Plusieurs facteurs peuvent influer sur le temps nécessaire pour analyser et approuver un calendrier de conservation. Parmi ces facteurs, notons le type de demande d'approbation (calendrier complet, refonte ou modifications), le nombre et la complexité des règles soumises, le nombre de demandes d'approbation reçues par BAnQ ainsi que le temps nécessaire à l'organisme pour donner suite au rapport d'analyse. BAnQ fait tout en son pouvoir pour assurer le traitement rapide des demandes, et ce, tout en respectant, par souci d'équité, l'ordre de réception des demandes.

En vertu de l'article 2 du Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l'élimination des archives publiques, une description sommaire du contenu de chaque dossier principal doit apparaître pour chacune des séries documentaires présentées dans le calendrier de conservation. Le titre n'est donc pas suffisant. La description doit être claire et complète. Elle doit permettre de déterminer la durée d'utilisation des documents aux états actif et semi-actif, ainsi que l'évaluation par les archivistes du potentiel historique du dossier. De plus, une mention des types de documents est souhaitée, par exemple : compte rendu; étude, rapport, analyse; liste; correspondance ou inventaire. 

Oui. La responsabilité d'une série documentaire peut être divisée entre deux ou plusieurs unités administratives au sein d'un organisme. Dans ce cas, il importe de bien distinguer, dans la description, l'unité responsable de chaque aspect particulier de la série documentaire. Il peut aussi arriver que la série documentaire contienne des documents communs à un grand nombre ou à l'ensemble des unités de l'organisme. Dans ce cas, on peut tout simplement indiquer « Toutes les unités administratives concernées » dans le champ d'inscription du détenteur principal.

Oui. Le texte du premier alinéa de l'article 8 de la Loi sur les archives le précise ainsi : « Un organisme public visé aux paragraphes 1° ou 3° de l'annexe doit, conformément au règlement, soumettre à l'approbation de Bibliothèque et Archives nationales du Québec son calendrier de conservation et chacune de ses modifications. » En conséquence, tout changement aux règles de conservation, aussi minime soit-il, doit être analysé et approuvé par BAnQ. Par ailleurs, « un organisme public visé aux paragraphes 4° à 7° de l'annexe doit, conformément au règlement, soumettre à l'approbation de Bibliothèque et Archives nationales du Québec son calendrier de conservation et toute modification relative à l'addition de nouveaux documents ou relative aux documents destinés à être conservés de manière permanente ».

La collecte d'information sur la mission et les mandats de l'organisme, la lecture des rapports annuels et autres bilans ainsi que l'inventaire des activités sont à la base de l'élaboration d'un plan de classification. Par la suite, des entrevues avec des gestionnaires et d'autres personnes-ressources permettront de nommer et de décrire plus précisément les activités. Il existe par ailleurs certains modèles pour les documents de gestion.

Une liste de concordance est un plan de classification dans lequel on associe une règle de conservation à chacune de ses activités. Attention : la liste de concordance n'est pas un calendrier de conservation, car on peut y retrouver plusieurs fois la même règle. Le calendrier de conservation, quant à lui, soumet à l'approbation de BAnQ un seul exemplaire de chaque règle.

La manipulation est l'une des principales causes des altérations physiques que les documents d'archives peuvent subir. Le principe de base consiste à manipuler les documents le moins possible et à limiter le nombre de documents à déplacer. La manipulation des documents requiert le respect de certaines règles de base :

• ne jamais boire ni manger à proximité des documents d'archives ou des endroits qui leur sont réservés;
• s'assurer d'avoir les mains propres et sèches et porter des gants de coton ou de plastique non poudrés pour manipuler certains types de documents;
• travailler sur des surfaces de travail propres et sèches, exemptes de poussière, suffisamment larges et bien dégagées;
• éviter de porter des vêtements et des bijoux dans lesquels les documents pourraient se coincer et s'abîmer;
• ne jamais s'appuyer sur un document d'archives;
• utiliser uniquement des crayons à mine de graphite;
• ne jamais utiliser de ruban adhésif, de papillons adhésifs (de type Post-it), d'élastiques ou de trombones sur les documents;
• préparer tout déplacement de documents en ouvrant les portes situées sur le parcours, en utilisant un chariot aux dimensions appropriées et en demandant de l'aide si les documents sont de grand format, fragiles, volumineux ou lourds.

