Versement et dépôt d’archives publiques par les organismes publics
Ce texte présente les responsabilités des organismes publics à l'égard des documents destinés à être conservés de manière permanente. BAnQ a produit des outils afin de les aider dans le versement à BAnQ ou le dépôt auprès d’un autre organisme public ou auprès d’un service d’archives privées agréé.
Versement d’archives publiques
Qui doit faire un versement
Les ministères, les organismes gouvernementaux, les cours municipales, les tribunaux et le Directeur de l’état civil doivent, une fois par année, verser à BAnQ leurs documents inactifs dont le calendrier de conservation prévoit la conservation permanente.
De leur côté, l’Assemblée nationale, le lieutenant-gouverneur, Élections Québec, le Vérificateur général du Québec, le Commissaire au lobbyisme du Québec et le Protecteur du citoyen peuvent également verser leurs documents à BAnQ.
Comment faire un versement
La demande de versement s’effectue à l’aide de l’application transactionnelle sécurisée Advitam.
Procédures et étapes à suivre
La procédure de versement produite par BAnQ énonce les règles à respecter.
Les organismes publics qui souhaitent transférer leurs archives numériques par un protocole de transfert sécurisé (FTP) sont invités à consulter cette procédure.
Une capsule permet d’en savoir davantage sur les étapes à suivre pour effectuer une demande de versement à partir de l’application Advitam.
Pour une expérience utilisateur optimale, BAnQ recommande fortement l’utilisation d’Advitam dans le navigateur Google Chrome.
Demande d'accès à Advitam pour les ministères et les organismes gouvernementaux
- Télécharger et remplir la demande d'accès.
- La transmettre en ligne.
- L'accès permet à ces organismes d’accéder également au système GALA pour la soumission transactionnelle de leur calendrier de conservation.
Demande d'accès à Advitam pour les tribunaux provinciaux
- Les personnes responsables des versements dans les palais de justice doivent télécharger et utiliser ce formulaire.
- Le transmettre en ligne.
- L'accès permet d’accéder au système GALA pour la soumission transactionnelle de leur calendrier de conservation.
Dépôt d’archives publiques
Il existe deux types de dépôts d’archives publiques :
- le dépôt auprès d’un autre organisme public ou d’un service d’archives privées agréé; et
- le dépôt auprès de BAnQ.
Dépôt auprès d’un autre organisme public ou d’un service d’archives privées agréés
Les organismes publics des secteurs municipal, de l’éducation, du transport en commun et de la santé peuvent, en vertu de l’article 16 de la Loi sur les archives (RLRQ, c. A-21.1), confier à un autre organisme public ou à un service d’archives privées agréé leurs documents destinés à une conservation permanente.
Étapes à suivre
L’entente de dépôt permet à un autre organisme public ou à un service d’archives privées agréé d’assumer pour ces organismes publics l'accès, la conservation et le repérage des documents.
L’intention de dépôt d’archives publiques doit faire l’objet d’une demande à BAnQ, et ce, avant qu’une convention de dépôt ne soit signée entre les parties. Cette demande transmise en ligne doit être accompagnée :
- du projet de convention de dépôt;
- des résolutions des deux parties;
- d’une description détaillée des documents qui font l’objet du dépôt.
Par la suite, comme prévu par la Loi sur les archives, BAnQ demandera l’avis du Conseil du patrimoine culturel du Québec avant d’autoriser ou non le dépôt d’archives publiques. Une fois l’autorisation accordée par BAnQ, si le déposant souhaite confier d'autres documents inactifs au dépositaire, une copie de la liste des dossiers ajoutés au dépôt doit être transmise à BAnQ.
Documents pertinents
Pour faciliter le processus de dépôt, BAnQ a produit les documents suivants à l’intention des organismes publics visés. Ces documents peuvent être téléchargés avant d'être remplis et joints à la demande.
- Un modèle de convention accompagné des considérations générales à suivre lors de la rédaction de la convention de dépôt
- Des modèles de résolution que les déposants et les dépositaires doivent produire lors du processus de dépôt.
Les organismes qui utilisent ces modèles doivent les adapter à leur contexte juridique et administratif.
Transmission de la demande
BAnQ a produit ce formulaire pour faciliter la transmission de la demande.
Dépôt auprès de BAnQ
Certains organismes peuvent effectuer auprès de BAnQ un dépôt de leurs documents à conservation permanente.
Il s’agit des organismes suivants : l’Assemblée nationale, le lieutenant-gouverneur, Élections Québec, le Vérificateur général du Québec, le Commissaire au lobbyisme du Québec et le Protecteur du citoyen.
Pour connaître les modalités s'appliquant à cette situation, veuillez communiquer avec veronique.gagnon [at] banq.qc.ca (Véronique Gagnon).