Recommandations en infonuagique pour les organismes publics

Dans son Grand Dictionnaire terminologique, l’Office québécois de la langue française définit l’infonuagique comme un « modèle informatique qui, par l'entremise de serveurs distants interconnectés par Internet, permet un accès réseau, à la demande, à un bassin partagé de ressources informatiques configurables, externalisées et non localisables, qui sont proposées sous forme de services évolutifs, adaptables dynamiquement et facturés à l'utilisation ».  

Les organismes publics visés aux paragraphes 1 à 7 de l’annexe de la Loi sur les archives   (RLRQ, c. A-21.1) qui souhaitent utiliser l’infonuagique pour la conservation de leurs documents. Deux possibilités s’offrent à eux. 

L’« entreposage » de documents d’archives 

Lorsqu’un organisme public entrepose ses archives auprès d’un autre organisme, il confie à ce dernier la seule responsabilité d’assurer l’entreposage des documents dans un lieu sécuritaire.

L’organisme public demeure propriétaire de ses documents et conserve la responsabilité de leur gestion. 

Le « dépôt » de documents d’archives  

Un organisme public effectue un dépôt de documents d’archives lorsqu’il dépose ses documents inactifs auprès d’un autre organisme et qu’il confie à ce dernier les responsabilités suivantes : 

• assurer l’entreposage des documents dans un lieu sécuritaire; 
• créer les instruments de recherche pour localiser les documents;  
• gérer les accès aux documents.  

L’organisme public demeure cependant propriétaire des documents. 

S’appuyant sur les articles 7, 15, 16 et 18 de la Loi sur les archives, et considérant les Énoncés d’orientation en infonuagique et le Guide de l’infonuagique publiés par le Secrétariat du Conseil du Trésor, BAnQ émet les recommandations suivantes. 

• Favoriser l’infonuagique.
• Adopter une stratégie adaptée à son contexte et à ses particularités.
• Analyser les risques de même que les modèles de solutions envisagés.
• Préconiser une solution, sécuritaire, interopérable et qui prend en compte la protection des renseignements personnels.
• Collaborer avec la communauté gouvernementale afin de partager les meilleures pratiques.

Pour les documents actifs et semi-actifs 

Les organismes publics peuvent faire appel à un prestataire de services infonuagiques pour la conservation de leurs documents actifs ou semi-actifs. Ils doivent respecter les règles de conservation établies dans leur calendrier de conservation. 

Pour les documents inactifs 

Dans le cas d’un dépôt de documents :  

• Les organismes publics peuvent faire appel à un prestataire de services infonuagiques si ces services sont offerts par : 
  • un autre organisme public (par exemple le ministère de la Cybersécurité et du Numérique); ou  
  • un service d’archives privées agréé par BAnQ.  
• Les deux parties doivent conclure une entente de dépôt, tel que prévu par l’article 16 de la Loi sur les archives.  

Dans le cas d’un entreposage de documents :  

• Les organismes publics peuvent faire appel à un prestataire de services infonuagiques privé. BAnQ se réserve le droit de demander à l’organisme une preuve que cet entreposage n’entraîne aucun transfert des obligations et responsabilités de gestion imposées par la Loi sur les archives. L’organisme doit s’assurer de conserver l’ensemble des droits de propriété sur les fichiers et données entreposés dans le nuage. 

Contrats et ententes 

Les contrats avec les prestataires de services infonuagiques doivent comprendre, entre autres, des clauses sur : 

• L’hébergement des données sur le territoire notamment en s’assurant que les renseignements personnels sont situés au Québec ou bénéficie d’un niveau de protection jugé équivalent conformément au cadre juridique québécois
• L’accessibilité, la protection et la sécurité des données confidentielles
• Les droits de propriété intellectuelle sur les données hébergées
• Le respect complet du calendrier de conservation
• Le niveau de service et de performance
• Le plan de relève du système en cas d’incident
• Le processus de fin de contrat et de récupération des données

Modalités du prestataire 

L’organisme doit connaître l’ensemble des modalités offertes par le prestataire de services infonuagiques, même s’il fait affaire avec un fournisseur de services tiers, comme une firme de solutions logicielles. 

Références législatives

Tout organisme qui retient les services d’un prestataire en infonuagique doit respecter, en plus de la Loi sur les archives, la législation suivante:

• Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
• Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information
• Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement
• Loi sur les contrats des organismes publics
• Règlement sur les contrats des organismes publics en matière de technologies de l’information

• Expertise en gestion de l'information gouvernementale
• Outils mis à la disposition des professionnels de l’information 
• Ministère de la Cybersécurité et du Numérique