© Portrait statistique des centres et services d'archives du Québec 2017

Les centres et services d'archives ont manifesté le besoin de disposer de données statistiques à jour leur permettant de se comparer à d'autres organismes de même nature, à des fins de gestion stratégique. À l'heure où les gouvernements investissent de nombreuses ressources pour soutenir les centres et services d'archives dans leurs efforts de numérisation du patrimoine documentaire canadien, il est impératif de connaître la capacité de ces organismes à mettre en place des pratiques qui assureront un accès pérenne à ce patrimoine. À cet effet, des données statistiques normalisées permettront aux centres et services d'archives de disposer d'éléments de comparaison pour évaluer les résultats atteints et les progrès accomplis, identifier les points forts et les points faibles de leurs pratiques et, ainsi, bénéficier d'arguments supplémentaires pour justifier les améliorations à apporter. Pour ce faire, la communauté archivistique a tout intérêt à refaire périodiquement une enquête de l'état de la situation des centres et services d'archives, afin que ceux-ci puissent évaluer leur performance dans une perspective évolutive.

Dans cette perspective, en août 2012, une consultation de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) auprès de représentants de l'Association des archivistes du Québec (AAQ) et du Réseau des services d'archives du Québec (RAQ) a mis en avant l'intérêt du milieu professionnel pour des données statistiques actualisées.

Initiative conjointe de BAnQ, de l'AAQ et du RAQ, un groupe de travail a été formé en avril 2013 pour relancer le projet d'enquête statistique. À l'automne 2013, des consultations se sont tenues auprès de représentants de la communauté archivistique du Québec afin d'évaluer l'intérêt à disposer de données statistiques sur la gestion des centres et services d'archives. La communauté a confirmé l'intérêt envers une enquête de grande envergure, de même que l'importance d'élargir la portée de cette enquête aux programmes et services de gestion intégrée des documents et surtout, à la gestion des documents numériques. Les représentants de la communauté ont également manifesté leur intérêt de participer à une telle enquête selon une périodicité plus régulière.

2015-2016 : La première phase du projet (2015-2016) visait à préparer une enquête de grande envergure prévue dans une seconde phase 2 (2016-2017).

Plus spécifiquement, la première phase avait pour objectifs : (1) d'identifier les besoins du milieu, c'est-à-dire les types de données à obtenir et à quelles fins ces données seront exploitées par les centres et services d'archives; (2) de rédiger une première version du questionnaire d'enquête et de tester celui-ci auprès d'un échantillon de centres et services d'archives, afin d'en analyser les résultats obtenus et d'améliorer l'outil de collecte de données pour la phase 2 du projet.

2016-2017 : La phase 2 du projet (2016-2017) avait pour objectif de réaliser et d'administrer l'enquête statistique auprès des centres et services d'archives du Québec. Le prétest mené en 2015-2016, suivi d'entrevues de groupe avec des représentants de la communauté archivistique, ont permis de bonifier le questionnaire d'enquête. Celui-ci abordait les thématiques suivantes :

• Portrait général : identification du centre ou du service d'archives.
• Administration : gouvernance, ressources humaines, ressources financières, ressources matérielles.
• Gestion des archives définitives : acquisition, traitement des archives, recherche et chercheurs, prêts, promotion et diffusion, lieux de conservation.
• Gestion documentaire : outils de gestion documentaire, formation aux usagers, soutien aux unités, traitement des documents, accès et protection, technologie, numérisation, lieux de conservation.
• État de la collection : documents conservés, provenance, gestion de la collection.

L'objectif de ce projet est d'inclure à la fois les centres d'archives dont la mission première est la gestion des archives ainsi que les services d'archives qui sont en soutien dans des organisations dans lesquelles la gestion des documents et des archives est une activité secondaire. Ainsi, la définition retenue pour ce projet est la suivante :

Établissement, organisme ou unité administrative d'un établissement ou d'un organisme dont le mandat ou une partie du mandat est d'acquérir, d'organiser, de traiter, de préserver et de rendre accessibles les archives institutionnelles ou non institutionnelles et de mettre en place les systèmes permettant d'assurer la production et la conservation de documents numériques ou analogiques durant tout leur cycle de vie, c'est-à-dire depuis leur création ou réception, jusqu'à leur disposition finale, soit leur élimination, leur versement à une autre entité ou leur conservation permanente, le tout conformément aux lois et conventions applicables.

