Communauté de pratique en gestion de l’information gouvernementale
Vous travaillez comme praticien en gestion de l'information ? Joignez une communauté de pratique axée sur votre réalité.
Communauté de pratique en gestion de l’information gouvernementale
La Communauté de pratique en gestion de l’information gouvernementale (GIG) vise à regrouper les différents praticiens et intervenants de la GIG. Son action est facilitée par un espace de collaboration sur la Forge gouvernementale.
La Communauté a pour but d'instaurer une nouvelle manière de travailler, davantage axée sur la collaboration et sur la mutualisation des ressources et des connaissances. Des groupes de travail consacrés à des sujets spécifiques seront créés selon les besoins.
Pour intégrer la Communauté
Un compte utilisateur de la Forge gouvernementale est nécessaire.
Suivez cette procédure pour la création d'un compte utilisateur et demander l'ajout à l'espace de la Communauté de pratique.
Si vous avez déjà un compte sur la Forge, contactez l’équipe du Bureau d’expertise en GIG : bureauexpertise [at] banq.qc.ca
Fiches de bonnes pratiques en gestion de l’information dans SharePoint/Microsoft 365
Le projet de fiches de bonnes pratiques a été mené en 2023-2024 par la Communauté de pratique en gestion de l’information gouvernementale, soutenue par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). Ce premier projet en cocréation a permis l’élaboration de 5 fiches pour aider à organiser et à gérer l’information dans Microsoft 365/ SharePoint. Les fiches ont été réalisées par 23 volontaires de différents organismes, dont des archivistes de BAnQ.
Les fiches sont élaborées de manière générique, et peuvent être personnalisées en fonction de l’organisme. Chaque fiche est accompagnée d’une présentation sommaire et, lorsque celui-ci est disponible, du Google Docs qui a servi de base de réflexion (questions, éléments d’information, etc.).
Fiche 1 : Gouvernance et pilotage
Cette fiche est la pièce maîtresse du projet, offrant une carte routière pour l’implantation d’une saine gestion de l’information dans SharePoint / Microsoft 365. Elle constitue aussi un plan de match, permettant d’identifier ce qu’il y a à faire et ce qui est déjà fait.
Consultez la présentation de la fiche 1
Fiche 2 : Organisation de l’information et des métadonnées
Cette fiche concerne l’organisation de l’information et de la gestion des métadonnées dans SharePoint uniquement. OneDrive et les autres espaces où les utilisateurs peuvent enregistrer ou partager l’information ne sont pas considérés.
Consultez la présentation de la fiche 2
Fiche 3 : Gestion des périodes d’utilisation et de la disposition
Cette fiche traite de la gestion du cycle de vie de l’information, notamment de la façon d’appliquer les règles de conservation et de faire la rétention de l’information en utilisant les outils de SharePoint.
Consultez la présentation de la fiche 3
Fiche 4 : Sécurité, droits d’accès et confidentialité*
Cette fiche identifie les éléments de sécurité, de droits d’accès et de confidentialité à considérer, en complément des éléments intégrés à la fiche 1, Gouvernance et pilotage.
Consultez la présentation de la fiche 4
* Il n’y a pas de fichier Google Docs pour cette fiche.
Fiche 5 : Préservation et entreposage
Cette fiche aborde la préservation et l’entreposage de l’information, ainsi que des éléments à considérer pour maintenir l’accès et l’utilisation de l’information dans le temps, ainsi que pour assurer une migration de fichiers vers SharePoint.
Consultez la présentation de la fiche 5