Service de prêt aux fins d'exposition

Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) rassemble un patrimoine documentaire unique et précieux, constitué de la Collection patrimoniale, de la Collection universelle ainsi que de fonds et collections d'archives.

En lien avec sa mission de diffusion du patrimoine publié et archivistique québécois et afin de favoriser la mise en valeur et l'utilisation optimale de ses fonds et collections, BAnQ permet l'emprunt de documents aux fins d'exposition. Responsable de la conservation du patrimoine documentaire québécois, BAnQ exige le respect de règles de manipulation ainsi que de conditions d'exposition et de sécurité qui garantiront la préservation des documents empruntés.

Informations relatives au service de prêt aux fins d'exposition

 

Demande d'emprunt aux fins d'exposition

Les représentants d'institutions muséales sont invités à soumettre leur demande d'emprunt en utilisant le formulaire en ligne du service de référence à distance. Ce formulaire permet d'établir son identité et d'inscrire, dans la case de texte, le nom de l'institution ainsi que le titre et la cote des documents qui font l'objet de la demande.

Un représentant de BAnQ communiquera avec la personne désignée pour confirmer la réception de la demande et pour enclencher les étapes qui mèneront à la signature de la Convention de prêt d'œuvres ou de documents aux fins d'exposition.

Après évaluation de la demande et de l'état du document, BAnQ se réserve le droit d'en refuser le prêt si son exposition risque de le mettre en péril, ou si ce document est toujours disponible sur le marché de l'édition commerciale.

Le prêt des documents est gratuit, mais certains frais s'appliquent, tels les frais de transport et d'assurances des œuvres ou encore les frais afférents à la reproduction de documents.

 

HautService de reproduction

BAnQ offre un service de reproduction de grande qualité. Nous encourageons les institutions emprunteuses à s'en prévaloir, surtout si elles ne sont pas en mesure de répondre aux règles de préservation décrites ci-dessous. Les demandes doivent être soumises en utilisant le formulaire de demande de reproduction en ligne.

 

HautChoix des documents

Les institutions désireuses de soumettre une demande d'emprunt sont invitées à utiliser les principaux outils de repérage mis à leur disposition afin de sélectionner les documents à exposer ou à reproduire. Le catalogue Iris, Pistard ainsi que les collections numériques diffusées sur le portail de BAnQ permettent de cibler des œuvres ou des documents faisant partie des collections de l'institution.

Un bibliothécaire ou un archiviste peut guider le demandeur dans sa consultation des outils de recherche, en s'assurant du caractère raisonnable de la demande.

 

HautDélais de traitement des demandes d'emprunt

À partir du moment où BAnQ a en main la liste finale des documents, voici les délais requis pour le traitement des demandes d'emprunt :

Quantité de documents à emprunter

Délai de traitement

1 à 5

4 mois

6 et plus

8 mois

BAnQ ne peut garantir le prêt de tous les documents demandés dans des délais plus courts.

 

HautAutorisations obligatoires

Patrimoine publié

Collection patrimoniale et

Collection universelle

Lors de la signature de la convention de prêt, l'emprunteur s'engage à respecter la législation en matière de droits d'auteur et à obtenir auprès des ayants droit les différentes autorisations, notamment celles requises pour reproduire ou exposer les documents empruntés.

Patrimoine archivistique

Fonds et collections d'archives

Le demandeur doit soumettre sa demande d'autorisation de diffusion par écrit à BAnQ, qui la transmettra au créateur ou à son ayant droit afin d'obtenir son consentement écrit.

BAnQ ne peut être tenue responsable des délais d'obtention de ce consentement.

 

HautRègles de préservation à respecter

La durée d'exposition des documents de BAnQ ne doit pas dépasser 180 jours. 

