Soumission d’un calendrier de conservation
Voici comment soumettre un calendrier de conservation à BAnQ.
Il existe deux façons de soumettre un calendrier à BAnQ, et ce, en fonction de la catégorie de l’organisme.
Ministères, organismes gouvernementaux, cours municipales, Directeur de l’état civil
Ces ministères et organismes doivent obligatoirement utiliser l’outil transactionnel sécurisé GALA pour soumettre leur calendrier de conservation. Pour ce faire, ils doivent télécharger et remplir le formulaire de demande d'accès et le transmettre en ligne .
La personne responsable de la soumission du calendrier devrait être la personne ayant la plus haute autorité dans l’organisme. Dans le cas contraire, une délégation de signature doit accompagner la demande d’accès à GALA.
Organismes publics des secteurs municipal, de l’éducation, du transport en commun et de la santé
Ces organismes peuvent soumettre leur calendrier de conservation de deux façons.
1. Par l’outil transactionnel sécurisé GALA
Les organismes qui souhaitent utiliser GALA pourront le faire uniquement pour la réalisation d’un premier calendrier ou d’une refonte. Une fois la première demande approuvée, ils pourront utiliser GALA pour effectuer des modifications à leur calendrier de conservation.
Pour accéder à GALA, ils doivent télécharger et remplir le formulaire de demande d’accès et l’accompagner d’une résolution en se basant sur le modèle présenté à la dernière page du formulaire. Ces deux documents doivent être transmis en ligne.
2. Par courriel
Pour soumettre leur calendrier de conservation par courriel, les organismes doivent l’envoyer au centre d’archives de BAnQ de leur région en y joignant le formulaire signé par la personne détenant la plus haute autorité ou par la personne désignée par celle-ci par le biais d’une résolution. La personne désignée doit être en autorité de gestion.
BAnQ propose un modèle de formulaire afin d’aider ces organismes à établir les règles de conservation en conformité avec les exigences de la Loi sur les archives et du Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l'élimination des archives publiques.
Ce modèle est proposé à titre indicatif. Les organismes qui l’utilisent doivent l’adapter à leur contexte juridique et administratif.
Utilisation des recueils pour la soumission d’un calendrier
BAnQ élabore des recueils qui servent de référence aux organismes publics dans la production de leurs calendriers de conservation.
Si un organisme public utilise un recueil pour soumettre à BAnQ son calendrier de conservation, une refonte ou des mises à jour, il doit s’assurer d’employer le contenu de la dernière version disponible dans GALA ou dans la section Recueils de délais de conservation. BAnQ refusera d’analyser un calendrier de conservation élaboré à partir du contenu d’un recueil d’une version précédente.
