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Spécimen d'un document d'archives
Photo : BAnQ

Une nouvelle Loi sur les archives pour le citoyen et pour l’État

Adoptée en 1983 à l’époque du tout papier, la Loi sur les archives doit impérativement évoluer. BAnQ travaille à une modernisation de cette loi en concertation avec le ministère de la Culture et des Communications (MCC). Prenez connaissance de la démarche et des travaux en cours.

 

Une démarche inscrite dans la modernité 

La modernisation de la loi adoptée en 1983 s’avère nécessaire afin de refléter : 

  • les enjeux actuels et futurs de la conservation et de la diffusion du patrimoine documentaire;  
  • l’utilisation croissante des technologies de l’information et la transformation numérique de l’État. 

De plus, dans un souci de transparence gouvernementale et d’optimisation de l’information, une modernisation de l’actuelle Loi sur les archives permettrait à l’État de fournir de meilleurs services aux citoyens et d’améliorer son efficience. L’adoption d’une nouvelle loi doit ainsi :  

  • éviter la perte d’informations importantes; 
  • favoriser la valorisation et la diffusion des données de l’État; 
  • sauvegarder la mémoire institutionnelle pour les générations actuelles et futures. 

Les orientations guidant les travaux de modernisation de la Loi sur les archives et de ses documents afférents

Les travaux de réflexion de BAnQ s’articulent autour des orientations suivantes :

  • Renforcer le cadre légal en matière de gestion de l’information.
  • Assurer la pérennité du patrimoine informationnel québécois au bénéfice des citoyens d’aujourd’hui et des générations futures.
  • Valoriser le patrimoine informationnel détenu par les Archives nationales.
  • Garantir l’adaptabilité de l’encadrement à l’évolution des normes et des pratiques.
  • Soutenir l’appareil d’État dans l’atteinte de ses objectifs en gestion de l’information.

Ces orientations sont appelées à évoluer au fur et à mesure de l’avancement des travaux de consultation. La dernière version des orientations et les détails de son contenu sont présentés dans le document suivant :

Les fondements de l’archivistique au cœur de la loi modernisée

La modernisation de la Loi sur les archives est une opportunité de valoriser la spécificité de l’intervention archivistique, laquelle repose sur l’évaluation, la préservation et l’exploitabilité de l’information à valeur administrative et patrimoniale.

Chronologie de la modernisation de la Loi sur les archives

Voici les grandes étapes qui ont ponctué le projet de modernisation de la Loi sur les archives.

  • Mai 2024 :
    • Dépôt des propositions de BAnQ au ministère de la Culture et des Communications.
    • Présentation de l’état des travaux au congrès de l’Association des archivistes du Québec.
  • Janvier 2024 - Fin de la consultation des partenaires :
    • Depuis juin 2023, ce sont 20 ministères, organismes publics, associations et regroupements qui ont été rencontrés. On estime que près de 175 gestionnaires et professionnel(le)s du milieu archivistique ont assisté aux représentations. 
    • Ces rencontres ont été l’occasion pour le milieu archivistique d’exprimer ses besoins, à savoir :
      • Adaptation de la loi aux réalités du numérique;
      • Intégration des différents aspects de la gestion de l’information (AIPRP, gestion des données, sécurité de l’information, archivage pérenne, etc.);
      • Harmonisation du vocabulaire lié à la gestion de l’information;
      • Modulation des exigences relatives à la gestion de l’information selon la taille des organismes;
      • Modernisation des outils de gestion des délais de conservation;
      • Préparation plus optimale des versements numériques;
      • Bonification du soutien financier pour les services d’archives privées.
  • Octobre 2023 : Mise en ligne d’une nouvelle infolettre de BAnQ à l’intention du milieu archivistique.
  • Juin 2023 : Début de la consultation des partenaires privilégiés du secteur public. 
  • Mai 2023 : Au congrès de l’AAQ qui se tient du 17 au 19 mai à Québec, le ministre de la Culture et des Communications, Mathieu Lacombe, annonce que la modernisation de la Loi sur les archives sera une priorité pour son ministère. Il est prévu qu’un projet de loi soit présenté à l’Assemblée nationale d’ici la fin de son mandat.
  • Février 2023 : Mise en place d’un groupe de travail conjoint MCC / BAnQ ayant comme responsabilité de coordonner la rédaction législative du futur projet de loi.
  • Mai 2022 : Présentation au congrès de l’AAQ de l’avancement des travaux et à la Table de concertation du milieu archivistique québécois.
  • Avril 2022 : Engagement d’une firme en relations publiques pour accompagner BAnQ dans ses démarches de mobilisation du milieu.
  • Février 2022 : Constitution du comité consultatif sur la modernisation de la Loi sur les archives et de ses documents afférents.
  • Suite

