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Recueils et guides

Secteur gouvernemental

Recueil de règles de conservation des documents communs des ministères et des organismes gouvernementaux, [PDF - 2,38 Mo] ou [Word - 959 Ko], mise à jour partielle, octobre 2016, 181 pages.

Le Comité sur les archives gouvernementales de la Direction générale des archives nationales de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) a révisé, de façon partielle, le Recueil de règles de conservation des documents communs des ministères et des organismes gouvernementaux élaboré entre 2010 et 2013. Ce recueil est un outil utilisé par tous les ministères et organismes gouvernementaux pour l'élaboration et à la mise à jour de leur calendrier de conservation. Il permet d'uniformiser les règles de conservation pour les séries de gestion.

Secteur judiciaire

Recueil de délais de conservation à l'intention des cours municipales du Québec[Word - 698 Ko] édition révisée, Québec, 2005, 83 pages.

Au début de 2004, l'Association des greffiers de cours municipales du Québec  et les Archives nationales du Québec ont créé un groupe de travail ayant comme mandat de réviser le Recueil de délais de conservation à l'intention des cours municipales du Québec paru en 1995. La nouvelle version du Recueil de délais de conservation à l'intention des cours municipales est un instrument de travail qui vise à faciliter la tâche des greffiers et greffières des cours municipales dans la préparation ou la mise à jour de leur calendrier de conservation.

Secteur de la santé

Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec,  [Word -  490 Ko] [PDF - 2,86 Mo] Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2017, version 1.4, 196 pages.

Ce recueil constitue une référence sur laquelle les gestionnaires des établissements de santé et de services sociaux peuvent s'appuyer pour élaborer et tenir à jour leurs propres outils de gestion documentaire. Ils pourront ainsi se conformer à la Loi sur les archives, notamment en élaborant et en faisant approuver leurs calendriers de conservation.

Le recueil propose, notamment, une structure classificatoire pour les documents de même que la dernière version des règles relatives aux dossiers de gestion (auparavant les séries G du recueil de 2009). De plus, la version 1.4 de ce recueil comprend une version partielle des règles relatives aux dossiers de mission dont notamment celles relatives au dossier de l’usager. 

  

Recueil de règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec, [PDF -2,01 Mo] ou [Word - 1,98 Mo] édition 2009 mise à jour par l'Association québécoise d'établissements de santé et de services sociaux, Direction de l'organisation des services, des affaires médicales et de la qualité.

À noter que toutes les règles relatives aux dossiers de gestion (les séries G) ainsi que dans ce recueil sont obsolètes depuis la parution de la refonte partielle du recueil en 2015. De plus, les règles relatives au dossier de l’usager ne sont plus valides depuis la parution, en 2017, de la version 1.4. Cependant, les autres règles de mission demeurent valides jusqu’à ce qu’elles soient revues.  

Secteur de l'éducation

Guide de gestion des archives à l’intention des établissements d’enseignement privé du Québec [PDF – 2,16 Mo] Fédération des établissements d'enseignement privés, en collaboration avec Bibliothèque et Archives nationales du Québec, version 1.2, février 2016, 165 pages.

En février 2016, la Fédération des établissements d’enseignement privés et Bibliothèque et Archives nationales du Québec ont procédé à la mise à jour du Guide de gestion des archives à l’intention des établissements d’enseignement privé du Québec, dont l’ancienne version datait de septembre 2011. Cet outil constitue un point d'appui pour les gestionnaires qui souhaitent élaborer et appliquer une politique de gestion des archives dans leurs établissements.

Guide de gestion des archives des établissements de l'enseignement collégial du Québec [PDF - 1,55 Mo] ou [Word -  4,91 Mo] Bibliothèque et Archives nationales du Québec, juillet 2011, 259 pages.

Ce guide de gestion des archives constitue un pas important en ce qui concerne le respect des exigences archivistiques. Il a essentiellement pour but, d'une part, d'accroître la fiabilité de la gestion des dossiers dans les collèges et, d'autre part, de rendre cette gestion conforme aux lois et règlements auxquels ceux-ci sont soumis.

Recueil des délais de conservation des commissions scolaires,[PDF - 758 Ko] Montréal, Bibliothèque et Archives nationales du Québec / Fédération des commissions scolaires du Québec, juin 2013, 185 pages.

