Soumission d’un calendrier de conservation

Le texte qui suit présente les rôles et responsabilités des organismes publics à l’égard de leurs calendriers de conservation et les outils conçus par BAnQ pour en faciliter la soumission, l’analyse et l’approbation. 

Qu’est-ce qu’un calendrier de conservation?

Un calendrier de conservation est un instrument de gestion qui regroupe les règles utilisées par un organisme pour rationaliser la gestion et la conservation de ses documents.

Rôles et responsabilités des organismes publics

Les rôles et responsabilités des organismes publics définis dans l’annexe de la Loi sur les archives (RLRQ, c. A-21.1) varient selon les regroupements suivants : 

  • Les ministères, les organismes gouvernementaux, les cours municipales et les tribunaux judiciaires doivent soumettre à l'approbation de BAnQ leur calendrier de conservation et chacune de leurs modifications. 
  • L’Assemblée nationale du Québec, le lieutenant-gouverneur, le Protecteur du citoyen, Élections Québec, le Vérificateur général du Québec et le Commissaire au lobbyisme du Québec doivent transmettre à BAnQ une copie de leur calendrier de conservation et de chacune de leurs modifications à des fins d'information seulement.  
  • Les organismes publics des secteurs municipal, de l’éducation, du transport en commun et de la santé doivent soumettre à l'approbation de BAnQ leur calendrier de conservation et toute modification relative à l'ajout de nouveaux documents ou aux documents destinés à être conservés de manière permanente.

Soumission d’un calendrier de conservation par le système GALA

BAnQ a créé l’outil transactionnel sécurisé GALA afin de faciliter la soumission, l’analyse et l’approbation des calendriers de conservation des organismes publics.

 

Demande d'accès à GALA

  • Les organismes publics des secteurs municipal, de l’éducation, du transport en commun et de la santé doivent télécharger et remplir une demande d’accès puis la transmettre en ligne.
  • Les ministères, les organismes gouvernementaux, les cours municipales et le Directeur de l'état civil doivent télécharger et remplir une demande d'accès puis la transmettre en ligne. Cette demande permet à ces organismes d’accéder également au système Advitam pour la préparation transactionnelle du versement de leurs documents à conservation permanente. 

 

Guides d’utilisation de GALA

BAnQ met à la disposition des organismes publics des guides expliquant les différentes fonctionnalités de GALA. 

  • Un guide d'utilisation
     
  • Des présentations expliquent le fonctionnement des principales fonctionnalités de GALA : 

1 : Introduction à GALA 

2 : Créer une demande - Premier calendrier 

3 : Créer une demande - Modification d'un calendrier

4 : Créer une demande - Refonte d'un calendrier 

5 : Constituer les règles d'une demande 

6 : Le formulaire Règle de conservation 

7 : Compléter une demande 

8 : Soumettre une demande 

9 : L'analyse d'une demande 

10 : L'approbation d'une demande

  • Un aide-mémoire décrit les étapes à suivre pour la soumission de demandes d'approbation à BAnQ avec GALA.
  • Un document explique comment effectuer la concordance entre le formulaire Règle de conservation de GALA et une règle de conservation en format XML.

 

Paramétrage des fichiers XSD et XML 

Le paramétrage des fichiers XSD et XML est essentiel pour utiliser toutes les fonctionnalités de GALA. Il permet l’importation des règles de conservation à partir d’un logiciel de gestion documentaire vers GALA. 

Le fichier XSD 

Le fichier XSD décrit la structure du document XML permettant d'importer des règles de conservation d’un logiciel de gestion documentaire vers GALA. C’est par l’entremise de ce fichier qu’un système pourra établir qu’un fichier XML correspond à la structure de l’application qui reçoit l’information. Le schéma XSD doit être fourni au service informatique de l’organisme, conjointement avec le fichier XML selon les informations contenues dans le document Règles pour le format des fichiers en XSD

Le fichier XML 

Le fichier XML est conçu pour échanger des informations d’une application à une autre. Il doit initialement être paramétré par l’équipe informatique de l’organisme avec le fichier XSD. Le fichier XML permettra l’importation des informations. On présente deux exemples de règles de conservation en format XML dans le document Règles pour le format des fichiers en XML.

Pour plus d’information sur les spécifications de ces fichiers en XSD et XML, écrivez à support-gala [at] banq.qc.ca

Soumission d’un calendrier de conservation par courrier ou par courriel

Les organismes publics des secteurs municipal, de l’éducation, du transport en commun et de la santé peuvent aussi envoyer leur calendrier de conservation au centre d’archives de BAnQ de leur région en y joignant un formulaire signé par la personne détenant la plus haute autorité ou par la personne désignée par celle-ci. Une copie de la délégation, de la résolution ou du règlement qui précise la fonction de la personne autorisée à signer le calendrier doit également être transmise avec la demande d'approbation.

BAnQ propose aussi un modèle de formulaire afin d'aider ces organismes à établir les règles de conservation en conformité avec les exigences de la Loi sur les archives et du Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l'élimination des archives publiques.

Ce modèle est proposé à titre indicatif. Les organismes qui les utilisent doivent les ajuster à leur contexte juridique et administratif.

Documents et outils pertinents

BAnQ élabore des recueils qui servent de référence aux organismes publics dans la production de leurs calendriers de conservation.

Si un organisme public utilise un recueil pour soumettre à BAnQ son calendrier de conservation, une refonte ou des mises à jour, il doit s’assurer d’employer le contenu de la dernière version disponible dans GALA ou dans la section Recueils de délais de conservation. Si l’organisme public établit sa demande à partir du contenu d’un recueil précédent, BAnQ pourrait refuser d’analyser son calendrier.

En plus des guides d’utilisation de GALA, BAnQ met à la disposition des organismes publics des documents d’information et des outils susceptibles de les aider dans l'élaboration et la mise à jour de leur calendrier de conservation.

  • Un modèle de délégation de signature pour les ministères, les organismes gouvernementaux, les cours municipales et les tribunaux judiciaires. 
  • Un document présentant les instructions de BAnQ quant aux modalités que doivent respecter les organismes publics pour obtenir l'autorisation de disposer de documents inactifs relatifs à des activités qui ont cessé d'exister et pour lesquels il n'existe aucune règle de conservation.
  • Un modèle de résolution à l’intention des conseils d’administration ou des conseils exécutifs des ministères, des organismes gouvernementaux, des cours municipales et des tribunaux judiciaires.
  • Un modèle de résolution à l’intention des organismes publics des secteurs municipal, de l’éducation, du transport en commun et de la santé. Ces résolutions ont pour objectifs de nommer des responsables habilités à signer les calendriers de conservation et leurs modifications et à les soumettre à l’approbation de BAnQ. 

Ces modèles sont proposés à titre indicatif. Les organismes qui les utilisent doivent les ajuster à leur contexte juridique et administratif.