Par collectivité, on entend tout organisme sans but lucratif, établissement à caractère éducatif, société ou entreprise.
Les bibliothèques, quant à elles, obtiennent des services de BAnQ de la part des services aux milieux documentaires et du service de prêt entre bibliothèques.
Les personnes désignées sont des représentants choisis par la collectivité pour obtenir des cartes d'emprunt et bénéficier des services offerts par BAnQ selon les modalités en vigueur. La direction de la collectivité doit aviser BAnQ de tout changement dans la liste des personnes désignées.
Chaque collectivité peut désigner jusqu'à 15 représentants. Elle doit fournir à BAnQ leur nom, leur numéro de téléphone et leur adresse courriel au travail. Chaque représentant obtient une carte d'abonné permettant l'emprunt d'un maximum de 40 documents.
Les représentants d'organismes pour les jeunes peuvent emprunter les documents de l'Espace Jeunes et les documents de la collection de musique imprimée. Les représentants des organismes pour adultes peuvent emprunter tout document de la collection de prêtont les privilèges d'emprunt des adultes.
L'abonnement des collectivités permet aux représentants de celles-ci d'utiliser l'ensemble des services, des collections et des équipements offerts sur place à la Grande Bibliothèque ou à distance sur le portail de BAnQ, à l'exception des ressources électroniques pour lesquelles BAnQ détient des licences exclusivement pour ses abonnés individuels.
L'abonnement à BAnQ est d'une durée de deux ans. Afin de renouveler son abonnement, la direction de l'organisme doit remplir à nouveau le formulaire et mettre à jour la liste de ses représentants désignés.
L'abonnement est gratuit pour les collectivités du Québec.
La collectivité assume l'entière responsabilité des pertes, bris et retards pour les documents empruntés avec les cartes émises aux représentants pour la collectivité.
Elle s'engage aussi à :
Pour s'abonner, la direction de la collectivité doit :