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HautGuides relatifs aux calendriers de conservation et recueils de délais de conservation des documents

 

Guide d'application d'un calendrier de conservation des documents, Lynda Chabot, Carole Laurin et Michel Lévesque, 1996, 48 p.

Ce document est en vente aux Publications du Québec.

Guide de gestion des archives à l'intention des établissements d'enseignement privés du Québec, Fédération des établissements d'enseignement privés en collaboration avec Bibliothèque et Archives nationales du Québec, Direction générale des archives Direction du conseil et de l'action régionale, 2011, 146 p. [Fichier PDF: 812 Ko]

Guide de gestion des archives de maisons d’édition. [Fichier PDF : 3,27 Mo]

Bibliothèque nationale du Québec; Archives nationales du Québec, Montréal, 2005, 82 pages.

Guide de gestion des archives des centres locaux de développement (CLD) du Québec, Association des centres locaux de développement du Québec et Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2009, 135 p.

Ce document est disponible en format Word [Ficher Word : 4,23 Mo] ou en format PDF [Ficher PDF : 1,72 Mo]

Disponible également sur le site de l'ACLDQ au www.acldq.qc.ca

Guide de gestion des archives des établissements de l’enseignement collégial du Québec, Bibliothèque et Archives nationales du Québec, juillet 2011, 259 p.

Le Recueil est disponible en format Word [Fichier Word : 4,91 Mo] ou en format PDF [Fichier PDF : 1,55 Mo]

Guide de gestion des documents municipaux, Association des directeurs municipaux du Québec et Fédération québécoise des municipalités avec la collaboration Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2006.

Ce document est diffusé par l'Association des directeurs municipaux du Québec (ADMQ), 580, Grande Allée Est, bureau 500, Québec (Québec) G1R 2K2, Tél. 418 647-4518, Téléc. : 418 647-4115, Adresse Internet : www.admq.qc.ca

Plan de classification type des documents de gestion gouvernementaux, Denis Casault, 1995, 108 p.

Épuisé. Pour consultation dans les centres de Bibliothèque et Archives nationales du Québec.

Rapport du Comité interministériel sur les archives judiciaires, ministère des Affaires culturelles et ministère de la Justice, 1989, 95 p. Annexe 1, Calendrier de conservation des tribunaux judiciaires, 177 p. Annexe 2, Documents complémentaires, 109 p.

Rapport comportant un ensemble de recommandations visant à favoriser une meilleure gestion des documents des tribunaux judiciaires et à constituer et rendre accessible le patrimoine documentaire.

Épuisé. Pour consultation dans les centres de Bibliothèque et Archives nationales du Québec.

Recueil de délais de conservation à l'intention des cours municipales du Québec. Québec. Édition révisée 2005. 83 p. [Fichier Word : 680 Ko]

Recueil de délais de conservation des archives des municipalités régionales de comté, Union des municipalités régionales de comté du Québec, Corporation des secrétaires municipaux du Québec et Archives nationales du Québec, édition révisée, 1989, 106 p.
Les sections 9 et 11 de ce recueil sont disponibles en format PDF [Ficher PDF : 623 Ko]

Recueil des délais de conservation des commissions scolaires, Montréal, Bibliothèque et Archives nationales du Québec, Fédération des commissions scolaires du Québec, janvier 2011, 185 pages [Fichier PDF : 758 Ko]

Recueil de gestion des archives à l’intention des services de police, Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2010, 207 p. 

Le Recueil est disponible en format Word [Ficher Word : 6,34 Mo] ou en format PDF [Ficher PDF : 1,8 Mo]

Recueil de règles de conservation des documents communs des ministères et des organismes gouvernementaux, section « Affaires juridiques », Septembre 2011 - Mise à jour : novembre 2011. [Fichier PDF : 338 Ko], [Fichier Word : 937 Ko]

Recueil de règles de conservation des documents communs des ministères et des organismes gouvernementaux, section « Communications et relations publiques », Septembre 2011 - Mise à jour : novembre 2011. [Fichier PDF : 347 Ko], [Fichier Word : 1,02 Mo]

Recueil de règles de conservation des documents communs des ministères et des organismes gouvernementaux, section « Organisation et gestion », Mars 2011 - Mise à jour : octobre 2011. [Fichier PDF : 453 Ko], [Fichier Word : 1,24 Mo]

Recueil de règles de conservation des documents communs des ministères et des organismes gouvernementaux, section « Ressources financières », Mai 2011 - Mise à jour : octobre 2011. [Fichier PDF : 368 Ko], [Fichier Word : 1,02 Mo]

Recueil de règles de conservation des documents communs des ministères et des organismes gouvernementaux, section « Ressources humaines », Mars 2011 - Mise à jour : novembre 2011. [Fichier PDF : 524 Ko], [Fichier Word : 1,8 Mo]

Recueil de règles de conservation des documents communs des ministères et des organismes gouvernementaux, section « Ressources informationnelles », Septembre 2011 - Mise à jour : novembre 2011. [Fichier PDF : 2,3 Mo], [Fichier Word : 1,13 Mo]

Recueil de règles de conservation des documents communs des ministères et des organismes gouvernementaux, section « Ressources matérielles et immobilières  », Mai 2011. [Fichier PDF : 404 Ko], [Fichier Word : 1,22 Mo]

Recueil de règles de conservation des documents communs des ministères et des organismes gouvernementaux, section « Séries d’exploitation », Septembre 2011. [Fichier PDF : 216 Ko], [Fichier Word : 415 Ko]

Recueil de règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec. Édition 2009 mise à jour par l’Association québécoise d’établissements de santé et de services sociaux,  Direction de l’organisation des services, des affaires médicales et de la qualité.

