Vos archives, votre histoire! Gérer vos documents personnels

Avant de commencer mon « ménage », je rassemble tous mes documents, papier et numériques, afin de bien comprendre ce que j’ai à organiser. Cela comprend par exemple la correspondance, les factures, les contrats, les photographies, les vidéos, les enregistrements sonores, les courriels, etc.; Bref, tout ce qui reflète mes activités personnelles et familiales et qui témoigne de mes études, de mon travail, de mes activités quotidiennes, de mes loisirs, etc. Tous ces documents vont me permettre d’établir mon plan de classement.

Classer les documents : la clé du succès

Mon plan de classement doit être adapté aux documents que j’ai. Il existe plusieurs modèles de classement, mais il est certain que je devrai ajuster le modèle choisi à mes besoins : chaque vie est unique ! Je vais aussi m’assurer de classer mes documents numériques de la même manière que mes documents papier. Pour ma part, je me suis inspirée du modèle suivant :

1. Histoire et généalogie

2. État civil, citoyenneté et autres documents officiels

3. Loisirs, divertissements et voyages

4. Relations familiales et sociales

5. Études et perfectionnement

6. Emplois

7. Logement et biens immobiliers

8. Biens mobiliers

9. Services professionnels et entreprises de service

10. Revenus, épargne et placements

11. Prêts

12. Opérations bancaires

Il existe d’autres modèles comme ceux proposés par l'Association des archivistes du Québec. Vous pouvez aussi créer votre propre modèle, l’important étant que sa structure soit cohérente pour vous et qu'elle facilite le repérage de vos documents lorsque vous en aurez besoin. Une fois mes documents classés, je suis prête à faire le tri.

En faisant le tri de nos dossiers d’histoire familiale ou de généalogie, on peut tomber sur toutes sortes de documents intéressants : la correspondance de nos grands-parents, des journaux intimes, des arbres généalogiques, des reproductions de certificats de baptêmes ou de naissance, etc.

Si j'ai beaucoup d’espace, je serai tentée de tout conserver. Mais si j'en manque, je vais privilégier la conservation des dossiers de recherche sur la généalogie ou l’histoire de la famille, des journaux personnels et des agendas s’ils contiennent des informations pertinentes sur l’emploi du temps de mes aïeux. Je vais aussi conserver la correspondance qui me renseigne sur la vie des membres de ma famille, tout en éliminant les cartes de souhaits ou les lettres contenant très peu d’informations.

Certificats de naissance, de mariage ou de décès, contrats de mariage, règlements de divorce, passeports, permis de conduire, testaments, certificats de citoyenneté, mandats d’inaptitudes, carnets de santé, etc. : les documents qui témoignent de l'identité et du statut ont pour la plupart une grande valeur légale et historique. Ils sont donc à conserver.

En revanche, je vais pouvoir éliminer les permis de conduire qui ne sont plus valides. Certains vont aussi choisir d’éliminer leurs passeports. D’autres vont préférer les conserver comme souvenir des divers voyages qu’ils ont pu faire. Une chose est certaine, ces documents contiennent des informations très personnelles. Si je décide de les détruire, je vais m’assurer de les déchiqueter et de les éliminer de manière à bien protéger mon identité.

Les loisirs, divertissements et voyages occupent une place importante dans nos vies et, par conséquent, dans nos archives personnelles. Mais est-ce qu’il faut tout conserver?

Il n’y a pas de règles d’or dans ce cas-ci. Je vais tout simplement garder les documents qui ont une importance particulière pour moi : itinéraires des voyages les plus significatifs, billets de spectacles que j’ai beaucoup aimés, certificats ou documentations d’associations ou d’organismes culturels, communautaires ou sportifs dont j’ai fait partie et qui me concernent personnellement. Par exemple, je suis très fière d’avoir réussi à obtenir ma ceinture verte en karaté et je vais certainement conserver le certificat qui l’accompagnait.

Je vais éliminer tout ce qui ne revêt pas d’importance particulière à mes yeux : contrats d’abonnement (une fois l’abonnement terminé), cartes de membres et brochures peuvent être éliminés.

Il y a l’histoire de ma famille, oui, mais il y a aussi les relations que j’entretiens avec les membres de la famille qui m’entoure ainsi qu’avec mes amis. Les documents qui les révèlent viendront combler l’histoire de la famille pour mes enfants et petits-enfants. Mais est-ce que je dois vraiment garder toutes les cartes de souhaits, lettres et courriels échangés avec mes proches?

Encore une fois, tout dépend de l’espace et du temps dont je dispose. Je dois surtout m’assurer de conserver la correspondance qui a de l'importance à mes yeux. Les cartes de souhaits dans lesquelles on ne voit qu’une signature sont généralement moins intéressantes que celles où la personne a pris le temps d’écrire un mot. Il n’est pas nécessaire de conserver tous les avis de décès des gens que j’ai connus. Mais je vais probablement conserver les nécrologies des gens qui étaient particulièrement proches de moi.

Mon cheminement scolaire a joué un rôle déterminant dans ce que je suis devenue. Il est donc normal que j’aie envie d’en conserver une trace. Faut-il pour autant préserver toutes mes notes de cours? Mes études ont été longues! Cela risque de prendre beaucoup d’espace.

Je décide de ne conserver que les travaux scolaires et les notes de cours significatives pour moi, comme la composition dont j’ai été le plus fière. Puisqu’ils peuvent me servir de preuves auprès d'éventuels employeurs ou d’un autre établissement d’enseignement où je pourrais vouloir poursuivre mes études, je vais conserver mes diplômes, mes certificats, mes bulletins scolaires et mes relevés de notes. Plusieurs universités exigent maintenant les plans des cours suivis afin de faire reconnaître les équivalences. 

Je vais aussi conserver ce qui documente les activités parascolaires qui revêtaient une importance particulière pour moi. Dans mon cas, il s’agit des textes des pièces de théâtre dans lesquelles j’ai joué : j’y ai pris beaucoup de plaisir et cela m’a laissé de bons souvenirs. 

Je me suis aussi fait beaucoup d’amis au cours de mes études. Je vais donc conserver quelques bottins et livres de finissants où je vais retrouver des souvenirs marquants. 

Et quel sentiment de liberté j'ai éprouvé lorsque j’ai enfin terminé le remboursement de mes prêts : j’ai pu détruire tous mes relevés !

Le travail occupe une partie importante de ma vie, mais les documents que je produis dans le cadre de mon travail appartiennent à mon employeur. Alors qu’est-ce que je vais conserver pour documenter ma carrière?

Pour des raisons pratiques et biographiques, je garde la dernière version de mon curriculum vitae. J’aurais pu y ajouter tous mes contrats de travail (qu'il faut  d'ailleurs conserver pendant toute la durée de l’emploi), mais j’ai décidé de ne conserver que ceux qui sont significatifs pour moi. Je vais aussi garder des textes de discours ou de conférences que j’ai prononcées à titre professionnel ainsi que tous les certificats honorifiques et documents démontrant ma participation comme membre d’une association professionnelle.