Comment effectuer une demande d’élimination d’archives publiques

Les organismes responsables d’assumer la gestion de leurs archives destinées à être conservées de manière permanente. Il s’agit des organismes des secteurs municipal, de la santé, du transport en commun et de l’éducation, de même que de l’Assemblée nationale, du lieutenant-gouverneur, d’Élections Québec, du Vérificateur général du Québec, du Commissaire au lobbyisme du Québec et du Protecteur du citoyen.

Loi sur les archives et calendrier de conservation

• Depuis l’adoption de la Loi sur les archives (RLRQ, c. A-21.1), les organismes publics doivent respecter certaines obligations quant à la gestion de leurs documents, notamment par l’établissement d’un calendrier de conservation qui doit être approuvé par BAnQ (article 7).
• Le calendrier a pour principal objectif de déterminer quels documents doivent être conservés de manière permanente.
• Une fois le stade semi‐actif dépassé, les documents à conservation permanente ne sont plus gérés par le calendrier de conservation. Ils sont plutôt soumis aux articles 14 à 20 de la Loi sur les archives.
• Le fait d’autoriser, au moyen du calendrier de conservation, la destruction de documents actifs ou semi‐actifs ne signifie pas que cette autorisation peut s’appliquer aux documents de cette même série qui ont déjà atteint le stade inactif.
• En vertu de l’article 18, un organisme qui désire détruire des documents inactifs à conservation permanente doit demander une autorisation spéciale à BAnQ.

Situations obligeant l'organisme public à demander une autorisation à BAnQ

1. Des documents inactifs ont été reproduits sur un autre support.
2. Des documents inactifs sont irrémédiablement détériorés.
3. Il est jugé qu’il n’est plus utile de conserver des documents inactifs qui avaient été destinés à être conservés de manière permanente (réévaluation archivistique).

Contexte

Certains organismes sont tentés d’effectuer une numérisation de substitution de leurs documents destinés à être conservés de façon permanente dans le but de réaliser des économies en matière d’espace de conservation. Avant de réaliser un tel projet, il est important de connaître les exigences juridiques et archivistiques inhérentes à un travail de numérisation de substitution afin de pouvoir les respecter.

Éléments à considérer

Avant de procéder à une numérisation de substitution, un organisme public doit prendre en considération les éléments suivants.

1. La valeur juridique des documents 

Un document ayant atteint le stade inactif pourrait être admis en preuve devant un tribunal ou devant un arbitre pour faire valoir un droit. Il est donc essentiel, lors de la numérisation, de respecter les modalités prévues par la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (RLRQ, c. C-1.1) afin d’assurer l’intégrité d’un document ayant été numérisé.

2. Le respect des recommandations de BAnQ

Pour faire une numérisation de substitution, il faut respecter certains principes et certaines normes, et ce, en fonction des caractéristiques propres aux documents que l’on veut numériser. L’organisme qui désire entreprendre une telle opération doit prendre en considération les recommandations de BAnQ en la matière. Celles‐ci sont présentées dans le document intitulé « La numérisation des documents : méthodes et recommandations. »

3. La mise en œuvre d’un programme de conservation à long terme des documents numériques

La numérisation et la conservation des documents numériques sont deux choses distinctes. Ainsi, un organisme qui décide d’opter pour la numérisation et pour la destruction des documents inactifs sources doit avoir les ressources et les moyens nécessaires pour assurer la conservation permanente des documents numérisés. Il faudra en effet que cet organisme consacre des ressources humaines, matérielles et financières importantes et récurrentes à la migration des documents ainsi qu’à un contrôle de la qualité du travail effectué.

4. La mise en œuvre de moyens d’accès aux documents

Les documents numériques sont soumis aux mêmes lois et règlements que les documents sur support papier, notamment en ce qui concerne l’accès à l’information. De plus, en conformité avec la Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics et sous réserve des restrictions prescrites par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1),

« tout citoyen a droit à la consultation libre et gratuite des documents publics. L’organisme doit donc établir des modalités de consultation souples et adaptées aux besoins de son milieu afin de favoriser l’accessibilité à ses archives, et ce, quel que soit le support ».