À partir de la définition de centre ou service d'archives, une population constituée de 3304 répondants potentiels représentant 2794 organismes a été recensée à partir des répertoires des membres de différentes associations professionnelles en archivistique.

La typologie des secteurs d'activités utilisée dans ce projet s'inspire en partie du Système de classification des activités de la culture et des communications du Québec (SCACCQ), développé en 2004, par l'Observatoire de la culture et des communications du Québec de l'Institut de la statistique du Québec et du Système de classification des industries de l'Amérique du Nord (SCIAN) Canada 2017 version 3.0. Les établissements ont été classés selon leur activité principale.

Le secteur de l'administration publique « comprend les établissements dont l'activité principale est de nature gouvernementale » (SCACCQ).

Le secteur des arts et culture regroupe les « établissements dont l'activité principale consiste à exploiter des installations ou à fournir des services répondant aux intérêts de leurs clientèles en matière de culture, de divertissement et de loisirs » (SCIAN, 2017). Ce secteur comprend aussi « les établissements dont l'activité principale consiste à acquérir, traiter, préserver et exposer des livres et des objets d'intérêt historique, culturel ou éducatif » (SCIAN, 2017).

Le secteur Autre comprend « les établissements qui ne figurent dans aucun autre secteur et dont l'activité principale consiste, notamment, à organiser et à promouvoir des activités de nature religieuse; à protéger le public et à défendre les intérêts de leurs membres » (SCIAN, 2017).

Le secteur de l'enseignement « comprend les établissements dont l'activité principale consiste à dispenser un enseignement et une formation dans une grande variété de matières. Il s'agit d'établissements spécialisés, notamment des écoles, des collèges, des universités et des centres de formation. Ces établissements peuvent être privés, avec ou sans but lucratif, ou publics » (SCACCQ).

Le secteur entreprise comprend les établissements privés.

Le secteur des établissements de soins de santé ou de services sociaux comprend « les établissements dont l'activité principale consiste à dispenser des soins de santé (…) et à offrir à ceux qui en ont besoin une aide sociale (…) ». (SCIAN, 2017) 

Le questionnaire de collecte de données a été mis en ligne du 16 février au 17 mars 2017, puis une prolongation de juin au 30 septembre 2017. À sa fermeture, 535 réponses ont été reçues. De ces 535 réponses, 191 questionnaires ont été jugés non conformes, notamment parce qu'ils constituaient des doublons ou encore parce qu'ils étaient incomplets. Pour certains questionnaires, la période de déclaration ne correspondait pas à une année financière complète, limitant ainsi la comparaison possible des résultats. Au terme de cet élagage, 344 questionnaires ont été jugés valides aux fins d'analyse.

Ce thème concerne l'administration des centres et des services d'archives.

Il documente la gouvernance du centre ou du service d'archives, à savoir l'unité administrative à laquelle le service d'archives est rattaché ou encore, pour le centre d'archives, s'il est sous la direction d'un conseil d'administration.

La section sur les ressources humaines permet, notamment, de dénombrer les employés du centre ou service d'archives selon les groupes professionnels reliés à l'archivistique, de colliger des données à propos des échelles salariales en vigueur et de connaître le niveau de scolarité minimum souhaité pour occuper différents postes reliés aux archives.

La section sur les ressources financières permet d'obtenir le bilan financier du centre ou du service d'archives.

La section sur la formation continue permet de dénombrer les ressources humaines ayant participé à de la formation ainsi que les sommes investies par l'organisation pour la formation.

