Fichier de renseignements personnels : Dossier du personnel

Désignation : Dossier du personnel.

Pour plus de détails, voir Protection de la vie privée.

• Case à cocher en lecture seule: non cochée Identification
   
• Case à cocher en lecture seule: cochée Finances
   
• Case à cocher en lecture seule: non cochée Santé
   
• Case à cocher en lecture seule: non cochée Emploi
   
• Case à cocher en lecture seule: non cochée Justice
   
• Case à cocher en lecture seule: non cochée Scolarité et formation
   
• Case à cocher en lecture seule: non cochée Situation sociale ou familiale
   
• Case à cocher en lecture seule: non cochée Loisirs
   
• Case à cocher en lecture seule: non cochée Biométrie
   
• Case à cocher en lecture seule: non cochée Technologie d'identification, de localisation ou de profilage
   
• Case à cocher en lecture seule: non cochée Enregistrements audio ou vidéo
   
• Case à cocher en lecture seule: non cochée Autre(s) (spécifier) : Photo de l’employé

• Case à cocher en lecture seule: non cochée Application d’une loi  : Loi sur les impôts (Québec) et Loi de l'impôt sur le revenu (Canada)
   
• Case à cocher en lecture seule: non cochée Application d’un règlement  :
   
• Case à cocher en lecture seule: non cochée Application d’un programme  :
   
• Case à cocher en lecture seule: non cochée Gestion interne de BAnQ :
   
• Case à cocher en lecture seule: non cochée Statistiques  :
   
• Case à cocher en lecture seule: non cochée Autre(s) fin(s) (spécifier) :

4.1 Supports physiques locaux :

1. Case à cocher en lecture seule: non cochée Manuel (papier, carton, etc.)
    
2. Case à cocher en lecture seule: non cochée Mécanique (microfiche, microfilm, etc.)
    
3. Case à cocher en lecture seule: non cochée Informatique (disque, bande, etc.)
    

4.2 Supports délocalisés :

4. Case à cocher en lecture seule: non cochée I​​nfonuagique 
    

Localisation dans un endroit unique  :  

• Case à cocher en lecture seule: non cochée Oui 
   
• Case à cocher en lecture seule: non cochée Non 
   

Durée générale de conservation des renseignements :  
Actif : 1 an après le départ de l’employé
Semi-actif : 75 ans après la date de naissance de l’employé ou 6 ans après la retraite ou le décès
Inactif : destruction

• Case à cocher en lecture seule: non cochée La personne concernée 
   
• Case à cocher en lecture seule: non cochée Une autre personne physique 
   
• Case à cocher en lecture seule: non cochée Renseignements générés par BAnQ^{[note 1]} 
   
• Case à cocher en lecture seule: non cochée Un autre organisme public que BAnQ 
   
• Case à cocher en lecture seule: non cochée Un organisme privé 
   
• Case à cocher en lecture seule: non cochée Renseignements observés par BAnQ^{[note 2]} 
   
• Case à cocher en lecture seule: non cochée Autre(s) (spécifier)  :

• Case à cocher en lecture seule: non cochée Les usagers de BAnQ
   
• Case à cocher en lecture seule: non cochée Le personnel de BAnQ
   
• Case à cocher en lecture seule: non cochée Autre(s) (spécifier) : Vérifications mondiales Mintz et différentes cliniques médicales

Les renseignements versés au fichier sont-ils communiqués à une autre personne ou à un autre organisme?

• Case à cocher en lecture seule: non cochée Oui
   
• Case à cocher en lecture seule: non cochée Non

Si oui, précisez :

Pour plus de détails ou pour accéder au registre de communication des renseignements, consultez la section Communication des renseignements personnels.

Cochez les catégories de personnes ayant accès aux renseignements et les sous-catégories associées. Si aucune des catégories ne convient ou si une précision s’impose, ajoutez l’information sous Autres ou précisions.

• Case à cocher en lecture seule: non cochée Administration et finances
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Gestionnaire 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Professionnel 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Technicien 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Employé de bureau 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Autres ou précisions : Les gestionnaires des différentes directions peuvent être en possession de certains RP (fournis par la personne ou via l'évaluation de rendement).
     

