Politique d’utilisation des espaces publics des édifices de Bibliothèque et Archives nationales du Québec

Entrée en vigueur : 13 novembre 2020

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La présente politique découle de la mise en oeuvre de la Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec, RLRQ, c. B-1.2. 

La politique d’utilisation des espaces publics de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, ci-après appelée « BAnQ », a pour objet :

1. d’encadrer la destination et l’utilisation des espaces publics de BAnQ et leur gestion;
2. d’établir le type d’activités qui sont privilégiées et les orientations d’utilisation et de réservation des espaces publics;
3. de déterminer les responsabilités des différentes directions de BAnQ;
4. de prévoir les modalités d’application au moyen de directives ou de procédures.  

Pour les fins de la présente politique, on entend par « espace public » tout local, place ou aire ouverte d’un édifice de BAnQ destiné ou pouvant être destiné à une activité publique ou à l’usage des clientèles de BAnQ. 

Conformément à la mission de BAnQ, le prêt ou la location d’un espace public est accessible à tous, sans distinction de race, de sexe, de religion, de nationalité, de langue ou de statut social.

BAnQ met à la disposition de sa clientèle l’ensemble des espaces publics faisant l’objet de la présente politique, ainsi que les équipements pouvant y être utilisés sur la base du « premier arrivé, premier servi » sauf cas exceptionnels et ce, selon les conditions, tarifs, termes et modalités établis dans les procédures de mise en oeuvre de la présente politique.

L’utilisation des espaces publics de BAnQ ne constitue ni un droit ni un privilège pour un client et BAnQ a la liberté totale de louer ou de prêter l’un de ses espaces publics.

BAnQ favorise, dans les espaces publics, l’organisation de rencontres, d’activités et d’événements visant notamment ce qui suit :

• activités liées à la promotion du milieu du livre, de la documentation, des archives, des arts et de la culture;
• événements liés à l’une des missions de BAnQ en matière de patrimoine documentaire québécois et universel;
• toute activité liée à la promotion de la lecture et de l’édition;
• tout événement qui contribue à l’avancement de la culture et de la science;
• toute rencontre à caractère communautaire ou culturel en lien direct avec la mission et les mandats de BAnQ.

BAnQ respecte les législations canadienne et québécoise en matière de droits et libertés de la personne.

BAnQ adhère également aux grands principes relativement à la liberté intellectuelle, énoncés et mis de l’avant par les organismes internationaux et les principales associations œuvrant dans le domaine documentaire.

BAnQ respecte le pluralisme des opinions, de même que tous les points de vue et ce, dans le respect de la législation existante.

Compte tenu de sa mission et de son mandat, BAnQ peut convenir de ne pas louer ou prêter ses espaces publics à des fins d’activités contrevenant aux objectifs de ses diverses politiques et réglementations et aux différentes lois en vigueur.

Les espaces publics de BAnQ doivent être utilisés dans le respect absolu des lois en vigueur et notamment de la réglementation de BAnQ et de la Ville de Montréal, dont celle de l’arrondissement Ville-Marie, et de la capacité de chaque espace.

Les espaces publics de BAnQ ne peuvent pas être utilisés pour des activités de contestation ou d’opposition à caractère public.

Les espaces publics ne peuvent généralement pas être utilisés pour des activités privées de type anniversaire ou mariage.

Les clients de BAnQ ne peuvent faire usage des espaces publics de BAnQ dans le cadre d’activités commerciales, sauf exception préalablement autorisée. La vente d’outils promotionnels lors d’activités ou d’événements faisant l’objet de location ou de prêt d’un espace public doit être pré-autorisée par BAnQ.

Les espaces publics de BAnQ peuvent être mis à la disposition des clients de BAnQ sous forme de location ou de prêt selon les conditions, tarifs, termes et modalités de mise en oeuvre de la présente politique.

Les espaces publics habituellement offerts en location peuvent, à la discrétion de BAnQ, être mis gratuitement à la disposition de certaines catégories de clients.

La location ou le prêt d’un espace public n’engage en rien BAnQ quant à une location ou un prêt subséquent pour un même événement ou un événement similaire.

La personne qui désire réserver un espace public doit être un abonné adulte en règle (quatorze (14) ans et plus) de BAnQ et elle doit se conformer aux exigences prescrites. Dans le cas d’une réservation du Centre de conférences, de la salle de visionnement et de la salle d’audition de l’édifice de diffusion, l’abonné doit être âgé d’au moins seize (16) ans.

L’espace public loué ou prêté doit être remis par le client dans l’état où il était lors de la location ou du prêt sous peine de dédommagement par le client et de refus de réservation lors de toute autre demande ultérieure à cet effet.  

Le client qui loue ou emprunte un espace public est entièrement responsable de tout dommage causé dans l’espace même et les lieux attenants, incluant le vol, la perte ou le bris causé à l’espace, au mobilier et aux équipements empruntés ou loués pendant la durée d’utilisation, et ce, au nom de l’ensemble des personnes participant à l’activité ou à l’événement, et il doit rembourser à BAnQ tout dommage causé ou remplacement de mobilier ou d’équipements. 

L’application ou la mise en oeuvre de la présente politique peut faire l’objet de procédures ou de directives de BAnQ portant notamment sur :

• l’identification et la description des espaces publics disponibles en location ou en prêt;
• les conditions, exigences, taux, termes et modalités de location ou de prêt des espaces publics;
• les modalités de réservation des espaces publics;
• les autres activités permises ou non dans les espaces publics;
• les cas où aucun frais ou loyer d’utilisation des espaces publics n’est chargé au client;
• l’affichage et la promotion des activités faisant l’objet d’utilisation des espaces publics;
• les services minimaux requis en matière de sécurité ou de gardiennage aux frais du client.  

Le partage des responsabilités en vue de la mise en oeuvre de la présente politique est également établi dans une procédure. 

La présente politique entre en vigueur le jour de son approbation par le président-directeur général de BAnQ.

La politique d’utilisation des espaces publics en vigueur au moment de l’entrée en vigueur de la présente politique continue de s’appliquer à tout contrat de location ou de prêt en cours.

Approuvée par le président-directeur général de BAnQ le 13 novembre 2020.