Plan de classification

L'organisation logique et rationnelle des documents produits et reçus par un organisme est essentielle à la bonne marche de ses activités. Qu'ils soient sous forme papier ou numérique, la gestion des documents ne peut être laissée au bon vouloir de tous et de chacun. C'est dans cette perspective que les spécialistes de la gestion des documents préconisent le recours à un plan de classification. L'élaboration du plan de classification constitue l'une des activités fondamentales de la gestion des documents d'un organisme.

Objectifs et avantages

L'utilisation d'un plan de classification offre plusieurs avantages et permet notamment d'atteindre les objectifs suivants :

• accélérer le classement des dossiers quel que soit leur nature ou leur support;
• favoriser l'accès à l'information en accélérant l'identification et le repérage des documents et des informations qu'ils contiennent;
• favoriser la prise de décisions et la mise en œuvre d'actions de manière plus rapide et plus efficace;
• accroître la sécurité des documents, notamment en protégeant les données à caractère personnel qu'ils contiennent;
• diminuer les conséquences de la mobilité du personnel en permettant la continuité des opérations;
• accroître l'efficacité de l'organisation dans l'accomplissement de ses activités.

L'élaboration d'un plan de classification

La collecte de données générales sur la mission et les mandats de l'organisme validée par des entrevues auprès des gestionnaires et des usagers concernés ainsi que la consultation de plans de classification en usage dans d'autres organismes sont des moyens d’élaborer un plan de classification.

La structure et la codification

Chaque plan de classification est divisé en deux catégories : les séries de gestion, c'est-à-dire celles qui regroupent les dossiers découlant des activités communes à la plupart des organismes, et les séries d'exploitation relatives aux activités spécifiques à chaque organisme. Ces deux catégories sont divisées en sous-activités et parfois en sous-sous-activités. Dans tous les plans de classification, on trouve à peu de chose près les sections suivantes pour les séries de gestion :

• ADMINISTRATION;
• LÉGISLATION ET AFFAIRES JURIDIQUES;
• GESTION DES RESSOURCES HUMAINES;
• GESTION DES RESSOURCES FINANCIÈRES;
• GESTION DES RESSOURCES IMMOBILIÈRES;
• GESTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES;
• GESTION DES RESSOURCES INFORMATIONNELLES ET DES COMMUNICATIONS.

La codification, quant à elle, peut prendre trois formes : numérique, alphabétique ou alphanumérique. Il importe d'en retenir une, la plus simple possible, qui répondra adéquatement aux besoins de l'organisation. Rappelons que la codification permet essentiellement le classement des documents à l'intérieur des dossiers ainsi que la localisation des dossiers dans leur unité de rangement, physique ou virtuelle. Chaque organisme peut néanmoins compléter la codification suggérée avec d'autres codes personnalisés, propres à certaines séries de dossiers particulièrement volumineuses. Un des codes de classification les plus souvent utilisés est formé de quatre chiffres. Les grandes classes sont numérotées par blocs dans les milliers et les nomenclatures de deuxième niveau portent un nombre dans les centaines, les nomenclatures de troisième niveau étant désignées par des nombres dans les dizaines. Par exemple, voici des exemples de codes de classification :

• 3000 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
  • 3100 Gestion des emplois et des effectifs
    • 3110 Plan des effectifs
    • 3120 Plan ministériel de mobilité
    • 3130 Évaluation des emplois
  • 3200 Dotation des emplois
  • 3300 Dossiers des employés
• 4000 GESTION DES RESSOURCES FINANCIÈRES

Le plan de classification est un document qui doit évoluer au même rythme que l'organisme. L'attribution de nouveaux mandats et le transfert de compétences sont des facteurs qui peuvent amener l'organisme à apporter des modifications à son plan de classification.

Pour de plus amples informations à ce sujet, consulter la section Publications proposées : plan de classification.