Les outils mis à la disposition des professionnels de l’information

Vous cherchez des outils pour répondre aux exigences d’une saine gestion de l’information? Vous travaillez pour un ministère, un organisme public ou privé? Les Archives nationales, en collaboration avec le milieu archivistique, proposent des outils pour améliorer votre gestion documentaire. 

 

Des outils pour tous

Les outils de gestion présentés ici peuvent être utiles pour un grand nombre d’organismes même s’ils ont été conçus pour répondre aux besoins d’un secteur spécifique. Par exemple, les bonnes pratiques mentionnées dans le guide concernant la gestion des courriels conçu pour les organismes publics s’appliquent également au secteur privé. Cependant, des adaptations s’avéreront probablement nécessaires afin de refléter la réalité et les besoins spécifiques de différents organismes.

Évaluation archivistique

Évaluer, c'est juger de la valeur des documents d'archives. Cette activité est par conséquent à la base de décisions concernant l'ensemble des fonctions archivistiques, de l'acquisition à la diffusion en passant par le traitement. 

L’évaluation archivistique à Bibliothèque et Archives nationales du Québec : approche et cadre conceptuel - 2019

Ce document énonce l’approche retenue par BAnQ en matière d’évaluation archivistique et pour doter son personnel d’un cadre balisant ses actes.

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Critères d’évaluation à appliquer aux documents gouvernementaux et privés

Découlant de l’approche en évaluation retenue par BAnQ, ce guide a pour objectif de préciser les critères d’évaluation à appliquer dans un contexte de traitement archivistique. L’application de ces critères permet au personnel des Archives nationales d’identifier les documents qui témoignent le mieux des activités de la collectivité québécoise.

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La numérisation des documents administratifs : méthodes et recommandations - 2019

Ce guide de BAnQ présente l’ensemble des exigences archivistiques et juridiques à respecter pour mener à bien tout projet de numérisation. Il énumère les spécificités et autres recommandations techniques, organisationnelles et technologiques qui doivent être prises en considération de la conception du projet à sa réalisation.

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Guide d’identification des documents essentiels - 2017

Ce guide, conçu en collaboration avec le Groupe d’expertise en gestion des documents du gouvernement du Québec, propose une méthodologie et des outils permettant de déterminer quels sont les documents essentiels. Il se divise en deux sections. La première présente les aspects plus théoriques et la deuxième propose des éléments pratiques de réalisation. 

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Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents - 2004

Ce document du Groupe départemental de recherche sur les documents structurés du gouvernement du Québec propose des modèles destinés à soutenir les activités de gestion intégrée des documents.  Son but est de répondre aux exigences d'affaires, de preuves légales, de repérage, de protection des renseignements personnels ou confidentiels dans un contexte où des documents papier et numériques doivent être intégrés au même dossier. Il a été élaboré en tenant compte entre autres de la norme internationale sur le Records management (ISO 15489). Les organismes peuvent y apporter les ajustements nécessaires en fonction de leurs besoins, de leurs pratiques et de leurs outils en gestion de l’information. 

Consultez le cadre de référence

Profils de métadonnées gouvernementaux – Dossiers et documents

Ce document présente un ensemble de métadonnées permettant de nommer, d’identifier, de décrire et de classifier une ressource documentaire au moment de son enregistrement institutionnel. Il propose les éléments jugés les plus importants pour décrire une ressource documentaire qui s’appuie sur le Dublin Core de la norme internationale ISO 15836. 

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Orientations pour la gestion documentaire des courriels au gouvernement du Québec 

Ces orientations de BAnQ présentent les différentes valeurs des courriels et proposent des façons de gérer ceux-ci avec ou sans système de gestion intégrée des documents. Elles recommandent aussi un partage des responsabilités entre les différents intervenants. En annexe, des méthodes transitoires de gestion des courriels sont proposées pour réduire l'espace occupé sur les supports de stockage. Enfin, le cadre juridique et réglementaire est brièvement présenté.

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Guide de soutien à l’application de la diffusion proactive - 2019

La diffusion proactive s’inscrit dans une volonté gouvernementale de rendre disponible sur Internet des informations d’intérêt dont la diffusion ne porte pas atteinte au droit au respect de la vie privée. Réalisé en partenariat avec le Secrétariat à la réforme des institutions démocratiques, à l’accès à l’information et à la laïcité (SRIDAIL), le Groupe d’experts en gestion documentaire du gouvernement du Québec (GEGD) et Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), Le Guide de soutien à l’application de la diffusion proactive a pour objectif d’orienter et d’accompagner les organismes publics dans cette démarche.

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Guide sur la gestion de l’information des cabinets de ministres - 2022

Les Archives nationales de BAnQ en collaboration avec le ministère du Conseil exécutif ont réalisé le Guide sur la gestion de l’information des cabinets de ministres. Ce guide vise à sensibiliser les ministres et leur personnel à l’importance d’une saine gestion de l’information au sein de leur cabinet ainsi qu’à les informer de leurs responsabilités en la matière.

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Aide-mémoire pour la gestion des documents municipaux - 2014

Cet aide-mémoire s'adresse principalement aux organismes du secteur municipal. Il aborde divers sujets, notamment le plan de classification, le calendrier de conservation, la préservation de l’information, la gestion des courriels et la numérisation.  