À l'automne 2008, la Fédération des commissions scolaires du Québec et Bibliothèque et Archives nationales du Québec se sont associées dans le but de revoir en profondeur le Recueil des règles de conservation des commissions scolaires publié en 2002. Avec le présent recueil, les commissions scolaires du Québec seront mieux outillées pour répondre adéquatement aux exigences de la gestion des documents.

Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois, Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec, 20 février 2004. 

Le Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois a été réalisé sous la responsabilité du Comité des secrétaires généraux de la CREPUQ, par son sous-comité des archivistes. Les travaux qui ont permis de mener à terme cet ouvrage se sont échelonnés sur deux années et représentent une contribution originale et avant-gardiste à la gestion de ce secteur d'activité. Le Recueil servira de modèle et de guide pour la tenue à jour des calendriers de conservation de chaque établissement universitaire. Il permettra un meilleur contrôle et une gestion plus efficace des documents produits et conservés par les établissements universitaires. Ce document est diffusé par la CREPUQ

Secteur municipal

Aide-mémoire pour la gestion des documents municipaux, [PDF - 588 Ko] Marie-France Mignault et Caroline Sauvageau, 2014, 23 pages

Ce document se veut un aide-mémoire concernant divers sujets notamment, le plan de classification, le calendrier de conservation, la préservation, la gestion des courriels et la numérisation. Il s'adresse principalement aux organismes du secteur municipal.

Guide de gestion des archives des centres locaux de développement (CLD) du Québec, [PDF - 1,72 Mo] ou [Word - 4,23 Mo] Association des centres locaux de développement du Québec et Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2009, 135 pages.

À la suite de l'assujettissement des centres locaux de développement (CLD) à la Loi sur les archives, l'Association des centres locaux de développement du Québec et Bibliothèque et Archives nationales du Québec ont pris l'initiative de constituer un groupe de travail afin de concevoir et de réaliser un guide pour aider les CLD à organiser et à gérer leurs archives. En effet, les avantages d'une saine gestion documentaire sont nombreux : accès plus facile et plus rapide à l'information, uniformisation des pratiques, économies d'espace, de temps et d'argent. Ce guide servira aussi à déterminer quels documents ont une valeur historique. Également disponible sur le site de l'Association des centres locaux de développement du Québec.

Guide de gestion des documents municipaux, Association des directeurs municipaux du Québec et Fédération québécoise des municipalités, en collaboration avec Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2014

Ce guide a été réalisé par l'Association des directeurs municipaux du Québec, la Fédération québécoise des municipalités et Bibliothèque et Archives nationales du Québec afin d'aider les  organismes municipaux à élaborer ou à mettre à jour leur propre calendrier de conservation et, ainsi, à se conformer aux obligations de la Loi sur les archives et du Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l'élimination des archives publiques. Il propose également un plan de classification que l'organisme municipal peut utiliser. Ce document est diffusé par l'Association des directeurs municipaux du Québec.

Recueil de gestion des documents et des archives des services de police, [PDF - 3,72 Mo] ou [Word - 4,53 Mo] Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2015, 209 pages.

En 2010 et mise à jour en 2015, Bibliothèque et Archives nationales du Québec en collaboration avec la Sûreté du Québec, le ministère de la Sécurité publique, des représentants des services de police de la Ville de Laval, de la Ville de Lévis et de la Ville de Québec ont élaboré un recueil de délais de conservation consacré exclusivement aux séries documentaires des services de police. Le recueil réalisé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec, en collaboration avec ses partenaires, constitue une référence sur laquelle les gestionnaires des services de police peuvent s'appuyer pour élaborer ou revoir leurs propres outils de gestion documentaire.

Recueil des délais de conservation des archives des municipalités régionales de comté, Union des municipalités régionales de comté du Québec, Corporation des secrétaires municipaux du Québec et Archives nationales du Québec, édition révisée, 1989, 106 pages.

Les Archives nationales du Québec, la Corporation des secrétaires municipaux du Québec et l'Union des municipalités régionales de comté et des municipalités locales du Québec ont réalisé un recueil de délais de conservation. Cet outil recense les délais de conservation propres aux municipalités régionales du comté. Les sections 9 et 11 de ce recueil sont disponibles en format PDF [623 Ko].