Finalement, la section sur les activités de diffusion et de promotion des services offerts par le centre ou le service d'archives montre les types d'activités réalisées au cours de la période ainsi que l'utilisation du Web et des réseaux sociaux comme outils de diffusion et de promotion.

Ce thème documente les activités de gestion documentaire menées par les centres et les services d'archives, notamment les moyens mis en place, la conservation ainsi que l'accès et la diffusion des documents qui sont sous sa responsabilité.

La section portant sur la formation aux usagers et le soutien aux unités permet de connaître les ressources humaines impliquées dans ces activités au cours de la période de déclaration.

La section portant sur les activités de traitement permet de quantifier le volume de documents textuels traités : le transfert au semi-actif, l'élimination et le versement à l'inactif.

La section portant sur les technologies utilisées documente, notamment, l'utilisation de logiciel de gestion intégrée des documents de l'organisation ainsi que les fonctionnalités, de même le type de numérisation effectué.

Finalement, la section portant sur les lieux de conservation documente le recours à des solutions de conservation externe.

Ce thème documente les fonds et les collections de l'organisme, à savoir la taille des collections, les acquisitions, le traitement, la recherche et la conservation.

La section portant sur les fonds et les collections documente, selon le type de documents, la quantité de documents traités et conservés de façon définitive.

La section portant sur l'acquisition documente les principaux champs et les modes d'acquisition ainsi les quantités de documents acquis au cours de la période de déclaration.

La section portant sur l'évaluation monétaire concerne l'habilitation du centre ou du service à délivrer des reçus fiscaux ainsi que le nombre de fonds évalués au cours de la période de déclaration selon le procédé d'évaluation.

La section portant sur la description documente les normes de description utilisées, le recours à la description collaborative et aux moyens utilisés pour permettre la diffusion des descriptions de ses fonds et collections.

La section portant sur la recherche documente l'accessibilité des fonds et collections au public, les heures d'ouverture, les locaux de recherche et leur fréquentation, les demandes de recherche ainsi que les productions réalisées à partir des recherches effectuées.

Finalement, la section portant sur les lieux de conservation documente les locaux d'entreposage, le recours à des solutions de conservation externe (s'il y a lieu) et à l'existence d'un plan d'urgence.

Zwarich, Natasha, Dominique Maurel, Pascal Lemelin, Diane Baillargeon, François David et Theresa Rowat. (2017). Les centres et les services d'archives du Québec se font tirer le portrait… statistique : quelques considérations méthodologiques et résultats d'une pré-enquête. Archives (revue de l'Association des archivistes du Québec), vol. 47, no 1, p. 125-152.

Baillargeon, Diane, Natasha Zwarich, Dominique Maurel, François David, Theresa Rowat et Pascal Lemelin. (2020, 13 février). Un projet structurant pour le milieu archivistique : Portrait statistique sur les centres et services d’archives du Québec. Conférence-midi de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information, Université de Montréal, 13 février 2020.

Baillargeon, Diane, Natasha Zwarich, Dominique Maurel, François David, Theresa Rowat et Pascal Lemelin. (2019, 28 novembre). Regard statistique sur les membres actuels et potentiels du Réseau des services d’archives du Québec (RAQ) et des Services d’archives privés agréés (SAPA), Assemblée générale des membres du Réseau des services d’archives du Québec, Longueuil, 28 novembre 2019.

Institut de la statistique du Québec (2006-2010). État des lieux du patrimoine des institutions muséales et des archives. Gouvernement du Québec. Réalisé par l'Institut de la statistique du Québec avec l'aide de nombreux spécialistes, l'État des lieux du patrimoine, des institutions muséales et des archives dresse, par le biais d'une série de 11 cahiers, un portrait exhaustif du domaine.

Maurel, Dominique, Natasha Zwarich, Diane Baillargeon, François David, Theresa Rowat et Pascal Lemelin. (2017, 2 juin). Mieux nous connaître pour mieux nous améliorer – Regard statistique sur les centres et services d'archives québécois. 46e Congrès de l'Association des archivistes du Québec, Montréal, 31 mai-2 juin 2017.