Prochaines étapes (juin 2024 – automne 2024)

BAnQ et le ministère de la Culture et des Communications ont bon espoir que le projet de loi pourra être déposé à l’Assemblée nationale pendant la session parlementaire d’automne 2024. D’ici là, les propositions de BAnQ devront suivre les étapes suivantes :

  • Finalisation des intentions de modifications et rédaction des documents afférents;
  • Réalisation de l’analyse d’impact réglementaire;
  • Rédaction du projet de loi;
  • Dépôt dans le système des dossiers décisionnels DOSSDEC;
  • Programmation au Conseil des ministres.

Propositions de BAnQ

Les propositions de BAnQ sont tirées des travaux réalisés entre février 2022 et mai 2024 et de la consultation du milieu archivistique. Ces propositions sont regroupées en trois axes pour lesquels des mesures à mettre en place ont été identifiées :

  • Axe 1 – Renforcer la gouvernance de l’information de l'État;
  • Axe 2 – Faciliter l’accès des citoyens aux archives publiques;
  • Axe 3 – Assurer la préservation et l’accessibilité des archives privées.

Selon les normes et les pratiques gouvernementales en vigueur et l’avis des juristes, les propositions de BAnQ, si elles sont retenues, pourraient trouver leur place soit dans le texte du projet de loi modernisant l’actuelle Loi sur les archives ou dans des amendements à d’autres lois (par exemple, la Loi sur le patrimoine culturel), soit dans un règlement ou tout autre document administratif (orientations, politiques, ententes, programmes, etc.).

Consultation du milieu

Appel de mémoires (automne 2020)

À la suite d’un appel de mémoires, BAnQ a reçu des lettres d’appui et des mémoires. Ces documents sont accessibles ici.

À la rencontre de BAnQ 

Le 14 avril 2023, BAnQ a lancé une série d’activités virtuelles consacrées au dialogue avec la communauté archivistique et lors desquelles seront abordés, entre autres sujets, les travaux visant la modernisation de la Loi sur les archives. Ces activités se tiendront de façon ponctuelle, selon les besoins. Elles seront annoncées dans l’infolettre de BAnQ destinée au milieu archivistique.

Présentation du 14 avril 2023

Infolettre de BAnQ à l’intention du milieu archivistique

En publiant cette nouvelle infolettre, BAnQ poursuit les objectifs suivants :

  • Informer la communauté archivistique des activités et projets de BAnQ dans le domaine des archives, notamment en ce qui concerne la Loi sur les archives.
  • Maintenir un lien avec la communauté archivistique et assurer un dialogue avec elle.
  • Faire connaître les ressources disponibles dans la section Archives nationales du site Web de BAnQ.

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Comité consultatif sur la modernisation de la Loi sur les archives et de ses documents afférents

Dans le cadre de ses travaux pour faire adopter une nouvelle version de la loi, BAnQ a mis sur pied en février 2022 un comité consultatif qui l’accompagne dans ses réflexions et ses démarches.

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