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Aliénation, élimination et reproduction d’archives publiques

Selon l’article 7 de la Loi sur les archives, « tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi‐actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés ». Il faut donc comprendre que le calendrier de conservation ne fait que désigner les documents qui doivent être détruits et ceux qui doivent être conservés de manière permanente. Une fois le stade semi‐actif dépassé, les documents à conservation permanente ne sont plus gérés par le calendrier de conservation mais sont plutôt soumis à la portée des articles 14 à 20 de la Loi sur les archives. En d’autres termes, le fait d’autoriser, au moyen du calendrier de conservation, la destruction de documents actifs ou semi‐actifs ne signifie pas que cette autorisation peut s’appliquer aux documents de cette même série qui ont déjà atteint le stade inactif.

Un organisme qui désire détruire des documents inactifs à conservation permanente doit demander une autorisation spéciale à BAnQ, et ce, en vertu de l’article 18 de la Loi sur les archives. Cet article précise que : « Nul ne peut aliéner, éliminer ou modifier des documents inactifs d’un organisme public destinés à être conservés de manière permanente. Toutefois, Bibliothèque et Archives nationales peut autoriser l’élimination de tels documents s’ils ont été reproduits sur un autre support ou s’il estime qu’ils sont irrémédiablement détériorés ou qu’il n’est plus utile de les conserver. » Pour expliquer aux organismes la procédure à suivre pour demander une telle autorisation, BAnQ a produit un aide-mémoire concernant l’élimination de documents inactifs à conservation permanente.

 

Documents pertinents

Aide-mémoire concernant l’élimination de documents inactifs à conservation permanente (2018-04-09) [Word 154 Ko]

Cet aide-mémoire a pour but d’expliquer aux organismes la procédure à suivre pour demander à BAnQ une autorisation de destruction des documents inactifs à conservation permanente.

La numérisation des documents : méthodes et recommandations (2012-05) [PDF – 348 Ko]

Ce guide a pour principal objectif de fournir des balises pour la réalisation de projets de gestion documentaire ayant recours à la numérisation, principalement lorsqu'est envisagée la destruction des documents sources après l'opération. Une attention particulière a été portée à la mise en contexte du cadre législatif découlant de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information. Y sont aussi présentées les principales recommandations de BAnQ en ce qui a trait aux résolutions de numérisation, aux formats et aux supports de conservation des documents numériques. Ce guide remplace à la fois le Guide d'imagerie numérique et le questionnaire Numérisation de documents inscrits au calendrier de conservation.

Nos partenaires

Ville de Montréal. Fondation de BAnQ. Les Amis de BAnQ. Catalogue des bibliothèques du Québec. RDAQ. RFN.