Archives
Lancement du programme de Soutien aux archives privées
Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) lance son programme d’aide financière Soutien aux archives privées pour les années 2022-2024. Ce programme s’adresse aux services d’archives privées agréés (SAPA) ayant obtenu l’agrément pour la période 2022-2024.
Recueil des règles de conservation du secteur municipal – séries de gestion
BAnQ annonce la parution du Recueil des règles de conservation du secteur municipal – Séries de gestion. Ce recueil constitue une version partielle puisqu’il ne remplace que les règles de gestion du Guide de gestion des documents municipaux de l’Association des Directeurs municipaux du Québec (ADMQ) de 2014.
Il comprend les séries de gestion suivantes :
Administration et affaires juridiques
Ressources humaines
Communications et relations publiques
Ressources informationnelles
Ressources financières
Ressources mobilières et immobilières
Afin de faciliter la transition, une table de concordance, pour connaître les modifications entre les règles du guide de 2014 et celles du présent recueil, se trouve aux pages 7 et 8 de cette nouvelle publication.
Notez que les règles des séries d’exploitation 500 à 800 du guide de 2014 demeurent valides.
Les deux documents resteront en vigueur jusqu’à la publication des règles d’exploitation. Ce recueil devrait être complété au cours de la prochaine année.
Lancement du Programme d’agrément des services d’archives privées
Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) lance son programme d’agrément des services d’archives privées pour les années 2022-2024. Les services d’archives privées ayant obtenu l’agrément pour la période 2020-2022 doivent, conformément au Règlement sur l'agrément d'un service d'archives privées (RLRQ, chapitre A-21.1, r. 1), présenter une demande de renouvellement.
En ce qui concerne les nouveaux agréments, seules les demandes provenant de services d’archives ayant déjà bénéficié de l’agrément ou se trouvant dans une région ne possédant pas de services d’archives privées agréés sur son territoire seront admissibles, et ce, afin de poursuivre la consolidation du réseau actuel.
Modifications apportées au Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec
Nous sommes heureux d’annoncer la parution de la version 4 du Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec. Cette version constitue une mise à jour du guide publié en 2019. À noter que les règles suivantes ont été modifiées :
- 01-406 : Registre local des accidents et des incidents – usagers
- 02-303 : Contrats de biens non capitalisables et de services professionnels
- 03-301 : Dossier des employées, volet cheminement de carrière
- 03-302 : Dossiers des employés, volet rémunération
- 10-106 : Dossier de l’usager : vaccination
- 11-401 : Ressources d’hébergement
Le détail des modifications se retrouve à la page 3 du recueil, accessible sur le portail de BAnQ.
Rappelons que le recueil se veut une référence sur laquelle les gestionnaires peuvent s’appuyer pour organiser et tenir à jour leurs propres outils de gestion documentaire. Ils pourront ainsi se conformer à la Loi sur les archives, notamment en élaborant et en faisant approuver leurs calendriers de conservation.
Modifications apportées au Guide de gestion des archives des établissements d’enseignement collégial du Québec
Modifications apportées au Guide de gestion des archives des établissements d’enseignement collégial du Québec
Nous sommes heureux d’annoncer la parution de la version 1.2 du Guide de gestion des archives des établissements d’enseignement collégial du Québec. Cette version constitue une mise à jour du guide publié en 2011. À noter que les règles suivantes ont été modifiées :
1000-12 : Conseil d’administration
1000-14 : Comité exécutif
1000-15 : Commission des études
1000-16 : Comités internes
2000-07 : Dossiers du personnel
2000-11 : Gestion du temps de travail
3000-10 : Emprunts, placements et garanties
5000-12 : Portail et sites web
6000-07 : Courriel
7000-08 : Journée d’accueil – étudiants
7000-14 : Dossiers étudiants
7000-15 : Dossiers des étudiants – volet « cheminement scolaire »
8000-27 : Examens et travaux pratiques
8000-28 : Examens et travaux pratiques – Documents complétés par les étudiants
8000-29 : Plagiat, mesures disciplinaires et assiduité scolaire
Le détail des modifications se retrouve dans les premières pages du Guide de gestion, accessible sur le portail de BAnQ.
Rappelons que le recueil se veut une référence sur laquelle les gestionnaires peuvent s’appuyer pour organiser et tenir à jour leurs propres outils de gestion documentaire. Ils pourront ainsi se conformer à la Loi sur les archives, notamment en élaborant et en faisant approuver leurs calendriers de conservation.
