Foire aux questions - Services aux spécialistes en gestion de l'information

Plusieurs facteurs peuvent influer sur le temps nécessaire pour analyser et approuver un calendrier de conservation. Parmi ces facteurs, notons le type de demande d'approbation (calendrier complet, refonte ou modifications), le nombre et la complexité des règles soumises, le nombre de demandes d'approbation reçues par BAnQ ainsi que le temps nécessaire à l'organisme pour donner suite au rapport d'analyse. BAnQ fait tout en son pouvoir pour assurer le traitement rapide des demandes, et ce, tout en respectant, par souci d'équité, l'ordre de réception des demandes.

En vertu de l’article 2 du Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques, une description sommaire du contenu de chaque dossier principal doit apparaître pour chacune des séries documentaires présentées dans le calendrier de conservation. Le titre seul n’est donc pas suffisant. La description doit être claire et complète. Elle doit permettre de déterminer la durée d’utilisation des documents aux états actif et semi-actif, ainsi que l’évaluation par les archivistes du potentiel historique du dossier. De plus, une mention des types de documents est souhaitée, par exemple : compte rendu; étude, rapport, analyse; liste; correspondance ou inventaire. 

Oui. La responsabilité d’une série documentaire peut être divisée entre deux ou plusieurs unités administratives au sein d’un organisme. Il peut aussi arriver que la série documentaire contienne des documents communs à un grand nombre ou à l’ensemble des unités de l’organisme. Dans tous ces cas, l’organisme indique « Toutes les unités administratives responsables » dans le champ d’inscription du détenteur principal. 

La base de l’élaboration d’un plan de classification comprend :

• La collecte d’information sur la mission et les mandats de l’organisme
• La lecture des rapports annuels et autres bilans
• L’inventaire des activités

Ensuite, des entrevues avec des gestionnaires et d’autres personnes-ressources permettent de nommer et de décrire plus précisément les activités. Pour les documents de gestion, on peut consulter les plans diffusés sur les sites Web des ministères et des organismes gouvernementaux ou les plans de classification complémentaires aux recueils élaborés par BAnQ.

Une liste de concordance est un document qui fait le lien entre une cote d’un plan de classification et une nouvelle lorsqu’une refonte d’un plan de classification est faite dans l’organisation. Cela assure une continuité pour l’utilisateur entre l’ancien plan et le nouveau et permet un repérage facile de l’information. La liste est très utile lors du déclassement des dossiers.

Une liste de concordance peut également être nécessaire lors d’une refonte d’un calendrier de conservation pour établir le lien entre une règle de conservation de l’ancien calendrier et la nouvelle règle.

Le principe fondamental consiste à manipuler les documents le moins possible et à limiter le nombre de documents à déplacer. Voici certaines règles de base :

• Ne jamais boire ni manger à proximité des documents d’archives ou des endroits qui leur sont réservés
• S’assurer d’avoir les mains propres et sèches et porter des gants de coton ou de plastique non poudrés pour manipuler certains types de documents
• Travailler sur des surfaces propres et sèches, exemptes de poussière, suffisamment larges et bien dégagées
• Éviter de porter des vêtements et des bijoux dans lesquels les documents pourraient se coincer et s’abîmer
• Ne jamais s’appuyer sur un document d’archives
• Utiliser uniquement des crayons à mine de graphite
• Ne jamais utiliser de ruban adhésif, de papillons adhésifs (de type Post-it), d’élastiques ou de trombones sur les documents
• Préparer tout déplacement de documents en ouvrant les portes situées sur le parcours, en utilisant un chariot aux dimensions appropriées et en demandant de l’aide si les documents sont de grands formats, fragiles, volumineux ou lourds

En général, les systèmes de rangement dans les aires d’entreposage sont constitués d’étagères. Celles-ci doivent être solides et faites d’un matériau qui ne contribue pas à la détérioration des documents. Idéalement elles sont faites d’acier à revêtement poudré ou d’acier émaillé. Le bois n’est pas recommandé, car il dégage des émanations nocives pour les documents d’archives. Les étagères ne doivent pas comporter d’arêtes vives, de coins pointus, ni de surfaces rugueuses. Il est préférable d’utiliser des étagères munies d’une tablette supérieure vide afin de mieux protéger les documents de la poussière ou d’éventuels dégâts causés par l’eau. Les systèmes de rangement doivent aussi être adaptés aux divers supports documentaires. Les documents reliés ou brochés peuvent être entreposés sur des rayonnages ouverts. Les documents en feuilles (par exemple les registres financiers hors format sans reliure) doivent idéalement être rangés dans des contenants protecteurs. Ils seront ainsi conservés dans de meilleures conditions que s’ils étaient simplement déposés dans une chemise ou dans une boîte. Quant aux grands formats (cartes, plans, dessins), ils doivent être entreposés à plat dans des tiroirs ou dans des meubles spécialement conçus à cet effet.

