Outils documentaires

Cette section concerne les outils documentaires de base en gestion intégrée des documents.

Les profils de métadonnées gouvernementaux —également disponible en version téléchargeable [PDF - 1,19 Mo]— comprennent un ensemble de métadonnées permettant de nommer, identifier, décrire et classifier une ressource documentaire au moment de son enregistrement institutionnel comme, par exemple, le titre d'un document, son auteur, sa date de création, etc.

Le calendrier de conservation regroupe les règles de conservation déterminées pour l'ensemble des documents d'un organisme, et ce, peu importe son support de conservation. Ces règles sont établies en examinant leur utilisation à des fins administratives, financières, légales, historiques ou de recherche.

Le Thésaurus de l'activité gouvernementale et les schèmes de classification permettent le regroupement intellectuel ou physique des documents et de l'information qu'ils contiennent, leur repérage et leur interprétation.

La numérisation des documents administratifs : méthodes et recommandations [PDF - 352 Ko] a pour principal objectif de fournir des balises pour la réalisation de projets de gestion documentaire ayant recours à la numérisation, principalement lorsqu’est envisagée la destruction des documents sources, papiers, après l’opération.  Une attention particulière a été portée à la mise en contexte du cadre législatif découlant de la Loi cadre sur les technologies de l’information. De plus, y sont présenté les principales recommandations de BAnQ en ce qui à trait aux résolutions de numérisation, aux formats et aux supports de conservations des documents numériques. Ce guide remplace à la fois le Guide d’imagerie numérique et le questionnaire Numérisation de documents inscrits au calendrier de conservation.

Les Orientations pour la gestion documentaire des courriels au gouvernement du Québec  [PDF - 246 Ko] présentent les différentes valeurs des courriels et  proposent des façons de gérer ceux-ci avec ou sans système de GID. Elles recommandent aussi un partage des responsabilités entre les différents intervenants. Enfin, en annexe, des méthodes transitoires de gestion des courriels sont proposées pour réduire l’espace qu’ils occupent sur les supports de stockage et le cadre juridique et réglementaire est présenté brièvement.