• Case à cocher en lecture seule: non cochée Affaires juridiques

  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Gestionnaire 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Juriste 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Professionnel 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Technicien 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Employé de bureau 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Autres ou précisions :

  
   

• Case à cocher en lecture seule: non cochée Bureau de la présidence

  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Gestionnaire 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Professionnel 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Employé de bureau 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Autres ou précisions :

  
   

• Case à cocher en lecture seule: non cochée Communications

  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Gestionnaire 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Professionnel 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Technicien 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Employé de bureau 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Autres ou précisions :

  
   

• Case à cocher en lecture seule: non cochée Immeubles

  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Gestionnaire 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Professionnel 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Technicien 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Employé de bureau 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Ouvriers 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Autres ou précisions :

  
   

• Case à cocher en lecture seule: non cochée Ressources humaines

  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Gestionnaire 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Professionnel 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Technicien 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Employé de bureau 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Autres ou précisions :

  
   

• Case à cocher en lecture seule: non cochée Sécurité

  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Gestionnaire 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Professionnel 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Technicien 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Employé de bureau 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Agent de sécurité (fournisseur) 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Autres ou précisions :

  
   

• Case à cocher en lecture seule: non cochée Services à la clientèle^{[note 3]}

  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Gestionnaire 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Professionnel 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Technicien 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Employé de bureau 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Autres ou précisions :

  
   

• Case à cocher en lecture seule: non cochée Services informatiques

  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Gestionnaire 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Professionnel 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Technicien 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Employé de bureau 
     
  • Case à cocher en lecture seule: non cochée Autres ou précisions :

  
   

• Case à cocher en lecture seule: non cochée Prestataire externe de services
  • Précisez :

9.1 Pour un fichier manuel ou mécanique

1. Case à cocher en lecture seule: non cochée Contrôle des entrées / sorties de personnes       
    
2. Case à cocher en lecture seule: non cochée Contrôle physique des locaux / installations     
    
3. Case à cocher en lecture seule: non cochée Contrôle à l’utilisation du document      
       
4. Case à cocher en lecture seule: non cochée Contrôle des procédures       
    
5. Case à cocher en lecture seule: non cochée Destruction confidentielle   
    
6. Case à cocher en lecture seule: non cochée Signature d’une entente de confidentialité    
    
7. Case à cocher en lecture seule: non cochée Vérification de l’intégrité du personnel   
    
8. Case à cocher en lecture seule: non cochée Autre(s) (spécifier) :    
    

9.2. Pour un fichier informatique

1. ​ Case à cocher en lecture seule: non cochée Contrôle préventif de l’accès au fichier     
    
2. Case à cocher en lecture seule: non cochée Journaux de vérification des données     
    
3. Case à cocher en lecture seule: non cochée Règles et pratiques de vérification des logiciels     
    
4. Case à cocher en lecture seule: non cochée Mesures liées aux outils informatiques   
    
5. Case à cocher en lecture seule: non cochée Règles et pratiques de vérification du fichier    
    
6. Case à cocher en lecture seule: non cochée Destruction confidentielle    
    
7. Case à cocher en lecture seule: non cochée Signature d’une entente de confidentialité    
    
8. Case à cocher en lecture seule: non cochée Vérification de l’intégrité du personnel    
    
9. Case à cocher en lecture seule: non cochée Autre(s) (spécifier) : 

Précisions :

9.1 a. Contrôle des entrées / sorties de personnes : Mécanisme de contrôle de l’accès aux installations (ex. : carte magnétique).

9.1 b. Contrôle physique des locaux / installations : Verrouillage des espaces et/ou équipements de rangement.

9.1 c. Contrôle à l’utilisation du document : Mécanisme permettant de contrôler qui consulte un document.

9.1 d. Contrôle des procédures : Mise en place de procédures d’accès aux documents.

9.1 e. Destruction confidentielle : Élimination sécurisée des documents.

9.1 f. Signature d’une entente de confidentialité : Signature par l’usager d’un engagement à garder strictement confidentiels les renseignements consultés.

9.1 g. Vérification de l’intégrité du personnel : Approbation lors de l'embauche ou de l’entrée en fonction dans des affectations associées à la manipulation ou à la consultation des documents.

9.2 a. Contrôle préventif de l’accès au fichier : Attribution d’un identifiant et d’un mot de passe, environnement réseau sécurisé.

9.2 b. Journaux de vérification des données : Vérification des accès aux fichiers.

9.2 c. Règles et pratiques de vérification des logiciels : Processus permettant de vérifier et de maintenir la pérennité, l’efficacité et la sécurité des logiciels utilisés.

9.2 d. Mesures liées aux outils informatiques : Mesures assurant le maintien et l’entretien de l’équipement informatique, y compris l’emplacement sécurisé de ce dernier.

9.2 e. Règles et pratiques de vérification du fichier : Processus permettant de s’assurer que la signature électronique du fichier demeure la même (veille des modifications ou suppressions).

9.2 f. Destruction confidentielle : Élimination sécurisée des fichiers ou des données.

9.2 g. Signature d’une entente de confidentialité : Signature par l’usager d’un engagement à garder strictement confidentiels les fichiers ou les données consultés.

9.2 h. Vérification de l’intégrité du personnel : Approbation lors de l’embauche ou de l’entrée en fonction dans des affectations associées à la manipulation ou à la consultation des fichiers ou données.