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Aliénation, élimination et reproduction d’archives publiques

Selon l’article 7 de la Loi sur les archives, « tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi‐actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés ». Il faut donc comprendre que le calendrier de conservation ne fait que désigner les documents qui doivent être détruits et ceux qui doivent être conservés de manière permanente. Une fois le stade semi‐actif dépassé, les documents à conservation permanente ne sont plus gérés par le calendrier de conservation mais sont plutôt soumis à la portée des articles 14 à 20 de la Loi sur les archives. En d’autres termes, le fait d’autoriser, au moyen du calendrier de conservation, la destruction de documents actifs ou semi‐actifs ne signifie pas que cette autorisation peut s’appliquer aux documents de cette même série qui ont déjà atteint le stade inactif.

Un organisme qui désire détruire des documents inactifs à conservation permanente doit demander une autorisation spéciale à BAnQ, et ce, en vertu de l’article 18 de la Loi sur les archives. Cet article précise que : « Nul ne peut aliéner, éliminer ou modifier des documents inactifs d’un organisme public destinés à être conservés de manière permanente. Toutefois, Bibliothèque et Archives nationales peut autoriser l’élimination de tels documents s’ils ont été reproduits sur un autre support ou s’il estime qu’ils sont irrémédiablement détériorés ou qu’il n’est plus utile de les conserver. » Pour expliquer aux organismes la procédure à suivre pour demander une telle autorisation, BAnQ a produit un aide-mémoire concernant l’élimination de documents inactifs à conservation permanente.

 

Documents pertinents

Aide-mémoire concernant l’élimination de documents inactifs à conservation permanente (2018-04-09) [Word 154 Ko]

Cet aide-mémoire a pour but d’expliquer aux organismes la procédure à suivre pour demander à BAnQ une autorisation de destruction des documents inactifs à conservation permanente.

La numérisation des documents administratifs : méthodes et recommandations [PDF - 717 Ko]

Dans un monde où de plus en plus de documents sont produits, conservés et diffusés en mode numérique et où les outils technologiques sont de plus en plus accessibles, abordables et performants, la numérisation gagne en popularité et devient peu à peu un élément indissociable de tout programme de gestion documentaire. La réussite d’un projet de numérisation repose sur sa préparation minutieuse. Il est déconseillé de se lancer dans un tel projet sans en connaître les implications. Destiné en priorité au personnel des organismes publics assujettis à la Loi sur les archives, le guide produit par la Direction générale des archives de BAnQ présente de manière simple et pratique l’ensemble des exigences archivistiques et juridiques ainsi que les spécificités et autres recommandations techniques, organisationnelles et technologiques qui doivent être prises en considération pour mener à bien tout projet de numérisation, et ce, de sa conception à sa réalisation.

Nos partenaires

Ville de Montréal. Fondation de BAnQ. Les Amis de BAnQ. Catalogue des bibliothèques du Québec. RDAQ. RFN.