Renseignements supplémentaires 

Conseil canadien des archives, Manuel de conservation des documents d'archives (Red Book), 2003, 90 p., chapitres 4 et 6.

En général, les systèmes de rangement dans les aires d'entreposage sont constitués d'étagères. Celles-ci doivent être solides et faites d'un matériau qui ne contribue pas à la détérioration des documents, idéalement de l'acier à revêtement poudré ou de l'acier émaillé. Le bois n'est pas recommandé, car il dégage des émanations nocives pour les documents d'archives. Les étagères ne doivent pas comporter d'arêtes vives, de coins pointus ou de surfaces rugueuses. Il est préférable d'utiliser des étagères munies d'une tablette supérieure vide afin de mieux protéger les documents de la poussière ou d'éventuels dégâts causés par le bris d'un tuyau, par une infiltration d'eau ou par le déclenchement des gicleurs lors d'un incendie. Les systèmes de rangement sont adaptés aux divers supports documentaires : les documents reliés ou brochés peuvent être entreposés sur des rayonnages ouverts, alors que les documents en feuilles doivent idéalement être rangés dans des contenants protecteurs. Ils seront ainsi conservés dans de meilleures conditions que s'ils étaient simplement déposés dans une chemise ou dans une boîte. Quant aux microformes, aux cartes, aux plans et aux dessins de grand format, ils doivent être entreposés dans des tiroirs ou dans des meubles spécialement conçus à cet effet.

Renseignements supplémentaires

Conseil canadien des archives, Manuel de conservation des documents d'archives (Red Book), 2003, 90 p., chapitre 4.

Conseil canadien des archives, Contenants protecteurs pour documents d'archives, 1995, 88 p.

Archives nationales du Québec et ministère de la Culture et des Communications, Guide d'aménagement d'un centre d'archives, 2000, 110 p.

Toutes les formes de rayonnement lumineux détériorent les documents en décolorant, en jaunissant et en affaiblissant les matériaux qui les composent. C'est pourquoi il faut contrôler la quantité de lumière que peuvent recevoir les documents et réduire, voire éliminer complètement les rayonnements les plus dommageables : les rayons infrarouges et ultraviolets. Dans les aires d'entreposage, il faut donc :

• éteindre systématiquement l'éclairage en sortant;
• installer une minuterie ou des interrupteurs automatiques afin de contrôler l'éclairage en tout temps;
• installer des stores aux fenêtres, ou encore appliquer une pellicule filtrante sur les vitres afin de réduire le rayonnement ultraviolet;
• installer des manchons filtrants sur les lampes et sur les tubes fluorescents ordinaires, en choisir qui émettent peu ou pas de rayons ultraviolets ou encore diminuer l'intensité de l'éclairage en retirant un certain nombre de tubes fluorescents;
• garder les documents couverts ou les ranger dans des boîtes protectrices. Il faut également appliquer cette mesure lorsque les documents se trouvent dans les salles de travail ou de consultation.

Renseignements supplémentaires

Conseil canadien des archives, Manuel de conservation des documents d'archives (Red Book), 2003, 90 p., chapitre 3.

Conseil canadien des archives, Lignes directrices concernant les conditions de conservation ambiantes dans une bibliothèque et dans un dépôt d'archives, 1995, 104 p.

Le choix de contenants protecteurs appropriés pour les différents supports contribue à stabiliser l'état de conservation et à prolonger sensiblement la durée de vie des documents d'archives. Ces contenants doivent protéger les documents d'archives des polluants, de la lumière et de la manipulation tout en procurant un support physique adéquat aux pièces qu'ils renferment. Les contenants protecteurs, les chemises et les boîtes doivent être de qualité supérieure : leurs matériaux constitutifs doivent être stables et exempts de tout produit susceptible de les endommager. Comme l'acidité peut se transmettre aux documents par simple contact et accélérer le processus de détérioration, les papiers, les cartons et les plastiques doivent être dépourvus de tout résidu acide et de tout dérivé chloré. Les plastiques suivants sont recommandés pour leur stabilité chimique : polyester, polypropylène et polyéthylène. Les contenants protecteurs doivent être légèrement plus grands que les documents. L'espace laissé libre à l'intérieur doit être comblé au moyen de cales en carton ou en plastique stable et sans résidu acide afin d'empêcher les documents de s'affaisser.