Fiche d’information portant sur l’adoption de la Loi modifiant principalement la Loi sur l`instruction publique relativement à l`organisation et à la gouvernance scolaire
BAnQ dévoile aujourd’hui une nouvelle fiche d’information portant sur l’adoption de la Loi modifiant principalement la Loi sur l`instruction publique relativement à l`organisation et à la gouvernance scolaire. Cette fiche s’adresse aux centres de services scolaires (anciennement les commissions scolaires) visés par le paragraphe 6 de l’annexe de la Loi sur les archives. Elle poursuit l’objectif de clarifier les impacts de la Loi 40 quant à la gestion documentaire des centres de services scolaires et à préciser certaines modifications à apporter à leurs calendriers de conservation.
Nous vous invitons à consulter le document pour plus de détails.
La gestion des documents des centres de services scolaires dans le contexte de la Loi modifiant principalement la Loi sur l’instruction publique relativement à l’organisation et à la gouvernance scolaires (PDF - 760 Ko)
Plan de reprise des activités des SAPA
BAnQ est heureuse d'annoncer la parution d'une proposition de plan de reprise des activités des services d'archives privées agréés (SAPA) dans le contexte de la pandémie de la COVID-19.
Cet outil de référence permettra aux SAPA d'élaborer leur propre plan afin de s'assurer d'une reprise de leurs activités de manière optimale et sécuritaire pour les employés, les bénévoles et éventuellement les usagers
Proposition de plan de reprise des activités pour les SAPA, [PDF – 768 Ko] Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2020, 10 pages.
La numérisation de documents administratifs : Méthodes et recommandations
BAnQ est heureuse de vous annoncer la mise à jour du document La numérisation des documents administratifs : Méthodes et recommandations. Cette nouvelle version comporte quelques modifications de contenu, mais surtout l’ajout de deux outils de référence en annexe. L’un présentant une nouvelle méthode d’inscription des séries documentaires faisant l’objet d’une numérisation pour la modification de votre calendrier de conservation et l’autre présentant un modèle de procédure de numérisation à l’intention des organismes publics.
La numérisation de documents administratifs : Méthodes et recommandations, [PDF - 717 Ko], mise à jour 2019, 25 pages.
Fiche d’information sur le moissonnage des sites Web gouvernementaux
Fiche d’information sur le moissonnage des sites Web gouvernementaux
BAnQ dévoile aujourd’hui une nouvelle fiche d’information sur le moissonnage des sites Web gouvernementaux destinée à l’ensemble des organismes publics québécois.
Cette fiche vise avant tout à présenter d’une manière sommaire le programme de moissonnage ainsi que les modalités de diffusion des sites moissonnés.
Nous vous invitons à consulter le document pour plus de détails!
Moissonnage des sites Web gouvernementaux (2019-01) (PDF - 92 Ko)
Publication du Recueil des délais de conservation des documents et des archives des municipalités régionales de comté
BAnQ est heureuse de vous annoncer la publication du Recueil des délais de conservation des documents et des archives des municipalités régionales de comté qui se veut une refonte complète du recueil qui avait été publié en 1985 et révisé en 1989.
Recueil des délais de conservation des documents et des archives des municipalités régionales de comté, [PDF - 4.52 Mo] ou [Word - 2.36 Mo], Bibliothèque et Archives nationales du Québec et l’Association des directeurs généraux des MRC du Québec, 2018, 262 pages.
Transfert de compétence
BAnQ dévoile aujourd’hui une nouvelle fiche d’information sur les transferts de compétences destinée à tous les organismes publics assujettis à la Loi sur les archives qui sont tenus de verser leurs archives à Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ).
Les recommandations émises par la DGAN tiennent compte de la Loi sur les archives et des règlements qui en découlent.
Nous vous invitons à consulter le document pour plus de détails!
Transfert de compétence – Fiche d’information (2018-10) [PDF – 241 Ko]
Recueil de règles de conservation des documents communs des ministères et des organismes gouvernementaux
BAnQ est heureuse de vous annoncer la mise à jour du Recueil des règles de conservation des documents communs des ministères et des organismes gouvernementaux. Cette nouvelle version comporte plusieurs modifications et ajouts dans les titres, les descriptions, les remarques générales, les délais de conservation et les types de documents. De plus, plusieurs règles ont été abrogées et fusionnées. Enfin, la version 2018 se voit bonifiée de nouvelles règles (Éthique, Révision et optimisation des processus, Gestion de projet, Réunions préparatoires aux travaux parlementaires, Gestion des droits d’auteur et Mouvement de personnel) élaborées afin de répondre aux besoins des organismes publics.
