éléments du milieu scolaire

Loi sur la gouvernance scolaire et ses effets sur la gestion documentaire

La loi qui a transformé les commissions scolaires en centres de services scolaires en 2020 a des conséquences sur la gestion documentaire dans le secteur scolaire. Les voici.

Organismes publics visés

Tous les centres de services scolaires, auparavant appelés commissions scolaires, visés par le paragraphe 6 de l’annexe de la Loi sur les archives (RLRQ, c. A-21.1), à l’exception des commissions scolaires crie et Kativik.

Répartition 

Avant l’entrée en vigueur de la loi, 72 commissions scolaires étaient réparties de la manière suivante : 

  • 60 commissions scolaires francophones; 
  • 9 commissions scolaires anglophones; 
  • 3 commissions scolaires à statut particulier (la Commission scolaire crie, la Commission scolaire du Littoral et la Commission scolaire Kativik). 

Selon les nouvelles dispositions de la loi, les organismes publics visés sont maintenant répartis comme suit : 

  • 60 centres de services scolaires francophones; 
  • 9 centres de services scolaires anglophones; 
  • le Centre de services scolaire du Littoral, à statut particulier; 
  • 2 commissions scolaires à statut particulier (la commission scolaire crie et la Commission scolaire Kativik).  

Principes généraux

La loi ne modifie pas la nature des organismes publics visés et n’engendre pas d’abolition, de fusion ou de création d’organismes. Les organismes doivent donc respecter les principes généraux suivants :  

  • Le fonds d’archives constitué par chaque commission scolaire demeure ouvert. 
  • Les documents actifs et semi-actifs qui atteignent le stade inactif et qui ont comme mode de disposition finale la conservation ou le tri continueront à alimenter le fonds d’archives constitué avant l’adoption de la loi.  
  • Le calendrier de conservation des anciennes commissions scolaires approuvé par BAnQ demeure en vigueur. Par contre, les organismes publics visés doivent procéder aux actions suivantes :   
    • apporter les modifications énoncées plus bas à leur calendrier de conservation et procéder à une analyse plus exhaustive du contenu de leur calendrier afin d’y apporter les changements nécessaires;
    • soumettre à BAnQ les modifications apportées à leur calendrier de conservation ; 
    • adapter leur plan de classification à la nouvelle structure organisationnelle.

Modifications à apporter aux calendriers de conservation

Pour le Centre de services scolaire du Littoral

  • Remplacer le terme « commission scolaire » par « centre de services scolaire ».. 
  • Supprimer toutes les mentions relatives au comité des affaires religieuses.

Il est important de rappeler que les règles supprimées ou modifiées d’un calendrier de conservation doivent être conservées par l’organisme dans son dossier officiel puisqu’elles documentent son obligation de conserver de façon permanente ou de détruire diverses séries documentaires. 

Pour les centres de services scolaires francophones  

  • Remplacer le terme « commission scolaire » par « centre de services scolaire »  
  • Remplacer les termes « conseil des commissaires » ou « comité exécutif » par « conseil d’administration ». Afin de documenter ces changements, BAnQ recommande d’ajouter la note suivante dans la section « Remarques générales » des règles de conservation appropriées : « Cette règle concerne les dossiers relatifs aux réunions du conseil des commissaires et du comité exécutif dans les commissions scolaires dont l’appellation et le mode de gouvernance ont été modifiés lors de l’adoption de la Loi modifiant principalement la Loi sur l’instruction publique relativement à l’organisation et à la gouvernance scolaires ». 
  • Remplacer le terme « commissaires » par « membres du conseil d’administration ». 
  • Supprimer toutes les mentions relatives au comité des affaires religieuses. 
  • Supprimer les règles de conservation relatives aux élections scolaires lorsque les délais actifs et semi-actifs des documents liés à ces règles seront échus. Les documents identifiés comme ayant une valeur historique (conservation ou tri) dans ces règles devront être conservés de façon permanente, même si la règle de conservation ne se trouve plus dans le calendrier en vigueur.  

Pour les centres de services scolaires anglophones  

  • Remplacer le terme « commission scolaire » par « centre de services scolaire »  
  • Remplacer les termes « conseil des commissaires » ou « comité exécutif » par « conseil d’administration ». Afin de documenter ces changements, BAnQ recommande d’ajouter la note suivante dans la section « Remarques générales » des règles de conservation appropriées : « Cette règle concerne les dossiers relatifs aux réunions du conseil des commissaires et du comité exécutif dans les commissions scolaires dont l’appellation et le mode de gouvernance ont été modifiés lors de l’adoption de la Loi modifiant principalement la Loi sur l’instruction publique relativement à l’organisation et à la gouvernance scolaires ». 
  • Remplacer le terme « commissaires » par « membres du conseil d’administration ». 
  • Supprimer toutes les mentions relatives au comité des affaires religieuses.  
  • Conserver les règles de conservation relatives aux élections scolaires. Les membres parents et les membres de la communauté seront nommés au conseil d’administration par suffrage universel. La Loi sur les élections scolaires établit le processus applicable pour l’élection des membres.  

Il est important de rappeler que les règles supprimées ou modifiées d’un calendrier de conservation doivent être conservées par l’organisme dans son dossier officiel puisqu’elles documentent son obligation de conserver de façon permanente ou de détruire diverses séries documentaires.

Pour la Commission scolaire crie et la Commission scolaire Kativik 

  • Ces deux commissions ne sont pas visées par la loi et n’ont donc aucune modification à apporter à leurs calendriers de conservation. 
Question

Des questions?

Vous pouvez communiquer avec l’archiviste de BAnQ de votre région.