Renseignements supplémentaires

Conseil canadien des archives, Manuel de conservation des documents d'archives (Red Book), 2003, 90 p., chapitres 4 et 6.

Site Web du Conseil canadien des archives, liste de publications dans la section du Comité sur la préservation : www.cdncouncilarchives.ca/f-presinfo.html

La température et l'humidité relative sont des paramètres fondamentaux parmi les conditions environnementales auxquelles il faut veiller pour assurer la conservation des documents d'archives. Chaque type de support exige un environnement particulier qui doit être le plus stable possible. Idéalement, les documents sont entreposés par type de support et dans des locaux séparés dotés de systèmes de contrôle indépendants. Si un fonds d'archives à supports multiples (donc à stabilité chimique et mécanique variable) est entreposé dans un seul local, il faut faire des compromis en choisissant les taux de température et d'humidité relative qui conviennent au support le plus sensible. Il faut aussi noter que l'entreposage en chambre froide est la seule méthode qui puisse garantir une conservation à long terme des documents à stabilité chimique faible, par exemple les négatifs en acétate et en nitrate de cellulose ainsi que les épreuves en couleurs. Des indications relatives aux conditions environnementales idéales pour chaque type de support sont disponibles à l'adresse suivante : www.cdncouncilarchives.ca/RBch3_fr.pdf.

Renseignements supplémentaires

Conseil canadien des archives, Manuel de conservation des documents d'archives (Red Book), 2003, 90 p., chapitre 3.

Conseil canadien des archives, Lignes directrices concernant les conditions de conservation ambiantes dans une bibliothèque et dans un dépôt d'archives, 1995, 104 p.

Archives nationales du Québec et ministère de la Culture et des Communications, Guide d'aménagement d'un centre d'archives, 2000, 110 p.

La mise en œuvre d'un programme de contrôle de la température et de l'humidité relative dans les aires d'entreposage et d'exposition permet de mesurer les variations saisonnières et de repérer les zones nécessitant des interventions pour améliorer les conditions de conservation. Variés, ces appareils de contrôle vont des instruments de mesure classiques (tels que les thermohygrographes et les psychromètres) aux dispositifs d'enregistrement continu intégrés à des systèmes centraux entièrement automatisés. Certains modèles peuvent s'avérer très onéreux : il faut donc bien déterminer ses besoins lors du choix d'un instrument de mesure. L'installation d'un système de ventilation et de conditionnement de l'air est la meilleure façon d'obtenir des conditions ambiantes optimales pour la conservation des documents d'archives. L'utilisation d'humidificateurs et de déshumidificateurs portatifs constitue une option peu onéreuse pour contrôler les conditions environnementales dans les aires d'entreposage et d'exposition. Cependant, ces appareils doivent être munis d'un dispositif de réglage automatique afin d'assurer efficacement la stabilité du taux d'humidité. Un déshumidificateur doit pouvoir traiter et conditionner l'air d'une pièce une fois l'heure. Afin de limiter le risque de développement de moisissures, il est essentiel d'entretenir régulièrement ces appareils.

Renseignements supplémentaires

Conseil canadien des archives, Manuel de conservation des documents d'archives (Red Book), 2003, 90 p., chapitre 3.
Conseil canadien des archives, Lignes directrices concernant les conditions de conservation ambiantes dans une bibliothèque et dans un dépôt d'archives, 1995, 104 p.
Archives nationales du Québec et ministère de la Culture et des Communications, Guide d'aménagement d'un centre d'archives, 2000, 110 p.