Recueil des règles de conservation des documents informatiques et plan de classification pour les documents sur support papier et les documents technologiques à l'intention des offices d'habitation[PDF - 2.02 Mo] 2003, 240 pages.

En 2003, la Société d'habitation du Québec a produit, en collaboration avec les Archives nationales du Québec, un recueil des règles de conservation et un plan de classification. Cet outil permet aux offices municipaux d'habitation de gérer leurs documents, tant sur support papier que sur support numérique. En plus des règles de conservation, le recueil comprend un plan de classification.

 

Secteur privé

Guide de gestion des archives des bureaux d'architectes, [PDF - 400 Ko] Brigitte Racine, Caroline Sauvageau et collaborateurs, décembre 2005, 84 pages.

En octobre 2003, l'Ordre des architectes du Québec prenait l'initiative de demander aux Archives nationales du Québec de constituer un groupe de travail ayant pour mandat de réaliser un guide de gestion des archives à l'intention des bureaux d'architectes. Ce guide a comme premier objectif de sensibiliser les architectes à la nécessité de conserver et de mettre en valeur les documents produits et reçus dans l'exercice de leurs fonctions, qui présentent un intérêt indéniable pour l'histoire du Québec. Il sert aussi un deuxième objectif plus immédiat, en offrant une méthode de classification et des règles de conservation qui aideront les architectes à mieux gérer leurs documents administratifs lors des opérations quotidiennes et courantes. Ils y trouveront aussi quelques conseils sur la gestion des documents technologiques et sur la protection des documents essentiels.

 

Guide de gestion des archives de partis politiques, [PDF - 179 Ko] Christian Drolet, Gilles Héon et Caroline Sauvageau avec la collaboration de Michel Lévesque du Directeur général des élections du Québec, 2005, 55 pages.

Les Archives nationales du Québec et le Directeur général des élections du Québec ont réalisé un guide qui recense l'ensemble des documents produits ou reçus par un parti politique dans le cadre de ses activités habituelles. Ce guide propose aussi un plan de classification des documents du parti politique de même que des règles de conservation qui permettent de déterminer quels documents doivent être préservés pour leur valeur historique, de preuve ou de témoignage. Il vise donc à aider les partis politiques à organiser et à gérer leurs documents administratifs de même qu'à préserver les documents qui présentent une valeur historique pour la recherche de demain.

 

Guide de gestion des archives de maisons d'édition, [PDF - 3,27 Mo] Montréal, Bibliothèque nationale du Québec / Archives nationales du Québec, 2005, 82 pages.

Le Guide de gestion des archives de maisons d'édition vise à répondre aux problèmes de classification et de sélection des archives du milieu de l'édition. Il a été rédigé par Gilles Héon et Caroline Sauvageau, archivistes aux Archives nationales du Québec (ANQ), qui ont pu profiter de la contribution du comité consultatif formé de Michel Biron, archiviste à la Bibliothèque nationale du Québec, de François David, archiviste aux ANQ, de Martin Doré, chercheur et professeur à l'Université de Sherbrooke, et de Michel Gay, gestionnaire aux Éditions Fides.

 

Guide des archives de la danse au Québec [Word - 8,66 Mo] ou [PDF - 1,12 Mo] Bibliothèque et Archives nationales du Québec en collaboration avec différents partenaires, 2015, 111 pages.

Le Guide propose un plan de classification et un calendrier de conservation adaptés aux organismes de danse. Il contient également un chapitre sur la conservation des archives et sur la gestion des locaux d’entreposage. De plus, il inclut un chapitre sur la donation des organismes de danse auprès des institutions patrimoniales. Enfin, on retrouve différentes annexes telles que des modèles de convention de donation ainsi que des compléments sur la boîte chorégraphique et sur le dépôt légal. 

 

Le guide de gestion des archives d'entreprises, Montréal, Bibliothèque et Archives nationales du Québec / Réseau des services d'archives du Québec, 2009, 120 pages.

Conçu à l'intention des gestionnaires d'entreprises de toute taille, cet ouvrage d'une centaine de pages, richement illustré à l'aide de documents d'archives d'entreprises québécoises, permet d’y trouver toute l'information essentielle pour gérer efficacement les documents administratifs et les archives des entreprises. Prix de vente : 59,95 $ (taxe et frais d'expédition en sus) Commander l'ouvrage


 

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Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.