Accessibilité des feuilles de calcul (Excel)

Conception de la feuille de calcul

Police de caractères

• Choisir une police classique et facile à lire (ex. : Arial, Verdana, Calibri).
• Utiliser une taille de 9 ou plus (idéalement 12).
• Ne pas écrire en lettres majuscules.

Titres 

• Donner un titre significatif au fichier. Dans Excel : Fichier > Informations > Propriétés > Titre. Il sera lu à la place du nom de fichier utilisé pour l’enregistrement. On peut aussi remplir les autres champs de métadonnées pour faciliter la recherche du fichier.
• Attribuer un titre significatif à chaque feuille du classeur (onglet). Ne pas utiliser le titre assigné par défaut.
• Si une feuille contient du texte structuré avec des titres, appliquer les styles de titres en respectant la hiérarchie (Titre 1, Titre 2, etc.).
• Dans un tableau, utiliser la première ligne pour donner un titre à chaque colonne. 

Tableaux et cellules

• Dans la cellule A1, décrire le contenu de la feuille à l’intention des personnes qui utilisent un lecteur d’écran, surtout si la feuille contient des éléments multiples (plusieurs tableaux, des graphiques, etc.). On peut écrire le texte en blanc sur fond blanc si l’information n’est pas utile pour les autres personnes.
• Dans un tableau, éviter les cellules vides.
• Ne pas fusionner ni fractionner les cellules.
• Dans Excel, au moment de créer le tableau, cocher la case « Mon tableau comporte des en-têtes ». La première ligne du tableau devrait être composée des titres de chacune des colonnes.
• Donner à chaque tableau un titre significatif. Ne pas utiliser le titre assigné par défaut (Tableau1, etc.).
• Attribuer au tableau un titre de niveau 1, surtout si la feuille contient plusieurs tableaux.
• Indiquer la fin du contenu par un texte en blanc sur fond blanc (par exemple, « fin de la section » ou « fin du document »), juste après la dernière ligne. Cela fera gagner du temps aux personnes qui utilisent un lecteur d’écran : contrairement aux documents Word, les feuilles Excel ont une taille infinie.
• Supprimer les feuilles vides.

Images 

• Rédiger un texte de remplacement pour toutes les images contenant de l'information essentielle.
  • Dans Excel : sélectionner l’image, puis cliquer sur Format de l’image > Texte de remplacement.
  • Faire des phrases complètes et les terminer par un point. Ne pas commencer les phrases par « Image ».
  • Respecter le nombre maximum de caractères : 150.
• Pour les images décoratives, cocher la case « Marquer comme décoratif ».

Couleurs et graphiques

• Ne pas utiliser la couleur pour signifier quelque chose : la couleur doit être uniquement décorative. Utiliser plutôt des formes, des textures ou des symboles.
• Il en va de même pour les graphiques : pour distinguer différents types de données, utiliser des styles de trait différents, des points de formes différentes, des étiquettes et des motifs plutôt que des couleurs.
• Rédiger un texte alternatif pour les graphiques, comme pour les images. 

Hyperliens

• Éviter les formulations vagues comme « Cliquez ici ».
• Choisir un texte significatif qui puisse être lu hors contexte.
• Utiliser des textes différents pour des liens différents.

Écriture épicène

Ne pas utiliser de points médians. Respecter les consignes de l’OQLF.

Révision de la feuille de calcul

Vérificateur d’accessibilité 

• Dans Excel : Révision > Vérifier l’accessibilité.
• Lancer la vérification et suivre les recommandations. À la suite d’une correction, l’outil passera automatiquement à l’erreur suivante.

Contraste de couleurs

• Vérifier le contraste de couleurs entre le texte et le fond. Excel fait la vérification du contraste pour le contenu du document, mais pas pour les images ni pour les graphiques.
• Pour tout élément non vérifié par Excel, utiliser un outil comme Adobe Color.