Recueil de règles de conservation des documents communs des ministères et des organismes gouvernementaux, [PDF - 2,03 Mo] ou [Word - 1,65 Mo], mise à jour 2018, 144 pages.
Fiche d’information sur l’utilisation de l’infonuagique
BAnQ dévoile aujourd’hui une nouvelle fiche d’information sur l’utilisation de l’infonuagique destinée à l’ensemble des organismes publics québécois.
Les recommandations émises par la DGAN tiennent compte de la Loi sur les archives et des autres législations qui régissent la gestion de l’information des organismes publics, sans oublier les orientations du Secrétariat du Conseil du Trésor en la matière.
Nous vous invitons à consulter le document pour plus de détails!
Infonuagique – Fiche d’information (2018-06) [PDF – 93.8 Ko]
Ce document présente des recommandations quant à l’utilisation de l’infonuagique par les organismes publics québécois.
Nouvelle publication : Guide d’identification des documents essentiels
En mai 2017, lors de la 19e journée thématique du GEGD, était présenté aux membres le Guide d’identification des documents essentiels, ce guide élaboré par un groupe de travail mandaté par le GEGD propose une méthodologie et des outils pour faciliter l’identification des documents essentiels. Il se divise en deux sections. La première présente les aspects plus théoriques du processus et la seconde propose des éléments pratiques pour réaliser concrètement l’identification des documents essentiels.
Puisqu’il n’existe pas de liste universelle de documents essentiels, chaque organisation doit donc établir sa propre liste et la maintenir à jour. Ce guide ne prétend pas représenter l’unique méthode pour l’identification des documents essentiels, mais suggère différentes étapes et certains outils pour faciliter le processus d’identification et ainsi s’assurer de mettre en place des moyens pour les gérer et les protéger et ce, peu importe leur support.
Pour consulter le guide : Guide d’identification des documents essentiels, [Word - 276 Ko] [PDF - 210 ko] Groupe d’expertise en gestion des documents du gouvernement du Québec (GEGD), 2017, 30 pages.
Aide-mémoire concernant la gestion des documents et des archives des offices municipaux d'habitation dans le contexte d'un transfert de compétences
Le 10 juin 2016, la Loi modifiant diverses dispositions législatives en matière municipale concernant notamment le financement politique a été adoptée par l’Assemblée nationale. Cette loi a pour fin de modifier certaines dispositions de la Loi sur la Société d’habitation du Québec (LSHQ) afin de permettre une restructuration du réseau des offices municipaux d’habitation (OMH) du Québec.
Les organismes impliqués dans le processus de regroupement doivent respecter les modalités prévues dans la Loi sur les archives. C’est pourquoi, Bibliothèque et Archives nationales du Québec a préparé un aide-mémoire pour sensibiliser les organismes publics concernés à leurs obligations et ainsi faciliter le transfert et la conservation des documents dans le respect des lois et des principes archivistiques.
Ce document, intitulé Aide-mémoire concernant la gestion des documents et des archives des offices municipaux d’habitation dans le contexte d’un transfert de compétences rappelle les assises légales et archivistiques sur lesquelles reposent les actions à entreprendre. Nous vous invitons à le consulter.
Pour en savoir davantage, ou pour toute demande de conseil, nous vous invitons à entrer en contact avec l’archiviste de BAnQ responsable de votre région. La liste est disponible à l’annexe 2 du document.
Aide-mémoire concernant la gestion des documents et des archives des offices municipaux d'habitation dans le contexte d'un transfert de compétences (2017-05-08) [PDF – 489 Ko], Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2017, 10 pages.
Guide de gestion des archives à l’intention des établissements d’enseignement privé du Québec
La Fédération des établissements d’enseignement privés et Bibliothèque et Archives nationales du Québec ont procédé à la mise à jour du Guide de gestion des archives à l’intention des établissements d’enseignement privé du Québec. Cet outil constitue un point d'appui pour les gestionnaires qui souhaitent élaborer et appliquer une politique de gestion des archives dans leurs établissements.
