Quoi faire lors d’un transfert de compétences gouvernementales

Tous les organismes publics qui versent leurs documents à BAnQ peuvent être touchés par des modifications organisationnelles qui affectent leurs champs de compétences. Le terme compétence renvoie ici à l’ensemble des activités réalisées par un organisme public pour mettre en œuvre une mission, une fonction, une responsabilité ou un mandat confié par le gouvernement. 

Ces changements dans les compétences d’un organisme public l’obligent à réviser plusieurs de ses processus internes. Il doit aussi réorganiser la gestion de ses documents. Voici comment. 

• Le terme « document » inclut tous les supports (analogiques et numériques). 
• Les documents actifs et semi-actifs faisant l’objet d’un transfert de compétences deviennent automatiquement des documents actifs et semi-actifs de l’organisme public auquel ces compétences sont transférées. 
• Un calendrier de conservation approuvé par BAnQ devient un document inactif au moment de l’abolition de l’organisme public qui l’a produit. 
• Lors d’une réorganisation de structure, plus d’une compétence peut être transférée d’un organisme à un autre.  
• Un organisme peut aussi intégrer plus d’une compétence provenant d’organismes différents. 

Cinq cas de figure peuvent se présenter lors d’une modification des structures de l’État. Voici les étapes que l’organisme doit suivre pour chacun des cas.

1. Nouvel organisme   -  Création d’une nouvelle compétence

• Élaborer un plan de classification.
• Élaborer un calendrier de conservation.
• Faire approuver ce calendrier par BAnQ.
• Appliquer le calendrier de conservation.
• Verser les documents inactifs à BAnQ une fois par année

2. Nouvel organisme  -  Intégration d’une compétence existante

• Communiquer avec l’organisme présentement responsable de la compétence afin d’obtenir les règles de son calendrier de conservation associées à cette compétence.
•  Recevoir les documents actifs et semi-actifs touchés par le transfert de compétence.
• Rédiger un plan de classification.
• Élaborer un calendrier de conservation en intégrant les règles de conservation reçues de l’organisme (ces règles peuvent être modifiées).
• Faire approuver ce calendrier par BAnQ.
• Conserver une concordance entre le numéro de règle du calendrier approuvé et l’ancien numéro de règle utilisé par l’organisme – historique des numéros de règles – pour faciliter l’application du calendrier.
•  Verser les documents inactifs à BAnQ une fois par année.

3. Organisme existant    -   Transfert d’une compétence

• S’assurer d’appliquer le calendrier de conservation.
• Transférer les documents actifs et semi-actifs à l’organisme qui reprend la compétence.
• Verser à BAnQ les documents inactifs visés par le transfert de compétence.
• Mettre à jour le plan de classification.
• Transférer à l’organisme qui reprend la compétence les règles de conservation associées à celle-ci.
• Soumettre à BAnQ une demande de suppression pour les règles de conservation associées à cette compétence. 

4. Organisme existant   -   Intégration d’une compétence existante

• Communiquer avec l’organisme présentement responsable de la compétence afin d’obtenir les règles de son calendrier de conservation associées à cette compétence.
• Recevoir les documents actifs et semi-actifs touchés par le transfert de compétence.
• Mettre à jour le plan de classification.
• Intégrer les règles de conservation reçues de l’organisme (ces règles peuvent être modifiées).
• Faire approuver par BAnQ les modifications au calendrier de conservation.
• Conserver une concordance entre le numéro de règle du calendrier approuvé et l’ancien numéro de règle utilisé par l’organisme – historique des numéros de règles – pour faciliter l’application du calendrier.
• Verser les documents inactifs à BAnQ une fois par années.

5. Organisme aboli  -    Transfert de toutes ses compétences

• S’assurer d’appliquer le calendrier de conservation.
• Verser à BAnQ les documents inactifs.
• Transférer les documents actifs et semi-actifs à l’organisme ou aux organismes qui reprennent les compétences.
• Transférer à l’organisme ou aux organismes qui reprennent les compétences les règles de conservation associées à celles-ci. 

Des cas particuliers peuvent se présenter. Une démarche différente s’avère alors nécessaire. Dans cette situation, n’hésitez pas à consulter l’archiviste de BAnQ responsable de votre organisme ou le centre des Archives nationales de votre région. 

• Versement et dépôt d'archives publiques par les organismes publics
• Soumission d’un calendrier de conservation