Zwarich, Natasha, Dominique Maurel, Diane Baillargeon, François David, Theresa Rowat et Pascal Lemelin. (2019, 6 juin). Venez voir comme vous êtes beaux ! : Regard statistique sur les centres et services d’archives québécois, 48e Congrès de l’Association des archivistes du Québec, Gatineau, 5-7 juin 2019.

Zwarich, Natasha et Dominique Maurel. (2017, 11 juillet). Methodological issues in standardization of statistical data collection practices in Quebec's archival centers. AERI 2017 – Archival Education and Research Institute, Toronto, 10-13 juillet 2017.

Zwarich, Natasha, Dominique Maurel, Theresa Rowat, Pascal Lemelin, Diane Baillargeon et François David. (2017, 9 juin). Statistical portrait of Quebec's archival centers and services, dans le cadre du panel Measure for measure, or why take that survey in your inbox? Annual Conference of the Association of Canadian Archivists, Ottawa, 7-10 juin 2017. 

Comité directeur du projet

Depuis 2013, le Comité directeur du projet est constitué des personnes suivantes :

Theresa Rowat, directrice, Archives des Jésuites au Canada, représentante du Réseau des services d'archives du Québec (depuis 2016). (Avant 2016, représentante de la communauté archivistique.)

Natasha Zwarich, professeure en archivistique, Département d'histoire, Université du Québec à Montréal, représentante de l'Association des archivistes du Québec.

François David, Adjoint à la conservatrice et directrice générale des Archives nationales, Bibliothèque et Archives nationales du Québec.

Diane Baillargeon, directrice, Division de la gestion de documents et des archives, Université de Montréal, représentante de la communauté archivistique (depuis 2016). (Avant 2016, représentante du Réseau des services d'archives du Québec.)

Dominique Maurel, professeure agrégée en sciences de l'information, École de bibliothéconomie et des sciences de l'information, Université de Montréal, représentante du milieu académique.

Le Comité bénéficie de la collaboration de Pascal Lemelin, consultant, expert en analyses statistiques.

Remerciements

Le Comité directeur du projet d'enquête statistique tient à remercier ses partenaires :

Le Réseau des services d'archives pour avoir piloté le dossier lors des demandes de subvention à Bibliothèque et Archives Canada.

Bibliothèque et Archives Canada pour son soutien financier : les phases 1 (2015-2016) et 2 (2016-2017) du projet ont en effet été rendues possibles grâce au gouvernement du Canada, par l'intermédiaire du Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire administré par Bibliothèque et Archives Canada.

L'Association des archivistes du Québec qui a soutenu et fait la promotion du projet d'enquête auprès de ses membres et désigné un de ses membres au Comité directeur.

Bibliothèque et Archives nationales du Québec, qui a cru en ce projet, lui a accordé un soutien logistique et participé au Comité directeur.

Les centres et services d'archives du Québec qui ont répondu à la pré-enquête et à l'enquête.

Aucune utilisation commerciale ne peut être faite des tableaux produits dans le cadre du projet © Portrait statistique des centres et services d'archives du Québec sans une autorisation écrite du Comité directeur du projet.

Cependant, les centres et services d'archives participants peuvent obtenir gratuitement les données concernant leur propre centre ou service d'archives en format Excel.

De plus, toute personne intéressée peut demander des analyses complémentaires moyennant une tarification de 75$ l'heure pour un minimum de 3 heures.

Les demandes doivent être envoyées par courriel à infosondageRAQ [at] banq.qc.ca en indiquant les éléments suivants :

• Nom de demandeur
• Nom de l'organisme de rattachement ou de l'organisme fédérateur, s'il y a lieu
• Adresse courriel
• Adresse postale complète
• Numéro de téléphone du demandeur
• Nature de la demande

Toute personne qui souhaite utiliser un ou des tableaux dans une publication ou une présentation, doit identifier la source de la façon suivante : © Portrait statistique des centres et services d'archives du Québec 2017, suivi du titre du tableau.