Services - Bibliothèque et Archives nationales du Québec.

Services aux organismes publics

Organismes publics visés

Les ministères, les organismes gouvernementaux et les tribunaux à juridiction provinciale
142 ministères et organismes gouvernementaux et quelque 1 000 mètres linéaires d'archives versées annuellement à Bibliothèque et Archives nationales du Québec.

Les administrations locales et régionales et les tribunaux locaux
Près de 326 établissements de santé et de services sociaux, 322 administrations scolaires, 1 816 administrations municipales, 85 cours municipales et 23 sociétés et commissions intermunicipales de transport

 

Conseil en gestion des documents

En vertu des politiques de gestion des documents actifs, semi-actifs et inactifs, Bibliothèque et Archives nationales du Québec a pour mandat de conseiller les organismes du secteur centralisé (ministères, organismes gouvernementaux et tribunaux à juridiction provinciale) ainsi que ceux du secteur décentralisé (organismes du réseau de la santé et des services sociaux, du secteur de l'éducation, du secteur municipal ainsi que les tribunaux locaux) dans la gestion de leurs documents administratifs.

La Direction générale des archives vous invite à consulter la brochure Les services de gestion documentaire offerts par Bibliothèque et Archives nationales du Québec et ses partenaires [PDF - 150 ko]. Cette brochure vous donnera des précisions quant aux responsabilités de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, du ministère des Services gouvernementaux, du Centre de services partagés du Québec et des organismes publics.

 

HautCalendrier de conservation

La Loi sur les archives et un Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l'élimination des archives publiques

La gestion des documents et des archives des organismes du secteur public s'appuie principalement sur le calendrier de conservation, pierre angulaire du système. C'est en effet le calendrier propre à chaque organisme, tenu à jour, qui détermine les périodes d'utilisation et les supports de conservation des documents à l'état actif et semi-actif; il indique également quels documents, devenus inactifs, devront être conservés de façon permanente ou éliminés.

Le calendrier de conservation est un document qui doit être soumis à Bibliothèque et Archives nationales du Québec pour approbation.

 

HautRecueils de délais de conservation, guides, formulaires et documents complémentaires

Bibliothèque et Archives nationales du Québec a produit elle-même, ou en collaboration avec des regroupements d'organismes publics, différents documents à l'intention des organismes afin de les aider à élaborer, à transmettre et à appliquer leur calendrier de conservation.

Recueils et guides

Formulaires

Documents complémentaires

 

HautConservation et accessibilité des archives historiques

Bibliothèque et Archives nationales du Québec veille à ce que les archives historiques des organismes publics du secteur centralisé (ministères, organismes gouvernementaux et tribunaux à juridiction provinciale) soient sauvegardées, traitées et rendues accessibles au public.

Les organismes du secteur décentralisé (organismes du réseau de la santé et des services sociaux, du secteur de l'éducation, du secteur municipal ainsi que les tribunaux locaux) assurent eux-mêmes la conservation et l'accessibilité des documents ayant une valeur historique. Bibliothèque et Archives nationales du Québec leur apporte un soutien afin qu'ils exercent adéquatement ce rôle.

En effet, ces derniers sont tenus, conformément à la Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics, adoptée en vertu de l'article 14 de la Loi sur les archives, d'assurer le traitement, la conservation et la diffusion de leurs archives ou de les déposer auprès d'un autre organisme public ou d'un service d'archives privées agréé par l'État. Ce dépôt doit faire l'objet d'une entente soumise à l'approbation de Bibliothèque et Archives nationales du Québec.

 

HautDes formulaires pour les versements des documents

Bibliothèque et Archives nationales du Québec met à la disposition des organismes du secteur centralisé (ministères, organismes gouvernementaux et tribunaux à juridiction provinciale) des formulaires qui doivent être utilisés lors du versement de leurs documents dans les différents centres d'archives du réseau de BAnQ.

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