BAnQ dispose de 60 jours pour analyser une demande de versement. L'archiviste vérifie la conformité des bordereaux de versement avec le calendrier de conservation du ministère ou de l'organisme qui souhaite verser ses documents (conformité d'application des délais de conservation approuvés et validation de l'unité administrative désignée comme détentrice principale). Il vérifie ensuite la partie descriptive des documents qui doivent être versés.

En vertu de son calendrier de conservation, le responsable de la gestion documentaire des ministères et organismes procède une fois l'an au versement des documents destinés à la conservation permanente. Chaque responsable doit signer et dater chaque bordereau qu'il fait parvenir aux archivistes de BAnQ au moins 60 jours avant la date prévue pour le versement.

Oui. Pour connaître les séries documentaires susceptibles d'être assujetties à des restrictions d'accès, il est recommandé de consulter l'unité administrative qui produit les documents ainsi que la direction des affaires juridiques de votre organisme. En l'absence de ce renseignement, BAnQ considérera que l'organisme a donné son accord pour que les documents soient accessibles dès leur versement.

Tout organisme doit indiquer sur le bordereau de versement le délai d'inaccessibilité de chaque document dont l'accès est refusé par l'organisme public en vertu des articles 18 à 22, 27, 30 à 32 ainsi que 35 à 41 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ou en vertu des articles d'une autre loi qui impose des restrictions d'accès à certains documents faisant l'objet du versement. De plus, tout organisme doit inscrire en caractères gras et entre parenthèses l'année d'accès à la suite du titre ou du sujet des documents concernés.

Non. Le document versé devient la propriété de BAnQ. Cependant, l'organisme peut le consulter sur place ou demander d'en obtenir une copie, voire les deux. S'il y a lieu, l'organisme qui a versé ce document peut obtenir une copie certifiée conforme à l'original.

Il est possible de retrouver une boîte d'archives déjà versée en utilisant la fonction recherche avancée de la base de données Pistard, accessible sur la page d'accueil du portail de BAnQ. Dans le champ Versement / contenant, il faut inscrire le numéro de versement ainsi que celui du contenant attribué par BAnQ (par exemple : 2007-01-001/ 2), puis cliquer sur le bouton Rechercher. On obtient alors la liste sommaire des boîtes qui portent ce numéro. Puisque ce même numéro peut avoir été utilisé par plusieurs centres d'archives du réseau de BAnQ, il est nécessaire de porter attention au titre du fonds ainsi qu'au lieu où il est entreposé. Enfin, il est également possible d'effectuer une recherche générale par numéro de versement.

En effet, même si les cours municipales ont des relations très étroites avec les municipalités, elles sont visées au troisième paragraphe de l'annexe à la Loi sur les archives, au même titre que les autres tribunaux provinciaux, les coroners et les commissaires-enquêteurs, plutôt qu’au quatrième paragraphe, comme les municipalités. Par conséquent, en vertu de l'article 15 de cette loi, elles doivent, une fois par année, verser à Bibliothèque et Archives nationales du Québec les documents inactifs dont le calendrier de conservation prévoit la conservation permanente.

La norme OAIS (Open Archival Information System) implique les éléments suivants : 1) un producteur, qui fournit l'information à conserver; 2) un gestionnaire (informaticien ou archiviste), responsable des activités quotidiennes du système OAIS; 3) le contrôle; 4) l'administration; et 5) un client (consumer), qui accède au système OAIS pour obtenir l'information qui y est conservée.

Parce que l'utilisation d'un système ouvert permet de gérer autant le document que le dossier tout au long du cycle de vie documentaire. Ce système couvre tous les aspects du fonctionnement d'un système d'information et peut s'appliquer aux archives tant publiques que privées en assurant la conservation à long terme des documents et des dossiers et en utilisant les outils de gestion documentaire reconnus.

L'agrément d'un service d'archives privées est valide pour une durée de deux ans à compter de la date de délivrance du certificat.

Les services d'archives privées visés par ce programme sont les services d'archives privées agréés, à l'exception des services d'archives relevant d'organismes publics et de ceux relevant d'entreprises industrielles et commerciales.