 

5. La valeur intrinsèque d’un document

Les normes et procédures archivistiques de la Direction générale des Archives nationales de BAnQ définissent la valeur intrinsèque comme « la qualité physique ou matérielle des documents avec les critères de rareté ou d’ancienneté du support et leurs qualités artistiques ou esthétiques ». Ces documents pourraient être des documents constitutifs, des chartes, des documents avec sceaux, etc. Ainsi, il est important que l’organisme s’interroge sur la valeur intrinsèque des documents et sur la nécessité de conserver quelques spécimens qui pourraient être utilisés lors d’activités commémoratives ou d’expositions.

Procédure à suivre

Transmettre en ligne une demande comprenant les documents suivants dûment remplis :

• Le formulaire Demande de destruction de documents inactifs reproduits sur un autre support
• Une copie de la ou des règles de conservation associées au dossier (ou à la série documentaire) afin que BAnQ puisse vérifier que les dossiers visés ont atteint le stade d’inactivité
• Une résolution comprenant tous les éléments du modèle proposé

BAnQ se réserve le droit de refuser d’accorder l’autorisation de détruire les documents sources, en tout ou en partie.

Contexte

Selon l’article 7.3.3 de la Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics, les organismes doivent s’assurer que leurs archives sont entreposées dans des conditions de conservation adéquates. Cependant, un sinistre (incendie, dégât d’eau, etc.) peut se produire et endommager les archives. Une intervention rapide permet d’éviter que les archives ne se détériorent davantage ou qu’elles ne soient entièrement détruites. Par contre, dans certains cas, l’état des documents ne permettra pas de les restaurer. L’organisme doit alors informer BAnQ de cette situation et lui demander l’autorisation de détruire ces documents qui étaient destinés à être conservés de façon permanente.

Procédure à suivre

Transmettre en ligne une demande comprenant les documents suivants dûment remplis :

• Le formulaire Demande de destruction de documents inactifs irrémédiablement détériorés
• Une copie de la ou des règles de conservation associées au dossier (ou à la série documentaire) afin que BAnQ puisse vérifier que les dossiers visés ont atteint le stade d’inactivité
• Une résolution comprenant tous les éléments du modèle proposé

Contexte

Avec le temps, il est possible que la valeur historique de certains documents ou séries documentaires destinés à être conservés de façon permanente soit réévaluée. Cette réévaluation entraîne la modification au calendrier de la disposition finale de la règle concernée en faveur d'une destruction. Ainsi, un organisme qui désirerait procéder à la destruction des dossiers inactifs de la série documentaire touchée par cette réévaluation doit demander l’autorisation à BAnQ.

Procédure à suivre

Transmettre en ligne une demande comprenant les documents suivants dûment remplis :

• Le formulaire Demande de destruction de documents inactifs dont il est jugé qu’il n’est plus utile de les conserver
• Une copie de la ou des règles de conservation associées au dossier (ou à la série documentaire) afin que BAnQ puisse vérifier que les dossiers visés ont atteint le stade d’inactivité

Gestion des documents du gouvernement du Québec

Politique administrative concernant la gestion des documents actifs du gouvernement du Québec

Politique administrative concernant la gestion des documents semi-actifs du gouvernement du Québec

Politique administrative concernant la gestion des documents inactifs du gouvernement du Québec

Calendrier de conservation

• Soumission d'un calendrier de conservation

Programme de conservation à long terme des documents numériques

• Françoise Banat‐Berger, Laurent Duplouy et Claude Huc L’archivage numérique à long terme – Les débuts de la maturité, Paris, Direction des archives de France / La Documentation française, 2009, 282 p. 

Coûts liés à la conservation de documents numériques

• Consulter le rapport intitulé Sustainable Economics for a Digital Planet – Ensuring Long‐Term Access to Digital Information

Valeur intrinsèque

• Consulter l’article de Shauna McRanor intitulé « A Critical Analysis of Intrinsic Value » dans The American Archivist, vol. 59, no 4, « Diplomatic and Modern Records » (automne 1996), p. 400‐411.

Valeur juridique des documents

• Consulter la version annotée de tous les articles de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information

Numérisation d'archives ou d'artéfacts

• Consulter Recueil des règles de numérisation