Pour éviter que les documents se décolorent et jaunissent, il faut contrôler la quantité de lumière que peuvent recevoir les documents et réduire, voire éliminer complètement les rayons infrarouges et ultraviolets. Dans les aires d’entreposage, il faut donc :

• Éteindre systématiquement l’éclairage en sortant
• Installer une minuterie ou des interrupteurs automatiques afin de contrôler l’éclairage en tout temps
• Installer des stores aux fenêtres, ou encore appliquer une pellicule filtrante sur les vitres afin de réduire le rayonnement ultraviolet
• Installer des manchons filtrants sur les lampes et sur les tubes fluorescents ordinaires
• Choisir des lampes ou tubes fluorescents qui émettent peu ou pas de rayons ultraviolets
• Diminuer l’intensité de l’éclairage en retirant un certain nombre de tubes fluorescents

En tout temps, il faut garder les documents couverts ou les ranger dans des boîtes protectrices.

Ces contenants doivent protéger les documents d’archives. Les contenants protecteurs, les chemises et les boîtes doivent être de qualité supérieure. Ils doivent protéger les documents d’archives des polluants, de la lumière et de la manipulation. Ils doivent procurer un support physique adéquat aux pièces qu’ils renferment. Leurs matériaux constitutifs doivent être stables et exempts de tout produit susceptible de les endommager. Les papiers, les cartons et les plastiques doivent être dépourvus de tout résidu acide et de tout dérivé chloré, car l’acidité peut se transmettre aux documents par simple contact et accélérer le processus de détérioration. Les plastiques de polyester, de polypropylène et de polyéthylène sont recommandés pour leur stabilité chimique. Les contenants protecteurs doivent être légèrement plus grands que les documents. L’espace laissé libre à l’intérieur doit être comblé au moyen de cales en carton ou en plastique stable et sans résidu acide afin d’empêcher les documents de s’affaisser.

Chaque type de support exige un environnement particulier qui doit être le plus stable possible. Idéalement, les documents sont entreposés par type de support et dans des locaux séparés dotés de systèmes de contrôle indépendants. Les normes de conservation dans les locaux d’entreposage sont :

• Température de 18 à 20°C avec une variation quotidienne de ± 2°C
• Taux d’humidité relative de 50 % avec une variation quotidienne de ± 10 %

Il faut éviter les fortes variations de température, car cela endommage les documents. Si un fonds d’archives à supports multiples est entreposé dans un seul local, il faut choisir la température et le taux d’humidité relative qui conviennent au support le plus sensible. L’entreposage en chambre froide est la seule méthode qui puisse garantir une conservation à long terme des documents à stabilité chimique faible, par exemple les négatifs en acétate et en nitrate de cellulose ainsi que les épreuves en couleurs.

L’installation d’appareils de lecture et de contrôle est nécessaire afin de mesurer les variations saisonnières et de repérer les zones nécessitant des interventions améliorant les conditions de conservation. Il existe des appareils de contrôle tels que les thermohygrographes et les psychromètres et des dispositifs d’enregistrement continu intégrés à des systèmes centraux entièrement automatisés. Il faut bien déterminer ses besoins lors du choix d’un instrument de mesure, car certains modèles peuvent s’avérer très onéreux. L’installation d’un système de ventilation et de conditionnement de l’air est la meilleure façon d’obtenir des conditions ambiantes optimales pour la conservation des documents d’archives. L’utilisation d’humidificateurs et de déshumidificateurs portatifs constitue une option peu onéreuse. Ces appareils doivent être munis d’un dispositif de réglage automatique afin d’assurer efficacement la stabilité du taux d’humidité. Un déshumidificateur doit pouvoir traiter et conditionner l’air d’une pièce une fois l’heure. Il est essentiel d’entretenir régulièrement ces appareils afin de limiter le risque de développement de moisissures. 

Non, le nombre de contenants ou la quantité de documents numériques qu’un organisme peut verser n’est pas limité. Un ministère ou organisme public peut faire un versement par année ou en faire plusieurs. Chaque versement doit faire l’objet d’une demande spécifique dans Advitam. Pour plus de détails sur la préparation des versements, consultez la Procédure de versement.  

