Accès à l’information

Conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (la « Loi sur l’accès ») et sous réserve des restrictions qu’elle prévoit, les droits suivants vous sont conférés :

• accès aux documents des organismes publics;
• respect de la confidentialité de vos renseignements personnels;
• accès à vos renseignements personnels;
• rectification de vos renseignements personnels s’ils se révèlent incomplets, inexacts ou équivoques, ou encore si leur collecte, leur communication ou leur conservation ne sont pas autorisées par la loi.

Pour plus de détails sur l’accès aux documents ou la protection des renseignements personnels, vous pouvez consulter le site Internet de la Commission d’accès à l’information du Québec, à cai.gouv.qc.ca.

Si votre demande concerne l’un des éléments suivants :

• services à la clientèle de BAnQ;
• identification d’un document ou recherche d’une information;
• problèmes relatifs à un prêt, un abonnement ou une réclamation;
• amélioration des services offerts;

consultez la section Obtenir de l’aide.

Sachez également que BAnQ diffuse systématiquement de l’information sur ses activités sur sa page Documents et renseignements diffusés.

Demande de pardon

BAnQ conserve certaines archives du ministère de la Justice du Québec et des cours municipales dans lesquelles se trouvent des documents qui peuvent être pertinents ou utiles lors de démarches concernant une demande de pardon ou une levée d’interdiction d’entrée aux États-Unis.

Pour obtenir une copie de ces documents, vous n’avez pas besoin de faire une demande d’accès à l’information. Pour plus de détails, veuillez consulter le formulaire correspondant dans la section Obtenir une reproduction.

Demande de reproduction pour certains autres types de documents

BAnQ détient divers types de documents dont il est possible d’obtenir copie, à certaines conditions et en assumant les coûts, sans faire une demande d’accès à l’information. Ces documents peuvent notamment concerner le divorce, la séparation, les actes notariés, l’état civil (baptême, mariage, sépulture), les sentences arbitrales de grief, les conventions collectives et les décrets.

Pour obtenir une copie d’un tel document ou vérifier si celui-ci est inclus dans les fonds détenus par BAnQ, veuillez consulter le formulaire correspondant dans la section Obtenir une reproduction.

Si le document ou les renseignements que vous cherchez ne sont pas accessibles au moyen des services mentionnés plus haut, vous pouvez présenter une  demande d’accès aux documents administratifs, sous réserve des restrictions prévues par la Loi sur l’accès.

Vous pouvez également demander l’accès à vos renseignements personnels, la rectification de ces derniers ou, dans certaines circonstances, l’accès aux renseignements personnels d’une personne décédée.    
 

Critères d’admissibilité d’une demande

Accès aux documents des organismes publics

Pour être recevable, votre demande doit être suffisamment précise pour permettre de repérer le document recherché. Au besoin, BAnQ peut vous assister à cet effet. Votre demande peut être écrite ou verbale.

Par ailleurs, les documents demandés doivent exister. BAnQ n’est pas tenue de préparer un nouveau document pour répondre à une demande. Pour être admissible, une demande doit porter sur un document ne requérant ni calcul ni comparaison.   

Accès et rectifications de renseignements personnels

Une demande de communication ou de rectification de renseignements personnels ne peut être considérée que si elle est faite par écrit par une personne physique justifiant de son identité.

Une demande de rectification n’est considérée que si la demande porte sur l’un des éléments suivants :

• la modification de certains renseignements que nous détenons à votre sujet parce que ceux-ci sont inexacts ou incomplets;
• la destruction d'un renseignement dont la collecte, la communication ou la conservation n'est pas autorisée par la loi.

Pour faire une demande, consultez la section Formuler une demande.

Important

Vous n'avez pas à faire de demande de rectification pour modifier les renseignements suivants dans votre dossier d’abonné :

• nom et prénom;
• coordonnées;
• courriel;
• langue de communication.

Vous pouvez simplement modifier ces informations en accédant à Mon dossier ou en contactant les services aux usagers.  

Accès aux renseignements personnels d'une personne décédée

Un organisme public peut communiquer au conjoint ou au proche parent d'une personne décédée un renseignement personnel qu'il détient concernant cette personne, si la connaissance de ce renseignement est susceptible d'aider le requérant dans son processus de deuil et que la personne décédée n'a pas consigné par écrit son refus d'accorder ce droit d'accès.

Pour faire une demande, consultez la section Formuler une demande.

BAnQ a notamment pour mission d'assurer la conservation des archives publiques, d'en faciliter l'accès et d'en favoriser la diffusion, ainsi que de promouvoir la conservation et l'accessibilité des archives privées.

La plupart des documents versés ou déposés à des fins de conservation à BAnQ sont accessibles. Toutefois, certains peuvent faire l'objet d'une restriction à la consultation.

Pour vérifier si le document recherché est conservé par BAnQ et, le cas échéant, s'il est visé par une restriction à la consultation, veuillez consulter Advitam, l'interface de recherche et de diffusion des Archives nationales. Vous avez besoin d'aide pour naviguer dans l'instrument de recherche ou pour trouver un document? En tout temps, vous pouvez consulter l'aide en ligne ou poser une question à un archiviste.

Pour présenter une demande d'accès à un document provenant d'un fonds d'archives, consultez la section Formuler une demande.  

Votre demande doit être communiquée à la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels à BAnQ, dont les coordonnées sont les suivantes :

Anne Milot, 
Secrétaire générale et directrice des affaires juridiques 
Bibliothèque et Archives nationales du Québec 
475, boulevard De Maisonneuve Est 
Montréal (Québec) H2L 5C4 
Courriel : acces [at] banq.qc.ca (acces[at]banq[dot]qc[dot]ca) 
Téléphone : 514 873-1101 poste 6582

Pour faciliter la formulation de votre demande écrite, vous pouvez utiliser l’un des formulaires de demande suivants :

• Accès aux documents administratifs de BAnQ
• Accès à des documents provenant d’un fonds d’archives (y compris ceux des organismes publics autres que BAnQ)
• Accès à des renseignements personnels 
• Rectification de renseignements personnels
• Demande concernant les renseignements personnels d'une personne décédée

L’utilisation du formulaire permet une collecte sécurisée de vos renseignements personnels et devrait être privilégiée.

Si vous êtes dans l'incapacité de remplir ce formulaire, communiquez avec nous. 

Quel est le délai de traitement d’une demande?

BAnQ dispose d’au plus 20 jours civils suivant la date de réception d’une demande pour y répondre. Toutefois, ce délai peut être prolongé de 10 jours, si nécessaire.

Ce délai ne s'applique pas aux demandes portant sur des fonds d’archives privées.

Y a-t-il des coûts?

Le traitement des demandes est gratuit. Cependant, s’il faut reproduire des documents, des cassettes audio, des disquettes, des rubans magnétiques, des microfilms ou des plans, des frais de reproduction peuvent être exigés en vertu du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels.

BAnQ vous informera à l’avance des frais que vous devez acquitter, le cas échéant.

Nous vous encourageons à transmettre une plainte à la personne responsable de la protection des renseignements personnels si vous pensez que vos renseignements personnels ont été traités de façon inappropriée. Une plainte en matière de protection des renseignements personnels peut porter sur la cueillette, la conservation, l'utilisation, la communication ou la destruction des renseignements personnels.

Pour obtenir des précisions sur les recours qui s'offrent à vous, consultez la section Recours devant la Commission sur le site Internet de la Commission d'accès à l'information du Québec.