, l’économie, les sciences et les technologies, la littérature, les beaux-arts ainsi que la vie sociale et culturelle.

Les orientations stratégiques de BAnQ, énoncées dans des plans triennaux, peuvent favoriser un de ces champs ou une de ces composantes.

Conséquemment aux champs d’intervention et des orientations stratégiques de BAnQ, les priorités d’acquisition sont évaluées selon des critères dont certains sont qualifiés de fondamentaux tandis que d’autres sont jugés secondaires.

Critères fondamentaux

• Valeur secondaire significative des documents découlant des fonctions d’information et de témoignage ou démontrant suffisamment de caractéristiques typiques représentatives d’une activité, d’une situation ou d’une période pour servir d’exemple ; 
  
  
• Complémentarité des documents avec les fonds d’archives déjà existants ou développement de sources documentaires sous-représentées ;
  
  
• Besoins de la recherche exprimés par les usagers et les courants de recherche prévisibles s’appuyant notamment sur l’expertise des membres du Comité consultatif sur les collections et les services de BAnQ ainsi que sur celle des membres du comité consultatif sur les archives privées de BAnQ.

Critères secondaires

• Originalité (par opposition à copie) et authenticité des documents ;
  
  
• Rareté ;
  
  
• État des documents (condition matérielle et organisation influençant le coût de leur conservation, de leur traitement et de leur diffusion) ;
  
  
• Mode d’acquisition proposé ;
  
  
• Conditions d’accès et d’utilisation plus ou moins restrictives ;
  
  
• Valeur potentielle d’exposition ;
  
  
• Authenticité et propriété bien établies.
  
  

Sous réserve de la satisfaction des besoins de la Collection patrimoniale, BAnQ n’acquiert pas de publications à l’exception de celles produites par la personne physique ou morale créatrice du fonds d’archives, celles qui sont dédicacées significativement et celles qui contiennent des annotations.

BAnQ n’acquiert pas d’objets de nature muséologique. Toutefois, BAnQ peut conserver certaines pièces significatives de l’œuvre ou des activités de son créateur tels que des médailles, des plaques honorifiques et d’autres souvenirs en autant que les conditions de conservation permettent d’assurer la pérennité de ces objets. BAnQ peut aussi acquérir des objets pour leur valeur d’exposition en relation avec ses mandats.

Haut6. Mécanismes d’acquisition

Les modes d’acquisition privilégiés pour l’acquisition des archives privées sont la donation, le legs et, sous certaines conditions, l’achat.

Toute acquisition d’archives privées doit faire l’objet d’une entente sous la forme d’une convention écrite précisant les droits et obligations des parties. De plus, chaque acquisition génère un dossier, au nom du donateur ou du fonds d’archives, enregistré dans un système de gestion documentaire afin d’en faciliter la conservation, le traitement et la diffusion.

Haut7. Documents normatifs complémentaires

Le Processus d’acquisition d’archives privées de la DGA adoptée par le Comité de gestion de la DGA le 21 juin 2006 permet, entre autres, de coordonner la gestion de l’acquisition des archives privées dans l’ensemble du réseau des centres d’archives de BAnQ.

Le Protocole d’entente sur les archives des membres de l’Assemblée nationale et du Conseil législatif de Québec entre les Archives nationales du Québec et l’Assemblée nationale signé en mars 2003 établit les modalités d’acquisition, de traitement, de conservation et de diffusion des archives privées produites par les membres de l’Assemblée nationale ou du Conseil législatif de Québec et détermine les rôles respectifs de l’Assemblée et des Archives dans la gestion de ces archives.

Haut8. Attributions et responsabilités

Conseil d’administration de BAnQ

• adopte la politique d’acquisition.

Comité consultatif sur les collections et les services de BAnQ

• formule des recommandations concernant les orientations, les objectifs, les politiques, les services et les mesures adoptées par BAnQ pour acquérir, traiter, conserver, mettre en valeur et diffuser l’ensemble des archives privées dont elle a la garde.

Président-directeur général

• approuve la politique d’acquisition.

Bureau de direction de BAnQ

• recommande l’adoption de la politique d’acquisition.

Conservateur et directeur général de la DGA

• recommande l’adoption de la politique d’acquisition.

Comité consultatif sur les archives privées de BAnQ

• étudie les projets d’acquisition et présentent des recommandations ;
  
  
• commente des politiques, des normes et des procédures développées par BAnQ relatives à l’acquisition, au traitement et à la diffusion des archives privées.

Directeur responsable des archives privées de la DGA

• assure la supervision et la mise en application de la politique d’acquisition ;

Comité sur les archives privées du comité de coordination archivistique de la DGA ;

• assure la mise à jour de la politique d’acquisition.

Archivistes de la DGA

• préparent les projets d’acquisition ;
  
  
• soumettent les projets d’acquisition au comité consultatif sur les archives privées de BAnQ ;
  
  
• négocient les conditions d’acquisition avec le propriétaire des documents.

Haut9. Directives en matière de conflits d’intérêt

Les membres du personnel de BAnQ qui désirent acquérir, à des fins personnelles des documents couverts par la présente politique doivent obtenir au préalable l’autorisation écrite du Directeur général concerné et des services juridiques de BAnQ.

Haut10. Approbation de la politique

La présente politique d’acquisition est adoptée par le conseil d’administration de BAnQ le 13 décembre 2006.

Haut11. Diffusion et réévaluation de la politique

À la demande de toute personne morale ou physique, BAnQ pourra remettre un exemplaire de la présente politique d’acquisition. Cette dernière est disponible sur l’Intranet et elle peut être revue et corrigée à intervalles réguliers selon les nouvelles orientations stratégiques de BAnQ.

¹Les définitions des termes spécifiques à l’acquisition d’archives privées sont regroupées dans l’annexe de cette politique et en font partie intégrante.

Annexe