Le Recueil est disponible en format Word [Ficher Word : 2 Mo] ou en format PDF [Ficher PDF : 1,56 Mo]

Disponible également sur le site de l'AQESSS au www.aqesss.qc.ca (section I-Documentation).

Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires. Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec. 7 décembre 2001 S.P.

Ce recueil intègre les fichiers informatiques aux autres formes de documents et constitue en ce sens un modèle pour les recueils à venir. De plus, la qualité du cadre théorique présenté en introduction de même que celle de la description des documents ont retenu l'attention de la Commission des biens culturels du Québec qui a émis un avis favorable le 20 février 2002.

Recueil des règles de conservation des documents informatiques et plan de classification pour les documents sur support papier et les documents technologiques à l'intention des offices d'habitation, 2003, 240 p.

Ce document est diffusé par la Société d'habitation du Québec, 1054, rue Louis-Alexandre Taschereau, Aile Saint-Amable, 3e étage Québec, Québec G1R 5E7 Tél.: 418 643-5033

HautAutres publications accessibles sur le site

 

Application de la Loi sur le droit d'auteur pour les documents conservés aux Archives nationales du Québec

Archives nationales du Québec, Avril 2002. [(Fichier PDF: 87 Ko]

Le b.a.-ba de la gestion des archives pour les organismes publics décentralisés et pour les sociétés à but non lucratif, Caroline Sauvageau, 2010, 25 pages. [Ficher PDF : 266 Ko]

Quelles sont les étapes à respecter pour concevoir et pour mettre en œuvre un plan de classification des archives? Comment concevoir un calendrier de conservation? Voici des questions auxquelles répond Le b.a.-ba de la gestion des archives pour les organismes publics décentralisés et pour les sociétés à but non lucratif. Cet outil présente brièvement toutes les étapes de la conception et de la mise en œuvre d'un projet de gestion des archives. Cet aide-mémoire s'adresse aux organismes publics décentralisés et aux sociétés à but non lucratif (OBNL) qui souhaitent entreprendre un projet de gestion des archives dans leur milieu.

Guide de gestion des archives de partis politiques, Christian Drolet, Gilles Héon, Caroline Sauvageau et avec la collaboration de Michel Lévesque du Directeur général des élections du Québec (DGEQ), 2005, 55 p.
[Fichier PDF : 179 Ko]

Les Archives nationales du Québec (ANQ) et le Directeur général des élections du Québec (DGEQ) ont réalisé un guide qui recense l'ensemble des documents produits ou reçus par un parti politique dans le cadre de ses activités habituelles. Ce guide propose aussi un plan de classification des documents du parti politique de même que des règles de conservation qui permettent d'identifier quels documents doivent être préservés pour leur valeur historique, de preuve ou de témoignage. Il vise donc à aider les partis politiques à organiser et à gérer leurs documents administratifs de même qu'à préserver les documents qui présentent une valeur historique pour la recherche de demain.

Guide de gestion des archives des bureaux d'architectes, Brigitte Racine, Caroline Sauvageau et collaborateurs, décembre 2005, 84 p. [Fichier PDF: 400 Ko]

En octobre 2003, l'Ordre des architectes du Québec prenait l'initiative de demander aux Archives nationales du Québec de constituer un groupe de travail ayant pour mandat de réaliser un guide de gestion des archives à l'intention des bureaux d'architectes.

Le guide a comme premier objectif de sensibiliser les architectes à la nécessité de conserver et de mettre en valeur les documents produits et reçus dans l'exercice de leurs fonctions, qui présentent un intérêt indéniable pour l'histoire du Québec. Il sert aussi un deuxième objectif plus immédiat, en offrant une méthode de classification et des règles de conservation qui aideront les architectes à mieux gérer leurs documents administratifs lors des opérations quotidiennes et courantes. Ils y trouveront aussi quelques conseils sur la gestion des documents technologiques et sur la protection des documents essentiels.

Guide de gestion des documents dans le cadre d'une restructuration municipale, Hélène Cadieux, 2001, 43 p. [Fichier PDF: 224 Ko]

À la suite de l'adoption du projet de loi 170 sur les fusions municipales, un groupe de travail fut créé avec comme mandat d'évaluer l'impact de la restructuration municipale sur la gestion documentaire et d'apporter des solutions aux problèmes prévisibles.

