Répertoires de notaires

Hommes politiques, législateurs et réformateurs, les notaires ont joué un rôle fondamental dans notre société depuis les débuts de la colonisation française jusqu’à nos jours. En Nouvelle-France, ils ont occupé les charges de tabellions et de greffiers auprès des gouvernements de Québec, Montréal et Trois-Rivières, sans parler de leurs fonctions dans les seigneuries. De plus, pendant cette période, les notaires ont été les seuls à assurer l’ensemble des services juridiques requis par la population, en raison principalement de l’interdiction promulguée par Louis XIV quant à la présence des avocats dans les colonies françaises d’Amérique.

Le premier greffier de la Nouvelle-France, Jean Nicolas, fut nommé par Samuel de Champlain en 1621. Comme la France n’envoyait pas de notaires dans la colonie, l'accès à la profession était possible à ceux qui savaient écrire et qui avaient la réputation d’être « honnête homme ». Ce n’est qu’à partir de 1647 que les autorités coloniales, alors désignées sous le nom de Conseil de la Nouvelle-France (composé du gouverneur général, du supérieur des Jésuites et du gouverneur de Montréal), furent chargées par le Roi de nommer un secrétaire pouvant agir comme notaire. Guillaume Audouart dit St-Germain reçut donc en 1649 la première commission officielle l’autorisant à se prévaloir du titre de notaire. Toutefois, il faut attendre l’établissement de la justice royale en Nouvelle-France et la formation du Conseil souverain (Conseil supérieur de Québec) en 1663 pour que la profession de notaire soit reconnue officiellement; l’une des attributions principales du Conseil était de nommer les huissiers, les greffiers et les notaires. C’est ainsi que le premier notaire royal de la Nouvelle-France, Jean Gloria, fut nommé à Québec en 1663.

D’abord abrogé par le Traité de Paris en 1763, puis rétabli en 1774 par l’Acte de Québec, le droit civil français et, par extension, la Coutume de Paris, va permettre au notariat canadien de survivre après la cession de la colonie par la France à l'Angleterre. Vers 1765, les premiers avocats, que les notaires avaient jusque là remplacés, arrivent au Canada. En 1785, une loi sépare l’exercice des deux professions, donnant ainsi une plus grande autonomie à chacune d’elles.

La montée des professions libérales, jointe au développement des affaires au XIX^e siècle, entraîne une augmentation importante du nombre de notaires. Engagé dans sa communauté, le notaire participe aux institutions du pouvoir local en exerçant les charges de juge de paix, de marguillier, de maire et même de député. Comme plusieurs membres des professions libérales, les notaires s’impliquent politiquement au niveau local, mais aussi au plan national. À titre d’exemple, on peut mentionner la présence de dix-huit notaires parmi les chefs révolutionnaires des rébellions de 1837-1838. D’ailleurs, quatre d'entre eux seront conduits à l'échafaud à la prison du Pied-du-Courant : François-Marie Chevalier de Lorimier, Joseph-Narcisse Cardinal, Théophile de Coigne et Joseph Duquette, clerc notaire.

Finalement, c'est le 28 juillet 1847 qu'est sanctionnée la première loi d'organisation professionnelle du notariat. La Chambre des notaires, la première des quarante et une corporations professionnelles actuelles, est d'abord divisée en trois chambres, soit Montréal, Trois-Rivières et Québec. Fusionnées en 1870, ces trois chambres deviennent la Chambre des notaires du Québec telle que nous la connaissons, avec son siège social à Montréal. Plus de trois cents ans après son établissement, la profession notariale compte aujourd’hui 3 200 notaires, hommes et femmes, répartis dans près de 1 800 études.

Les répertoires et les index des greffes de notaires

Aujourd’hui, Bibliothèque et Archives nationales du Québec conserve plus de cinq millions d’actes notariés dans leurs différents centres d’archives. Au grand bonheur des historiens et des généalogistes, ces documents, à quelques exceptions près, sont arrivés jusqu’à nous dans un état de conservation exceptionnel et peu d’entre eux ont été perdus. D’ailleurs, les premières lois régissant la conservation des greffes des notaires, de même que l’obligation qu’ont ces derniers de dresser leur répertoire (ou index), remontent au Régime français.

