Dépôt légal des publications numériques

Le dépôt légal permet à Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) de mettre à la disposition de la population l'ensemble du patrimoine documentaire numérique québécois. Découvrez comment confier une publication numérique à BAnQ.

Qu’est-ce que le dépôt légal?

La Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec impose aux éditeurs le dépôt gratuit d’un ou de deux exemplaires de tout document publié au Québec, dans les sept jours de sa parution. Cette obligation, appelée dépôt légal, s’applique aussi bien aux publications analogiques (imprimées ou sur support matériel) que numériques.

Cette page concerne le dépôt légal des publications numériques. Vous pouvez également consulter la page du dépôt légal des publications analogiques.

Quelles publications numériques sont concernées par le dépôt légal?

Le dépôt légal concerne de nombreux types de publications numériques, par exemple :

Affiches
Livres et brochures
Publications en série (revues, journaux, magazines, rapports annuels, etc.)
Sites Web gouvernementaux
Sites Web de médias couvrant l’actualité nationale
Cartes géographiques et plans
Enregistrements sonores
Films
Partitions musicales
Programmes de spectacles

Pour des informations sur le programme de collecte des sites Web concernés par le dépôt légal, veuillez consulter la page du programme de collecte de sites Web.

Certaines catégories particulières de publications ne doivent pas être déposées. La liste complète de ces catégories figure à l’article 3 du Règlement sur le dépôt légal.

Les publications dont le prix est supérieur à 5000 $ ne doivent pas être déposées, mais certains renseignements doivent être fournis à BAnQ (articles 4 et 5 du Règlement sur le dépôt légal).

Quelles sont les ententes relatives au dépôt légal des publications numériques?

BAnQ a signé une entente avec la Cinémathèque québécoise afin de lui confier la conservation des films québécois. Le producteur d’un film québécois doit, dans les six mois de sa première présentation au public, en déposer une copie auprès de la Cinémathèque québécoise.

Combien d’exemplaires doivent être déposés?

Une publication numérique doit être déposée en un seul exemplaire.

Effectuez votre dépôt légal en 5 étapes

Étape 1 : vérifiez que le dépôt légal s’applique à votre publication

Vérifiez que le dépôt légal s’applique à votre publication en consultant l’article 3 du Règlement sur le dépôt légal.

Veuillez noter qu’un document publié doit comprendre au minimum un ensemble d’éléments tels qu’une page de titre, une pagination, une date de publication, un auteur et un éditeur, et doit avoir fait l’objet d’un certain travail d’édition en ce qui concerne la langue, la mise en page et la présentation.

La publication doit également être diffusée sur un autre support que la plateforme BAnQ numérique, par exemple sur une plateforme de vente en ligne ou sur un site Web, dans la forme telle que proposée en dépôt.

Étape 2 : inscrivez la mention de dépôt légal sur votre document

Cette mention doit être écrite de la façon suivante : « Dépôt légal, Bibliothèque et Archives nationales du Québec », suivi de l’année de publication.

Par exemple : Dépôt légal, Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2022.

Dans le cas d’un livre, la mention doit être inscrite de préférence sur la page suivant la page de titre.

Étape 3 : inscrivez-vous à l’extranet

BAnQ a mis en place un espace de gestion spécialement conçu pour les éditeurs. Inscrivez-vous à l’extranet en remplissant le formulaire d’inscription pour pouvoir signer une licence d’autorisation, faire le dépôt de vos publications numériques et gérer vos dépôts en ligne.

Étape 4 : accordez à BAnQ une licence d’autorisation

Vous devez accorder une licence d’autorisation à BAnQ pour lui permettre de conserver vos publications numériques et de les mettre à la disposition de la population dans le respect de la Loi sur le droit d’auteur. Cette licence s'applique à l'ensemble des publications numériques dont vous êtes l’éditeur.

Deux possibilités s’offrent à vous :

La licence d’autorisation pour les publications numériques gratuites, qui permet d’accéder librement à la publication sur la plateforme BAnQ numérique
La licence d’autorisation pour les publications numériques commerciales, qui limite l’accès à une consultation sur BAnQ numérique dans les locaux de BAnQ, sur des postes informatiques sécurisés et sans possibilité d’impression ou de téléchargement

Sur la page d’accueil de l’extranet, cliquez sur « Licences d'autorisation accordées à BAnQ » et choisissez l'option « Accorder une nouvelle licence d'autorisation ». Vous pourrez ensuite remplir le formulaire en ligne et choisir la licence qui correspond à vos besoins.

S’il vous est impossible d’utiliser l’extranet, vous pouvez remplir et signer l’un des deux formulaires au format PDF :

Envoyez ensuite le formulaire à l’adresse courriel pubelectro [at] banq.qc.ca.

Vous demeurez l'unique titulaire des droits d'auteur de vos publications. Pour toutes les questions portant sur le droit d'auteur, vous pouvez visiter la page de l'Office de la propriété intellectuelle du Canada.

Étape 5 : déposez votre publication numérique

Connectez-vous à l’extranet et cliquez sur « Déposer une publication numérique libre d'accès » ou « Déposer une publication numérique à accès restreint (commerciale) », selon la licence que vous avez choisie. Remplissez le formulaire et joignez le fichier de votre publication numérique.

Vous pouvez déposer une publication numérique et signaler le dépôt légal de sa version analogique dans le même formulaire, sauf dans le cas d’un enregistrement sonore.

Avant de déposer une publication numérique, assurez-vous qu’il s’agit de la version définitive. Les publications ne peuvent être modifiées après avoir été déposées.

Si vos publications numériques se trouvent dans l'Entrepôt numérique ANEL - De Marque, nous pouvons les recevoir automatiquement. Il vous suffit de signer une licence d’autorisation et de nous envoyer une sollicitation dans l’Entrepôt numérique.

Le traitement des publications numériques déposées s’effectue selon des priorités déterminées par l’institution.

Que devient votre publication?

Chaque publication numérique déposée est stockée dans un entrepôt numérique, ce qui assure sa conservation permanente.

Après traitement, elle fait l'objet d'une description bibliographique qui la rend repérable dans le catalogue de BAnQ, dans la Bibliographie du Québec, et dans la Liste mensuelle des publications gouvernementales du Québec pour les publications du gouvernement du Québec. La publication peut alors être consultée par le public sur BAnQ numérique.

La collection de publications numériques de BAnQ compte plus de 200 000 documents, provenant de plusieurs centaines d'éditeurs. Vous pouvez consulter les documents numériques reçus en dépôt par BAnQ.