BAnQ dispose de 60 jours pour analyser une demande de versement. Avant d’autoriser un versement, l’archiviste vérifie la conformité de la demande. À titre d’exemple, voici quelques éléments constituant cette vérification : 

• La conformité d’application des délais de conservation approuvés 

• La validation de l’unité administrative désignée comme détentrice principale 

• La restriction appliquée 

• La date des documents 

• La description des dossiers 

Un ministère ou un organisme gouvernemental doit verser à BAnQ les documents inactifs dont le calendrier de conservation prévoit la conservation permanente en vertu de la Loi sur les archives au moins une fois par année. Un ministère ou un organisme gouvernemental qui désire verser des documents doit faire une demande de versement dans l’application Advitam. 

Oui. Pour connaître les séries documentaires susceptibles d'être assujetties à des restrictions d'accès, il est recommandé de consulter l'unité administrative qui produit les documents ainsi que la direction des affaires juridiques de votre organisme. En l'absence de ce renseignement, BAnQ considérera que l'organisme a donné son accord pour que les documents soient accessibles dès leur versement.

Tout organisme doit indiquer dans la demande de versement d’Advitam le délai d’inaccessibilité de chaque document dont l’accès est refusé par l’organisme public. Advitam présente une liste déroulante des principales lois régissant l’accès aux documents. Si une restriction d’accès n’est pas définie dans la liste déroulante, l’organisme doit l’ajouter dans le champ « Autres ». Il est possible d’ajouter plus d’une restriction à un dossier. De plus, tout organisme doit inscrire l’année où le dossier pourra être accessible. 

Non. Le document versé devient la propriété de BAnQ. Cependant, l’organisme peut le consulter sur place ou demander d’en obtenir une copie, voire les deux. S’il y a lieu, l’organisme qui a versé ce document peut obtenir une copie certifiée conforme à l’original.

Il est possible de retrouver un document ou un contenant versé en utilisant le volet diffusion d’Advitam. La recherche peut s’effectuer par mots clés ou par le numéro de contenant attribué par BAnQ. On peut aussi rechercher un terme pour l’ensemble d’un versement. 

Si votre recherche porte sur un document versé avant 2020, portez une attention particulière au titre du fonds et au lieu où il est entreposé. Le numéro de versement a pu être utilisé par les équipes de plusieurs centres d’archives de BAnQ. Depuis juillet 2019, les numéros de versement sont uniques. 

Pour plus d’information sur le fonctionnement de la recherche, vous pouvez consulter la page d’aide dans Advitam ou contacter les responsables de la diffusion du centre d’archives de votre région qui pourront vous accompagner dans vos recherches. 

Oui. Même si les cours municipales ont des relations très étroites avec les municipalités, elles sont visées au paragraphe 3° de l’annexe à la Loi sur les archives (RLRQ c. A-21.1), comme les autres tribunaux provinciaux, le bureau du coroner et les commissaires-enquêteurs, et non au paragraphe 4°, comme les municipalités. Ainsi, en vertu de l’article 15 de cette loi, elles doivent, une fois par année, verser à Bibliothèque et Archives nationales du Québec les documents inactifs dont le calendrier de conservation prévoit la conservation permanente. 

Oui, mais il doit suivre la procédure suivante : Consultation et reproduction par les ministères et organismes publics de documents restreints.

La norme OAIS (Open Archival Information System) implique les éléments suivants : 

• Un producteur, qui fournit l’information à conserver 

• Un gestionnaire (informaticien ou archiviste), responsable des activités quotidiennes du système OAIS 

• Le contrôle 

• L’administration 

• Un client, qui accède au système OAIS pour obtenir l’information qui y est conservée 

L’utilisation d’un système ouvert permet de gérer autant le document que le dossier tout au long du cycle de vie. Il couvre tous les aspects du fonctionnement d’un système d’information. Il s’applique aux archives tant publiques que privées en assurant la conservation à long terme des documents et des dossiers et en utilisant les outils de gestion d’information reconnus. 

L’agrément d’un service d’archives privées est valide pour une durée de deux ans à compter de la date de délivrance du certificat. 

Les services d’archives privées agréés, à l’exception des services d’archives relevant d’organismes publics et de ceux relevant d’entreprises industrielles et commerciales. 

Non. Pour toute question relative au versement des archives d'un organisme, à son calendrier de conservation ou à sa gestion documentaire, veuillez contacter l'archiviste responsable de l'organisme ou écrire au centre d'archives de BAnQ dont il relève.