Accessibilité des documents Word
| Élément | Détails |
| Fonction « Accessibilité » de Word | Révision > Vérifier l'accessibilité Lancer la vérification. Suivre les recommandations. C'est la première étape, mais elle ne corrige pas tout. |
| Images | Rédiger un texte de remplacement pour toutes les images contenant de l'information essentielle. Faire des phrases complètes, terminer avec un point et ne pas commencer par « Image ». Dans Word : sélectionner l'image, puis Format de l'image > Texte de remplacement. Pour les images décoratives, cocher la case « Marquer comme décoratif ». |
| Police de caractères | Utiliser une police classique, facile à lire et pas trop stylisée. Ne pas utiliser une taille inférieure à 9 (idéalement 12). Pour les brochures imprimées, utiliser un minimum de 16. Ne pas écrire en lettres majuscules. |
| Couleurs | Vérifier le contraste de couleurs entre le texte et le fond. Word vérifie ce contraste pour le contenu du document. Pour tout élément non vérifié par Word (par exemple, une capture d'écran), utiliser https://color.adobe.com/fr/create/color-contrast-analyzer |
| Structure du document | Déterminer le format des titres à l'intérieur du document. Dans Word: Styles. Respecter la hiérarchie des titres sans sauter de niveau. Le titre du document devrait être « Titre ». Le 1er niveau d'arborescence, « Titre 1 ». Le niveau en dessous, « Titre 2 », etc. Le reste du texte devrait s'afficher comme « Normal ». Ne pas utiliser les styles de titres pour autre chose que des titres. |
| Mise en page | Ne pas justifier le texte. Toujours l'aligner à gauche. Ne pas formater en colonnes. Ne pas utiliser les renvois à la ligne sans raison. Si un grand espace est requis pour des raisons esthétiques, utiliser les paramètres d'interligne. |
| Listes à puces et listes numérotées | Utiliser l'outil Word pour créer les listes; ne pas les formater manuellement. |
| Tableaux | Éviter les cellules vides. Ne pas fusionner ou fractionner de cellules, ne pas imbriquer de tableaux. Le texte doit toujours être horizontal. Éviter les grands tableaux à cellules nombreuses. Lorsque c'est possible, utiliser un texte plutôt qu'un tableau. |
| Hyperliens | Éviter les formulations vagues comme « Cliquez ici ». Choisir un texte signifiant qui puisse être lu hors contexte. Ne pas utiliser le même intitulé pour des liens différents. |
| Titre du fichier | Dans les métadonnées, écrire le titre du document. Il doit être unique et clair. Dans Word : Fichier > Informations |
| Format du fichier | Enregistrer le fichier dans un format lisible par tous les logiciels, par exemple RTF. On peut enregistrer en format PDF, à condition d'utiliser la fonction « Enregistrer sous » et non « Imprimer en PDF ». |
| Langue | Spécifier la langue du document. Dans Word : Révision > Langue > Définir la langue de vérification |
| Mots à éviter |
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| Écriture épicène | Ne pas utiliser de point médian. Respecter les consignes de l'OQLF. |