Accessibilité des documents (Word)

Le logiciel Word est ici utilisé comme exemple; les principes d’accessibilité peuvent s’appliquer à tout logiciel équivalent.

Conception du document

Langue

Définir la langue du document.

Dans Word : Révision > Langue > Définir la langue de vérification.

Police de caractères

  • Choisir une police classique et facile à lire (ex. : Arial, Verdana, Calibri).
  • Utiliser une taille de 12 ou plus. Pour les brochures imprimées, choisir une taille d’au moins 16.
  • Ne pas écrire en lettres majuscules.

Titres

  • Déterminer le format des titres à l’intérieur du document. Dans Word : Styles.
  • Respecter la hiérarchie des titres sans omettre de niveau. Le titre du document devrait être « Titre ». Le premier niveau d’arborescence, « Titre 1 ». Le niveau en dessous, « Titre 2 », etc. Le reste du texte devrait s’afficher comme « Normal ».
  • Ne pas utiliser les styles de titres pour autre chose que des titres.
  • Donner un titre significatif au fichier. Dans Word : Fichier > Informations > Propriétés > Titre. Il sera lu à la place du nom de fichier utilisé pour l’enregistrement. On peut aussi remplir les autres champs de métadonnées pour faciliter la recherche du fichier.

Mise en page

  • Toujours aligner le texte à gauche, mais ne pas le justifier.
  • Éviter le formatage en colonnes.
  • Ne pas utiliser les renvois à la ligne sans raison. Si un grand espace est requis entre deux lignes pour des raisons esthétiques, utiliser les paramètres d’interligne.

Listes à puces et listes numérotées

Utiliser l’outil de Word pour créer les listes. Ne pas les formater manuellement.

Tableaux

  • Éviter les cellules vides.
  • Ne pas fusionner ou fractionner de cellules, et ne pas imbriquer de tableaux.
  • Disposer le texte à l’horizontale.
  • Éviter les grands tableaux à cellules nombreuses.
  • Lorsque c’est possible, utiliser un texte plutôt qu’un tableau.

Images

  • Rédiger un texte de remplacement pour toutes les images contenant de l’information essentielle.
    • Dans Word : sélectionner l’image, puis cliquer sur Format de l’image > Texte de remplacement.
    • Faire des phrases complètes et les terminer par un point. Ne pas commencer les phrases par « Image ».
    • Ne pas utiliser le texte généré automatiquement.
    • Respecter le nombre maximum de caractères : 150.
  • Pour les images décoratives, cocher la case « Marquer comme décoratif ».

Hyperliens

  • Éviter les formulations vagues comme « Cliquez ici ».
  • Choisir un texte significatif qui puisse être lu hors contexte.
  • Utiliser des textes différents pour des liens différents.

Écriture épicène

Ne pas utiliser de points médians. Respecter les consignes de l'OQLF.

Format du fichier

  • Enregistrer le fichier dans un format lisible par tous les logiciels, par exemple RTF. Le format DOCX de Word est tout aussi accessible.
  • Si on souhaite enregistrer le fichier en format PDF, cliquer sur « Enregistrer sous » et non sur « Imprimer en PDF ».

     

Révision du document

Vérificateur d’accessibilité

  • Dans Word : Révision > Vérifier l’accessibilité.
  • Lancer la vérification et suivre les recommandations. À la suite d’une correction, l’outil passera automatiquement à l’erreur suivante. 

Couleurs

  • Vérifier le contraste de couleurs entre le texte et le fond. Word fait la vérification du contraste pour le contenu du document, mais pas pour les images ni pour les graphiques.
  • Pour tout élément non vérifié par Word, utiliser un outil comme Adobe Color.
  • Ne pas utiliser la couleur pour signifier quelque chose : la couleur doit être uniquement décorative.