Glossaire

Calendrier de conservation

Outil permettant de déterminer les périodes d'utilisation et les supports de conservation des documents actifs et semi-actifs d'un ministère ou organisme et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés. Il contient essentiellement des règles de conservation s'appliquant à des séries, voire parfois à des documents. Selon l'article 7 de la Loi sur les archives, tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation de ses documents.

Source: Loi sur les archives

Cycle de vie

Ensemble des étapes que franchit un document et qui vont de sa création en passant par son enregistrement, son transfert, sa consultation, son traitement et sa transmission, jusqu'à sa conservation ou sa destruction en conformité avec le calendrier de conservation du ministère ou de l'organisme.

Source: www.msg.gouv.qc.ca/securite_information/directives.html

Document

Un ensemble constitué d'information portée par un support. L'information y est délimitée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles.

Source: Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information, art. 3

Document numérique

Tout document dont l'information (texte, image, son, etc.) est représentée sous forme binaire et habituellement stockée sur un support informatique, comme une disquette, un disque dur, un cédérom.

Source : Bibliothèque et Archives nationales du Québec [PDF - 2,4 Mo]

Enregistrement institutionnel

Processus par lequel la responsabilité de la gestion d'un dossier et de ses documents est prise en charge par l'institution.

Source : Bibliothèque et Archives nationales du Québec [PDF - 2,4 Mo]

Métadonnées
Données structurées ou semi -structurées pour nommer, identifier, décrire et classifier une ressource documentaire.

Source: Bibliothèque et Archives nationales du Québec [PPS - 308 Ko]

Profil de métadonnées

Ensemble des métadonnées qui caractérisent un dossier ou un document : titre, auteur, support, sujet, etc.

Source: www.thesaurus.gouv.qc.ca

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