Rôles et responsabilités à l’égard de la Loi sur les archives

Il s’agit des organismes créés par une loi ou un décret et dont la majorité des dirigeants et des administrateurs sont nommés par le gouvernement. D’autres cas de figure prévus dans la Loi sont aussi possibles. Les organismes publics incluent les institutions parapubliques des milieux municipal (villes, municipalités régionales de comté, etc.), de la santé (hôpitaux, CHSLD, etc.), du transport en commun et de l’éducation (écoles, cégeps, universités, etc.). À ces organismes s’ajoutent les ministères et les organismes publics administrant les affaires de l’État et les institutions judiciaires (cours municipales, Cour du Québec, etc.).  

Les organismes publics se divisent en quatre catégories. 

Les ministères et les organismes gouvernementaux  

• Doivent respecter les modalités prévues dans la politique de gestion des documents actifs et semi-actifs des organismes publics qui est établie par BAnQ. 
• Doivent établir et tenir à jour un calendrier de conservation. 
• Doivent soumettre à BAnQ pour approbation ce calendrier ainsi que chacune de ses modifications. 

L'Assemblée nationale, le Lieutenant-gouverneur, le Directeur général des élections, le Protecteur du citoyen et le Vérificateur général  

• Peuvent adopter les modalités prévues dans la politique de gestion des documents actifs et semi-actifs des organismes publics qui est établie par BAnQ. 
• Doivent établir et tenir à jour un calendrier de conservation.  
• Doivent soumettre à BAnQ ce calendrier et chacune de ses modifications à des fins d'information seulement.  

Les institutions judiciaires 

• Peuvent adopter les modalités prévues dans la politique de gestion des documents actifs et semi-actifs des organismes publics qui est établie par BAnQ. 
• Doivent établir et tenir à jour un calendrier de conservation.  
• Doivent soumettre à BAnQ pour approbation ce calendrier ainsi que chacune de ses modifications. 

Les institutions parapubliques des milieux municipal, de la santé, du transport en commun et de l’éducation   

• Doivent adopter une politique de gestion de leurs documents actifs et semi-actifs. 
• Doivent établir et tenir à jour un calendrier de conservation.
• Doivent soumettre à BAnQ pour approbation ce calendrier ainsi que toute modification relative à l’ajout de nouveaux documents ou aux documents destinés à être conservés de manière permanente.

BAnQ met à la disposition des organismes publics assujettis à la Loi sur les archives des outils de gestion afin de les aider à répondre à leurs obligations :  

• Soumission d’un calendrier de conservation 
• Gestion des documents inactifs 
• Versement d’archives publiques 
• Dépôt d’archives publiques 
• Fusion, abolition et transfert de compétences 
• Aliénation et élimination d’archives publiques 
• Documents inactifs relatifs à des compétences échues et pour lesquelles il n'existe aucune règle de conservation. 

Comment soumettre un calendrier de conservation à BAnQ? 

Les organismes publics doivent établir leur calendrier de conservation, le tenir à jour et le soumettre à BAnQ.  

Apprenez-en plus sur le sujet en consultant ces informations et outils.

La gestion des documents destinés à être conservés de façon permanente (documents inactifs) 

Les organismes publics tels que les institutions parapubliques des milieux municipal, de la santé, du transport en commun et de l’éducation sont responsables de la gestion de leurs documents inactifs. À ce titre, ils doivent :

• Conserver ou éliminer leurs documents inactifs conformément aux modalités prévues dans leur calendrier de conservation approuvé par BAnQ. 
• S'assurer que les archives soient classées et décrites de façon satisfaisante, c'est-à-dire qu'elles soient clairement identifiées et repérables dans un délai raisonnable.
• Veiller à ce que les archives soient entreposées dans des conditions de conservation adéquates.
• Assurer l'accès aux archives en établissant des modalités de consultation souples et adaptées aux besoins du milieu tout en respectant les exigences de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1).

Le versement d’archives publiques à BAnQ 

Les ministères et les organismes publics administrant les affaires de l’État et les institutions judiciaires doivent, une fois par année, verser à BAnQ les documents inactifs dont le calendrier de conservation prévoit la conservation permanente. 

Apprenez-en plus sur le sujet en consultant ces informations et outils.  

Le dépôt d’archives publiques 

Les organismes publics tels que les institutions parapubliques des milieux municipal, de la santé, du transport en commun et de l’éducation peuvent faire appel aux services d’un autre organisme public ou d’un service d’archives privées agréé pour la conservation de leurs documents destinés à être conservés de façon permanente. 

Apprenez-en plus sur le sujet en consultant ces informations et outils. 

La fusion, l’abolition et le transfert de compétences dans les organismes publics 

Lors d’une fusion, d’une abolition ou d’un transfert de compétences, les organismes publics doivent gérer leurs archives selon des modalités précises.

Apprenez-en plus sur le sujet en consultant ces informations et outils.

L’aliénation et élimination d’archives publiques dans les organismes publics 

Les organismes publics tels que les institutions parapubliques des milieux municipal, de la santé, du transport en commun et de l’éducation qui désirent aliéner ou éliminer des documents inactifs à conservation permanente doivent demander une autorisation spéciale à BAnQ. 

Apprenez-en plus sur le sujet en consultant ces informations et outils.

Documents inactifs relatifs à des compétences échues et pour lesquelles il n’existe aucune règle de conservation

Un organisme public doit respecter des modalités pour obtenir l’autorisation de conserver ou de détruire ces documents inactifs.

Apprenez comment en consultant ce document.

Vous avez des questions sur la constitution, la conservation et la diffusion des archives publiques du Québec? Sur les rôles et les responsabilités de BAnQ et des organismes publics? Écrivez-nous : veronique.gagnon [at] banq.qc.ca