Vos archives, votre histoire! Gérer vos documents personnels (suite)

Il y a très peu de choses à conserver en ce qui a trait à mes biens immobiliers ou mon logement. Lorsque j'étais locataire, j'ai conservé le bail original que j'ai signé à mon arrivé pendant toutes les années où j'ai résidé à la même adresse. Je l'ai détruit lorsque j'ai acheté ma maison. J'ai aussi détruit les autres baux annuels lorsqu'ils étaient échus. Je détruis les quittances et les taxes après 3 ans. Je vais aussi détruire : les factures de réparation et d’entretien lorsque je ne suis plus propriétaire du bien immobilier, les contrats d’assurance lorsqu’ils arrivent à échéance, les réclamations suite au règlement et les certificats de garantie une fois que celle-ci n’est plus en vigueur.

Ce qui me semble le plus important à conserver soit les contrats d’achat et de vente, les factures des travaux ayant transformé ma maison de manière significative (comme l’ajout d’un solarium) et les plans et dessins architecturaux de la nouvelle demeure que je me suis fait construire.

C’est un peu la même chose pour mes objets. Je ne vais conserver que les factures qui présentent un intérêt exceptionnel à mes yeux comme la facture de la restauration de l’ancien buffet de mon arrière-grand-mère. Je vais aussi conserver les certificats de garantie ou d’authenticité que je juge importants pour moi.

Je vais détruire les contrats d’achat lorsque je ne serai plus propriétaire du bien, les factures de réparation et d’entretien après 6 mois ou lorsque la garantie n’est plus en vigueur, les contrats de location une fois que j’aurai cessé de louer le bien, les contrats d’assurance lorsqu’ils sont remplacés par une nouvelle version, les réclamations suite au règlement et les modes d’emploi et guides d’entretien lorsque je ne serai plus propriétaire du bien.

Il m’arrive parfois de faire appel à des services professionnels et des entreprises de service. Je préfère garder un spécimen de contrat, de facture et de notes d’honoraires qui démontre que j’ai utilisé ces services. En revanche, après 3 ans, il est temps de les détruire. Je dois conserver 6 ans ce qui est déductible d’impôts (ex. factures de professionnels de la santé comme par exemple, la facture de ma physiothérapeute lorsque je me suis blessé un genou).

L’argent occupe tellement de place dans nos vies et si peu de place dans nos archives. C’est très bien ainsi. Je dois conserver mes déclarations de revenus six ans. Il en ira de même pour tout ce qui a servi à remplir ma déclaration.

Cela comprend les pièces justificatives de la déclaration de revenu, les bordereaux de paie, les documents relatifs à l’assurance emploi, les documents relatifs aux allocations familiales et les relevés de pension de la Sécurité de la vieillesse.

Je vais aussi détruire les papiers liés aux cotisations terminées, aux réclamations réglées et toutes les cotisations ou réclamations au Régime de rentes du Québec. Une fois mes placements encaissés, je pourrai détruire les documents qui y sont liés, tout comme les polices et les contrats d’assurance-vie terminés.

En règle générale, une fois le prêt remboursé, je détruis les documents avec joie. Il en va de même pour tout ce qui concerne les marges de crédit : je supprime les documents une fois qu’elles ne sont plus en vigueur. Finalement, je détruis les quittances de dettes et de prêts hypothécaires six ans après le dernier paiement.

Tout ce qui touche les opérations bancaires n'a pas à être conservé dans mes archives personnelles. Je peux conserver mes relevés six ans, mais souvent les institutions financières offrent de les archiver dans leur système. Je peux éliminer les relevés des achats et des services payés par carte de crédit après trois mois. Les chèques qui sont encaissés par dépôt numérique peuvent être détruits cinq à quinze jours après. 

Et voilà! J’ai terminé mon ménage. Le prochain défi… prendre l’habitude de faire ce ménage régulièrement.

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