C'est ainsi que des représentants de huit organismes du milieu municipal et de celui de l'archivistique et de la gestion des documents ont conjugué leur expertise pour préparer un Guide de gestion des documents dans le cadre d'une restructuration municipale. Cet ouvrage a été conçu de façon à pouvoir être utile non seulement aux municipalités assujetties à la Loi 170, mais également à toutes celles qui, au cours des prochaines années, pourront être impliquées dans un processus semblable.

Le Guide est conçu pour apporter des solutions à toutes les situations de restructurations municipales, que ce soit au niveau rural, urbain ou métropolitain. La première partie de l'ouvrage énumère les différentes lois qui encadrent la gestion des documents dans le secteur municipal, alors que la deuxième fait état des normes archivistiques qui sont à la base des principes généraux dont il est question dans la troisième partie. Cette dernière est consacrée plus précisément à la présentation des étapes qui pourront être suivies lors du transfert des responsabilités, et par conséquent des documents, d'une entité à une autre. Finalement, quelques annexes présentent un aide-mémoire et un formulaire d'inventaire pouvant être utilisés par les organismes intéressés.

Bien entendu, ce Guide est un outil parmi d'autres et il demeure toujours nécessaire que soient mises en commun les compétences et l'expertise des personnes qui doivent réaliser un tel changement, afin notamment d'établir les champs de responsabilités et les mécanismes précis de la transition.

Le Guide de gestion des documents dans le cadre d'une restructuration municipale est disponible sur les sites Web des organismes ayant collaboré aux travaux du groupe de travail. N'hésitez pas à communiquer avec les organismes impliqués, dont les coordonnées complètes apparaissent à la fin du document, pour toute information supplémentaire.

Normes et procédures archivistiques – Chapitre sur le tri d'archives. Marthe Bégin, Hélène Cadieux, Martin Lavoie, Jean-Luc Milette, Johanne Mont-Redon. 2005, 24 p. [Fichier Word  :  335 Ko]

Les services d'archives et l'évaluation monétaire des fonds et collections d'archives privées, (aide-mémoire), 2010, 8 p. [Fichier Word : 151 Ko]

Il est de plus en plus fréquent que le cédant d'un fonds ou d'une collection d'archives privées souhaite se prévaloir d'avantages fiscaux. L'organisme public ou privé qui bénéficie de cette cession doit procéder à l'évaluation du bien acquis afin d'en faire une estimation de sa juste valeur marchande. Cette possibilité que le cédant puisse profiter d'avantages fiscaux est soumise à des règles strictes auxquelles les organismes bénéficiaires doivent se soumettre.

Les renseignements exposés dans ce document doivent permettre de guider le personnel des services d'archives quant à l'application des règles régissant l'évaluation monétaire des fonds et collections d'archives privées et la possibilité pour le cédant de se prévaloir d'avantages fiscaux. Cependant, il est à noter que les renseignements disponibles dans le présent texte ne sauraient remplacer les avis administratifs de la Commission canadienne d'examen des exportations de biens culturels (CCEEBC), de l'Agence du revenu du Canada et du ministère du Revenu (Revenu Québec)

HautAutres publications

 

Guide d'aménagement d'un centre d'archives, Archives nationales du Québec et ministère de la Culture et des Communications, 2000, 110 p.

Ce guide s'adresse à un vaste public d'archivistes, d'architectes et de spécialistes ou de personnes-ressources d'organismes publics ou privés désireux d'aménager un centre d'archives au sein de leur milieu. Fruit de l'expérience concrète d'archivistes et d'architectes du ministère de la Culture et des Communications et des Archives nationales du Québec, le présent ouvrage veut répondre aux nombreuses demandes et questions d'un milieu de plus en plus préoccupé par la conservation et la mise en valeur de son patrimoine local et régional. En fait, la publication d'un tel guide est révélatrice du développement et du dynamisme de l'archivistique partout au Québec

Ce document est en vente aux Publications du Québec.

Normes et procédures archivistiques des Archives nationales du Québec, 6e édition, 1996, 184 p.

Ces normes ont pour but de favoriser le contrôle des acquisitions et des versements d'archives, d'assurer que seule l'information d'intérêt historique parvienne aux archives et de protéger les documents de toute détérioration. Par cet ouvrage, les Archives nationales du Québec visent aussi la constitution d'un langage commun en archivistique.

Ce document est en vente aux Publications du Québec.

Plan des mesures d'urgence pour les documents d'archives
Denis Casault, Normand Charbonneau, Sainte-Foy, Québec : Publications du Québec c2001.
1 emboîtage ([45] feuilles, [12] f. doubles) ; 31 cm + 1 disque au laser d'ordinateur

Le risque de perdre des documents précieux est une préoccupation constante des centres d'archives.

C'est dans ce contexte que les Archives nationales du Québec ont élaboré ce Plan des mesures d'urgence pour les documents d'archives. Unique tant par sa facture que par son contenu, ce guide essentiellement pratique fournit des indications précises aux organismes qui doivent faire face à un désastre : responsabilités de chaque intervenant, mécanismes d'alerte, interventions immédiates et postérieures ainsi que rétablissement de la situation.

À la fois outil de formation et guide d'intervention, ce document est essentiel à tout centre d'archives, peu importe sa taille.

Ce document est en vente aux Publications du Québec.

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