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Fiche informative sur la destruction et anonymisation de renseignements personnels et Loi sur les archives - 2024

Ce document clarifie les modalités de destruction des renseignements personnels collectés par les organismes publics dans le contexte de l’entrée en vigueur de la loi 25 et de l’application du calendrier de conservation découlant de la Loi sur les archives.

Consultez la ficher informative 

Fiche informative sur le calendrier de conservation et l’évaluation foncière - 2023

Ce document clarifie les rôles et responsabilités des municipalités, des villes et des municipalités régionales de comté (MRC) quant à la gestion des informations relatives à l’évaluation foncière dans leur calendrier de conservation.

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Guide de gestion des archives des bureaux d'architectes - 2005

Ce guide a été élaboré avec la participation de l’Ordre des architectes du Québec. Il sensibilise les architectes à la nécessité de conserver et de mettre en valeur les documents produits et reçus dans leurs fonctions et qui présentent un intérêt pour l'histoire du Québec. Il offre une méthode de classification et des règles de conservation pour mieux gérer leurs documents administratifs. Les architectes y trouveront aussi quelques conseils sur la gestion des documents numériques et sur la protection des documents essentiels.

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Guide de gestion des archives de partis politiques - 2005

Ce guide a été réalisé par les Archives nationales du Québec et Élections Québec. Il recense l'ensemble des documents produits ou reçus par un parti politique dans le cadre de ses activités. Il propose un plan de classification et des règles de conservation qui permettent de déterminer quels documents doivent être préservés pour leur valeur historique, de preuve ou de témoignage. 

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Guide de gestion des archives de maisons d'édition - 2005

Cet ouvrage guide le milieu de l’édition dans la classification et la sélection de ses archives. Il a été rédigé par les Archives nationales du Québec avec la contribution d’un comité consultatif. 

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Guide des archives de la danse au Québec - 2015

Ce guide propose un plan de classification et un calendrier de conservation adaptés aux organismes du domaine de la danse. Il contient également un chapitre sur la conservation des archives et sur la gestion des locaux d’entreposage. De plus, il inclut un chapitre sur le don d’archives des organismes de danse auprès des institutions patrimoniales. Enfin, on y trouve différentes annexes telles que des modèles de convention de donation ainsi que des compléments sur la boîte chorégraphique et sur le dépôt légal.

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Guide de gestion des archives d'entreprises

Ce guide a été élaboré par Bibliothèque et Archives nationales du Québec et le Réseau des services d’archives du Québec. Il regroupe toute l'information essentielle pour gérer efficacement les documents administratifs et les archives des entreprises.  

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Guide concernant les formats recommandés par BAnQ

Ce guide s’adresse à tout créateur de documents numériques ou numérisés. Il vise à répertorier les formats de fichiers courants, considérés comme fiables et appropriés à des fins de conservation à long terme par BAnQ. On y présente les critères de sélection sur lesquels BAnQ s’est appuyée ainsi que la liste de formats favorisés et acceptables. Cette liste est organisée par catégories et sous-catégories en fonction des différents genres documentaires. 

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Plan des mesures d'urgence pour les documents d'archives

Ce document fournit des indications précises aux organismes qui doivent faire face à un désastre : responsabilités de chaque intervenant, mécanismes d'alerte, interventions immédiates et postérieures ainsi que rétablissement de la situation.  

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Guide d’aménagement d’un centre d’archives

Cette publication est le fruit de la collaboration d'archivistes et d'architectes du ministère de la Culture et des Communications et des Archives nationales du Québec. Elle s'adresse à un public de spécialistes ou de personnes-ressources d'organismes publics ou privés désireux d'aménager un centre d'archives dans leur milieu.  

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Portrait général des archives religieuses - 2021

De concert avec le Conseil du patrimoine religieux du Québec, BAnQ souhaitait mieux connaître la situation des archives religieuses au Québec. BAnQ a ainsi rejoint les diocèses catholiques et anglicans de la province et de la région d'Ottawa en plus de collecter des données au sujet des différentes communautés religieuses catholiques dans l’ensemble du Québec. Les constats énoncés permettent d’identifier les actions que BAnQ pourrait entreprendre pour favoriser la sauvegarde des archives religieuses. Il ne vise pas à faire l’état de la conservation des archives ni à identifier les communautés qui pourraient fermer dans les prochaines années.

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Guide de gestion des archives des communautés religieuses - 2022

Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) s’est associé au Regroupement des archivistes religieux (RAR) pour réaliser ce guide. Il se veut un outil de gestion pratique, facile d’utilisation et riche d’informations visant à soutenir les communautés religieuses dans l’élaboration d’une méthode de classification et de traitement de leurs archives. Il comprend un modèle de plan de classification et un recueil des règles de conservation recensant l’ensemble des types et séries de documents que l’on retrouve dans les communautés religieuses.

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Éléments à considérer lors de l'acquisition d'archives de communautés religieuses - 2022

Ce document propose des éléments à prendre en considération lors de l’évaluation d’une
offre d’acquisition d’archives en provenance d’une communauté religieuse.

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