Guide de gestion des archives à l’intention des établissements d’enseignement privé du Québec [PDF – 2,16 Mo] Fédération des établissements d'enseignement privés, en collaboration avec Bibliothèque et Archives nationales du Québec, version 1.2, février 2016, 165 pages.
Guide des archives de la danse au Québec
Nous sommes heureux de vous présenter le Guide des archives de la danse au Québec [Word - 8,66 Mo] ou [PDF - 1,12 Mo] Bibliothèque et Archives nationales du Québec en collaboration avec différents partenaires, 2015, 111 pages.
Fruit d’un travail de collaboration entre les partenaires du milieu de la danse, du milieu de l’archivistique et du milieu de l’éducation.
Le Guide propose un plan de classification et un calendrier de conservation adaptés aux organismes de danse. Il contient également un chapitre sur la conservation des archives et sur la gestion des locaux d’entreposage. De plus, il inclut un chapitre sur la donation des organismes de danse auprès des institutions patrimoniales. Enfin, on retrouve différentes annexes telles que des modèles de convention de donation ainsi que des compléments sur la boîte chorégraphique et sur le dépôt légal.
Le système GALA : des capsules explicatives maintenant disponibles
Le 14 février 2014, BAnQ lançait officiellement le système GALA (Gestion de l’application de la Loi sur les archives) qui rend transactionnel le processus de création, de soumission, d’analyse et d’approbation des calendriers de conservation entre les organismes publics et BAnQ.
Cette plateforme Web représente également une avancée technologique dans ce processus car, via un fichier XML, l’interopérabilité des systèmes de gestion intégrée des documents des organismes et GALA devient possible. Le système offre aussi à l’organisme un espace de travail convivial pour l’élaboration de ses règles de conservation, en lui permettant notamment l’importation de règles provenant de plusieurs recueils de délais communs.
Dans le but d’expliquer aux organismes les fonctionnalités du système GALA, une dizaine de capsules explicatives ont été produites et sont maintenant disponibles sur le portail de BAnQ en format Power point (.ppsx) ou en format imprimable (.pdf).
- Capsule 1 : Introduction à GALA [PPSX – 4,71 Mo ou PDF – 697 Ko]
- Capsule 2 : Créer une demande – Premier calendrier [PPSX – 2,31 Mo ou PDF – 533 Ko]
- Capsule 3 : Créer une demande – Modification d’un calendrier [PPSX – 1 Mo ou PDF – 470 Ko]
- Capsule 4 : Créer une demande – Refonte d’un calendrier [PPSX – 2,72 Mo ou PDF – 554 Ko]
- Capsule 5 : Constituer les règles d’une demande [PPSX – 5,57 Mo ou PDF – 682 Ko]
- Capsule 6 : Le formulaire Règle de conservation [PPSX – 6,66 Mo ou PDF – 558 Ko]
- Capsule 7 : Compléter une demande [PPSX – 2,63 Mo ou PDF – 314 Ko]
- Capsule 8 : Soumettre une demande [PPSX – 4,95 Mo ou PDF – 481 Ko]
- Capsule 9 : L’analyse d’une demande [PPSX – 4,66 Mo ou PDF – 507 Ko]
- Capsule 10 : L’approbation d’une demande [PPSX – 3,71 Mo ou PDF – 521 Ko]
Rappelons que depuis l’adoption de la Loi sur les archives en 1983, les organismes publics sont tenus d’établir et de maintenir des calendriers de conservation permettant une saine gestion des documents qu’ils produisent. Ces calendriers servent à déterminer les périodes d’utilisation des documents et à indiquer lesquels doivent être conservés de manière permanente et lesquels doivent être éliminés. À terme, les documents conservés viendront enrichir le patrimoine documentaire du Québec.
Recueil de gestion des documents et des archives des services de police
Bibliothèque et Archives nationales du Québec, en collaboration avec différents partenaires du milieu policier et municipal, a procédé à la mise jour du recueil de délais de conservation consacré exclusivement aux séries documentaires des services de police. Ce recueil constitue une référence sur laquelle les gestionnaires des services de police peuvent s'appuyer afin d’élaborer et de tenir à jour leurs propres outils de gestion documentaire de manière à se conformer à la Loi sur les archives.
Recueil de gestion des documents et des archives des services de police, [PDF - 3,72 Mo] ou [Word - 4,53 Mo] Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2015, 209 pages.