  1. L'emprunteur doit prévoir des systèmes de surveillance et de protection permanente du local où sont entreposés temporairement les documents en attente de leur installation ainsi que de la salle d'exposition. Cette surveillance doit viser à prévenir tout risque de bris, d'incendie, de vol et de vandalisme. Les vitrines de la salle d'exposition doivent fermer à clé.
  2. L'atmosphère de la salle d'exposition doit être contrôlée pour convenir à la majorité des matériaux libraires constituant les documents prêtés : la température doit être de 20 °C ± 2 °C et l'humidité relative de 50 % ± 5 %. Les fluctuations éventuelles doivent rester à l'intérieur de ces limites et doivent être étalées sur une période minimale de 24 heures. Si l'atmosphère de la salle d'exposition ne correspond pas à ce qui est demandé, les documents doivent être présentés dans des vitrines conditionnées.
  3. Le niveau d'éclairement des documents prêtés ne doit pas dépasser 50 lux pour les documents fragiles et les documents en couleur, et 150 lux pour les autres documents. L'emprunteur doit se référer aux recommandations spécifiques formulées dans les constats d'état accompagnant les documents. Le niveau des rayonnements ultraviolets ne doit pas dépasser 75 microwatts par lumen. Le cas échéant, des filtres doivent être installés sur les vitres ou sur les lampes. Les documents ne doivent pas être exposés devant des fenêtres laissant passer la lumière directe du soleil ou encore dans des présentoirs comportant un système d'éclairage dégageant de la chaleur.
  4. Tous les matériaux utilisés pour la fabrication des vitrines, des supports et des encadrements doivent être propres, stables et sans acide. La fabrication du matériel d'exposition doit se faire au moins 3 semaines avant l'installation des documents pour que les colles, peintures et vernis aient le temps de sécher et ne dégagent plus de produits nocifs. En cas de retard dans l'exécution des travaux ou d'émanation de produits nocifs, l'emprunteur doit veiller à installer un matériau pare-vapeur. Les vitrines et les supports doivent être de dimensions suffisantes pour offrir le soutien nécessaire aux documents prêtés et pour éviter tout risque de dommage. Les documents prêtés doivent être isolés des fonds de vitrine et des supports par un matériau de qualité appropriée (papier ou carton sans acide ou encore film polyester de type Mylar®). Aucune intervention susceptible de générer de la poussière ou des produits nocifs ne doit être faite dans l'espace où sont situés les documents prêtés (local d'entreposage temporaire ou salle d'exposition).
  5. Avant toute manipulation, l'emprunteur doit se référer aux recommandations spécifiques formulées dans les constats d'état accompagnant les documents. Les documents doivent être manipulés avec des gants propres.
  6. L'ouverture des documents, qu'ils soient reliés ou non, ne doit pas être forcée. Sauf recommandation spécifique formulée dans le constat d'état correspondant, l'ouverture d'un ouvrage relié ne doit pas dépasser 150 °.
  7. Les montages conçus par BAnQ qui accompagnent les documents prêtés ne doivent pas être enlevés ni modifiés. À l'exception de bandes de film de polyester ou de polyéthylène servant à maintenir en place les feuilles des documents prêtés, aucun ajout de matériau n'est autorisé dans les documents (l'emprunteur veillera à en ajuster la tension pour éviter tout risque de dommage). L'utilisation de papillons adhésifs (ex. :  Post-It®), de ruban adhésif, de trombones, d'agrafes, de pinces et d'élastiques en contact avec les documents et les montages prêtés est proscrite.
  8. L'emprunteur ne doit pas nettoyer, ni restaurer, ni transformer de quelque façon que ce soit les documents empruntés sans l'autorisation préalable écrite de BAnQ. Tout changement dans les conditions de conservation, tout incident ou accident ayant endommagé un document prêté doit être signalé dans les 24 heures au représentant de BAnQ à l'adresse preservation@banq.qc.ca. Un rapport écrit sur cet incident doit être fourni avec le constat original. L'emprunteur ne doit jamais procéder à quelque intervention que ce soit ayant pour objet de réparer le dommage ou la détérioration causés sans l'autorisation préalable écrite de BAnQ; en attendant, il doit prendre toute disposition conservatoire utile, notamment en retirant le document endommagé de l'exposition.
  9. À la demande du représentant de BAnQ, et dans les meilleurs délais, l'emprunteur doit pouvoir fournir un rapport sur la sécurité, l'environnement et les installations des lieux où sont entreposés ou exposés les documents.
  10. Pour le retour des documents, il convient de réutiliser les emballages avec lesquels les documents ont été prêtés, certains étant conçus sur mesure. Les matériaux utilisés comme protections extérieures (ex. : films plastiques) qui auront été trop endommagés pour offrir un emballage satisfaisant lors du retour pourront être remplacés par des matériaux de même nature. L'emprunteur veillera à à proscrire le brochage pour le maintien de la protection extérieure.

 

Certaines autres conditions peuvent s'appliquer en fonction du type de document emprunté et de son état physique.

Pour de plus amples renseignements sur les demandes d'emprunt à des fins d'exposition, veuillez écrire à preservation@banq.qc.ca

Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.