Quoi faire en cas de fusion, d’abolition ou de transfert de compétences

Le texte qui suit présente les rôles et responsabilités des organismes publics lorsqu’ils sont soumis à une fusion, à une abolition ou à un transfert de compétences. BAnQ a produit des outils afin de faciliter cette période de transition.

Rôles et responsabilités des organismes publics

Lors d’une fusion, d’une abolition ou d’un transfert de compétences, la gestion des archives des organismes publics doit répondre à des considérations archivistiques et légales. L’article 17 de la Loi sur les archives (RLRQ, c. A-21.1) prévoit les modalités à suivre selon les éventualités possibles. Cet article précise que :

«Les documents d’un organisme public qui cesse ses activités sont versés à Bibliothèque et Archives nationales dans la mesure où ses droits et obligations ne sont pas assumés par un autre organisme public.

Si un organisme public cesse ses activités et que ses droits et obligations sont assumés par plus d’un organisme public, ses documents inactifs destinés à être conservés de manière permanente doivent être versés à un seul de ces organismes publics. À défaut de dispositions applicables ou d’entente, Bibliothèque et Archives nationales désigne l’organisme responsable.»

Outils et aide-mémoires

Les organismes publics doivent être sensibilisés à leur obligation de conserver leurs archives dans le respect des lois et des principes archivistiques. Pour les aider, BAnQ met à leur disposition plusieurs outils de gestion pour les différentes catégories d’organismes publics.