C’est le 2 août 1717 qu’une première ordonnance est promulguée par le Roi de France afin d’assurer la conservation des minutes des notaires. Selon cette ordonnance, les papiers d’un notaire décédé doivent être mis sous scellés, inventoriés, puis déposés au greffe de sa juridiction. Toutefois, ce règlement ne semble pas être toujours appliqué et, dans certains cas, il l’a été avec beaucoup de difficultés : l’opposition d’une veuve ou l’appropriation du greffe par un autre notaire a quelquefois eu raison des efforts des autorités.

Le 25 mars 1730, le procureur général du Roi au Conseil supérieur de Québec, Louis-Guillaume Verrier, est chargé par arrêt du Conseil d'État du Roi, du dépouillement des minutes des notaires dans l'étendue exerçant sur le territoire de la Prévôté de Québec. En l’espace de quelques années, Verrier rédige les répertoires d’au moins 40 greffiers et notaires ayant pratiqué entre 1637 et 1748. Outils privilégiés pour les chercheurs, ces répertoires furent dressés presque systématiquement à partir de 1733. En effet, cette année- là, une déclaration du Roi obligea chaque notaire à se procurer un registre devant servir de répertoire pour l'enregistrement de ses actes . Pour assurer un contrôle, le registre devait être paraphé de la première page à la dernière page, puis être remis au procureur du Roi une fois rempli.

Le répertoire d’un greffe permet aux chercheurs de repérer chronologiquement les différents actes passés devant un notaire. La date, le nom des parties, le type d’acte ainsi que le numéro de l’acte ou la page de renvoi au greffe du notaire sont les informations que l’on y retrouve généralement. Ces données peuvent ensuite être complétées par la consultation de l’acte notarié, grâce auquel il est possible d’établir la profession des parties, leur lieu de résidence, l’objet et les modalités de la transaction, etc. Quant à l’index, son organisation alphabétique permet de retracer rapidement les personnes en cause et nous renvoie à une page du répertoire ou directement au greffe. Mais attention, ce ne sont pas tous les notaires qui ont eu la bonté de faire un index.

La contribution du projet de numérisation par rapport aux dépouillements existants des greffes de notaires

Depuis juin 2005, plus de 400 000 pages de répertoires et d'index de notaires ayant commencé à pratiquer au 19ème siècle sont disponibles en ligne. Ils permettent de découvrir certains documents souvent oubliés dans les dépouillements existants, tels les obligations, rentes, baux, concessions, actes de vente, cessions et transports, comptes de tutelle, actes de partage d’une succession, contrats d’apprentissage et brevets de cléricature.

Que vous soyez passionné de généalogie ou d’histoire, ces répertoires vous permettront de repérer facilement des documents qui viendront compléter et étoffer votre connaissance d’un sujet. Ainsi, examinés de pair avec les contrats de mariage, les testaments et les inventaires après décès, les actes de vente ou de partage et les comptes de tutelle vous amèneront à suivre, de génération en génération, la transmission du patrimoine familial de vos ancêtres. Un contrat d’apprentissage et un marché pourront vous renseigner sur la formation d’un individu et les activités économiques d’un autre. De la même manière, les pratiques commerciales d’un marchand vous seront révélées par l’éventail des obligations, des quittances et des cessions et transports qu’il a fait consigner par écrit. Ces documents pourront aussi vous faire connaître l’endettement de l’un de vos ancêtres envers un tiers et vous donner une idée des réseaux d’échanges et de relations dont il faisait partie.

Pour le chercheur en généalogie ou en histoire, les actes notariés constituent une source d’information incontournable. En effet, ils nous révèlent des détails précieux sur un ancêtre ou une famille et nous permettent de documenter et de préciser le portrait de ce que fut la société canadienne, de ses origines jusqu’au début du XX^e siècle. Il ne fait aucun doute que l’outil que vous trouverez dans ces répertoires et index vous permettra d’aller bien au-delà du simple arbre généalogique et de découvrir des aspects insoupçonnés de la vie quotidienne de vos aïeuls aïeux.