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Rôles et responsabilités d'un conseil d'administration

Un des critères de renouvellement d'agrément adoptés par BAnQ en 2009 stipule que les conseils d'administration des services d'archives privées agréés doivent être constitués de représentants provenant de milieux diversifiés, par exemple les secteurs financier, juridique, scolaire et municipal.  Un conseil d'administration occupe une place prépondérante dans le développement et la gestion d'une organisation. Il lui appartient de superviser les opérations de cette organisation afin de faire en sorte qu'elle réalise sa mission et qu'elle soit administrée de façon efficace et dans l'intérêt de tous les intervenants : les membres, les clients, les employés et l'ensemble de la collectivité. Voici quelques-uns des principaux rôles que doit remplir un conseil d'administration :

  • approuver les règlements généraux, les orientations stratégiques, le plan d'affaires ainsi que les budgets qui en découlent tout en s'assurant que la direction y donne suite;
  • s'assurer que l'entreprise soit gérée avec un souci d'économie et d'efficacité;
  • surveiller l'intégrité financière  s'assurer de la qualité de l'information financière et des mécanismes de divulgation, approuver les états financiers et attester leur fiabilité, s'assurer de l'efficacité du contrôle interne.

Il est important que tous les membres du conseil d'administration soient informés de leurs rôles et de leurs responsabilités dès le début de leur mandat. Pour ce faire, chaque nouvel administrateur peut recevoir un exemplaire d'un guide spécialement conçu afin qu'il puisse se familiariser avec ses responsabilités. Ce guide peut contenir :

  • les règlements de l'organisation;
  • les descriptions des postes des administrateurs, des membres du comité de direction et du personnel;
  • la liste des administrateurs ainsi que leurs adresses et leurs numéros de téléphone;
  • la liste des membres siégeant aux différents comités ainsi que les responsabilités confiées à chacun des comités;
  • les modalités de fonctionnement du conseil d'administration;
  • les états financiers annuels;
  • les procès-verbaux des réunions.

C'est également au conseil d'administration que revient la responsabilité générale de la planification stratégique. Les administrateurs sont chargés de fixer les buts et de définir les obligations de l'organisation, puis d'élaborer les plans d'action en conséquence. Ces buts doivent correspondre aux besoins de l'organisation et de ses membres; ils doivent aussi se traduire par un budget ou par une utilisation des ressources qui réponde à ces besoins. Les activités réalisées au nom de l'organisation doivent aller dans le sens des buts fixés.

Documents pertinents

INDUSTRIE CANADA, Guide à l'intention des administrateurs des sociétés sans but lucratif [PDF - 1,94 Mo]
Ce document, préparé en collaboration avec le Centre canadien de philanthropie, l'Association du Barreau canadien et la Société canadienne des directeurs d'association, fournit aux administrateurs des sociétés sans but lucratif des renseignements intéressants sur leurs droits et obligations et met à leur disposition quelques outils simples pour les aider à exercer ces droits et à s'acquitter de ces obligations.

LECLAIR, Chris, Le guide de planification stratégique des administrateurs d'organismes sans lut lucratif, Société canadienne des directeurs d'association, 2002, 56 pages.
Cette publication brosse un tableau complet du processus de planification des OSBL. Elle permettra aux administrateurs de prendre conscience de la valeur d'une planification stratégique qui sert vraiment à orienter les stratégies et la structure de leur organisation.

MALENFANT, Roméo, La gouvernance stratégique d'un organisme sans but lucratif – Sa dynamique, ses composantes, Éditions DRPM, 2002, 346 pages. 
Ce livre s'adresse aux membres de conseils d'administration et aux gestionnaires d'organismes sans but lucratif. Le modèle de gouvernance stratégique décrit dans cet ouvrage constitue une voie à explorer pour les personnes qui sont à la recherche d'une forme de fonctionnement adéquate au sein d'une organisation.

MALENFANT, Roméo, La gouvernance stratégique – La voie de l'imputabilité, Éditions DPRM, 2005, 280  pages.
Ce livre s'adresse aux administrateurs et aux gestionnaires d'organismes qui désirent améliorer leurs façons de faire et qui ont à cœur la pérennité de leur organisation. Le modèle de la gouvernance stratégique apporte des réponses à leurs interrogations d'une manière simple mais efficace et devient la voie d'une imputabilité bien comprise.

MALENFANT, Roméo, Les guides pratiques pour une gouvernance stratégique™, guide no 1 – Le président du conseil d'administration, Éditions DPRM, 2006. 
Ce guide donne de l'information pertinente sur la plupart des aspects entourant le poste de président du conseil d'administration.

MALENFANT, Roméo, Les guides pratiques pour une gouvernance stratégique™, guide no 2 – Comprendre votre conseil d'administration en 20 réponses, Éditions DPRM, 2007.
Ce guide permet d'obtenir des réponses à plusieurs questions concernant le conseil d'administration d'une organisation. Par exemple, à quoi sert un conseil d'administration? Des employés peuvent-ils siéger au conseil d'administration? Quelles sont les qualités que devraient avoir les administrateurs? Est-ce utile d'avoir un comté exécutif?

MALENFANT, Roméo, Les guides pratiques pour une gouvernance stratégique™, guide no 1 – Le président du conseil d'administration, Éditions DPRM, 2006. 
Ce guide donne de l'information pertinente sur la plupart des aspects entourant le poste de président du conseil d'administration.

MALENFANT, Roméo, Les guides pratiques pour une gouvernance stratégique™, guide no 3 – Le directeur général en action, Éditions DPRM, 2007.
Ce guide permet d'obtenir des réponses à plusieurs questions concernant le poste de directeur général d'une organisation. Par exemple, quelles sont ses préoccupations quotidiennes? Sur quelles habiletés doit-il compter? Quelles sont les caractéristiques d'un directeur général dynamique, compétent et en santé?

MALENFANT, Roméo, Les guides pratiques pour une gouvernance stratégique™, guide no 4 : Le procès-verbal (et l'ordre du jour), Éditions DPRM, 2008.
Ce guide est destiné aux directeurs généraux et aux personnes qui doivent préparer des réunions et des assemblées et qui doivent en rédiger les procès-verbaux. Il permet de répondre à plusieurs questions sur ce sujet.

MALENFANT, Roméo, Les guides pratiques pour une gouvernance stratégique™, guide no 5 : Les administrateursÉditions DPRM, 2008.
Ce guide analyse les motivations de l'administrateur, décrit ses droits et devoirs et aborde les différentes facettes des personnalités qui se réunissent autour d'une table dans la poursuite d'un objectif commun : la mission de leur organisation.

MARTEL, Paul, Administrateurs de corporations sans but lucratif – Le guide de vos droits, devoirs et responsabilités (2e éd.), Wilson & Lafleur, 2000, 118 pages.
Cette publication explique les principaux devoirs et les responsabilités des administrateurs et présente des réponses aux questions importantes à propos de leur rôle.

MINA, Eli, Réunions efficaces – Guide à l'intention des administrateurs d'organismes sans but lucratif, Société canadienne des directeurs d'association, 2000, 64 pages.
Ce guide propose une conception simple et claire des réunions, bien adaptée aux besoins des parties prenantes.

RÉSEAU CAPITAL, Les conseils d'administration de PME dynamiques [PDF - 883 Ko]
Ce document, élaboré par Réseau Capital, fournit de l'information et des outils qui permettront aux organismes d'utiliser efficacement leur conseil d'administration afin de définir l'orientation de l'entreprise et d'en améliorer la gestion.

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Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.