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Profils de métadonnées gouvernementaux

 


Haut Introduction

La version 2.0 des profils de métadonnées gouvernementaux a été produite grâce à la collaboration du Comité interministériel sur les métadonnées, dirigé initialement par Nicole Lemay du Directeur général des élections du Québec et, ensuite par Christiane Roy de Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Elle constitue une refonte de la version 1.0 publiée en 2004.

Outre mesdames Nicole Lemay et Christiane Roy, le comité regroupe :

  • Sylvain Boucher, Ministère des Transports;
  • Michèle Daigle, Ministère des Transports;
  • Jacinthe Dostie, Ministère de la Justice;
  • Michel Lévesque, Directeur général des élections du Québec;
  • Richard Parent, Ministère des Services gouvernementaux;
  • Catherine Thibault, Ministère du Conseil exécutif.

 

HautHistorique et portée

Ces profils découlent des travaux du Chantier en ingénierie documentaire et s'inscrivent dans la réalisation du Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID) qui a pour objet de définir et de fournir des modèles concernant des points essentiels pour la mise en œuvre d'une meilleure gestion intégrée des documents dans les ministères et organismes.

Ils couvrent trois profils de métadonnées accompagnés de métadonnées opérationnelles visant spécifiquement les opérations de gestion documentaire exécutées sur les dossiers, les documents et leurs métadonnées.

Ces trois profils sont le profil de métadonnées des documents de référence, le profil de métadonnées des documents de transaction et le profil de métadonnées des dossiers. Ils comprennent un ensemble de métadonnées permettant de nommer, identifier, décrire, classifier et gérer une ressource documentaire1 tout au long de son cycle de vie, comme le titre d'un dossier ou d'un document, son créateur, sa date de création, sa date de destruction prévue, etc.

Un document de référence est un document permettant d'acquérir une information générale pertinente quant à la réalisation d'un processus de travail comme des études, des volumes, des publications, des informations publicitaires, des communiqués, des formulaires vierges, des spécifications techniques, des catalogues et des répertoires.

Un document de transaction est un document établissant certaines informations relatives à un échange pouvant lier les parties juridiquement ou financièrement par une signature ou par tout autre moyen approuvé et reconnu par l'institution, par exemple une déclaration de revenus ou une demande de renouvellement de permis de conduire, soit sur papier, soit par service en ligne.

Un dossier regroupe un ensemble de documents portant sur un sujet ou un thème donné. En général, un document doit être rattaché à un dossier, lequel est lié à une rubrique du plan de classification.

Ces profils ont été produits principalement pour répondre aux exigences de la gestion des dossiers et documents administratifs2 ainsi qu'à celles des archives à conservation permanente. Toutefois, ils peuvent être utilisés à d'autres fins, comme, par exemple, pour gérer les documents d'un centre de documentation. Certaines des caractéristiques des métadonnées proposées devront alors être réévaluées afin de répondre à ces nouveaux besoins.

 

Haut Objectifs

L'utilisation de métadonnées permet d'atteindre les objectifs suivants :

  • Gérer le cycle de vie des dossiers et des documents;
  • Faciliter la recherche des dossiers et des documents;
  • Gérer les restrictions d'utilisation (droits d'auteur et autres restrictions);
  • Assurer la disponibilité des dossiers et des documents de façon à ce qu'ils soient accessibles en temps voulu et de la manière requise par une personne autorisée;
  • Gérer la confidentialité des dossiers et des documents;
  • Gérer l'intégrité des documents de manière à ce que l'information véhiculée par ces documents ne soit pas détruite ou altérée de quelque façon sans autorisation, et que le support de cette information lui procure la stabilité et la pérennité voulues;
  • Assurer la traçabilité qui permet de suivre toutes les actions effectuées sur un document tout au long de son cycle de vie;
  • Favoriser l'interopérabilité par l'usage d'un langage descriptif commun permettant de faciliter l'échange d'information entre les organismes et les systèmes d'information;
  • Situer les dossiers et les documents dans leur contexte en assurant la sauvegarde de ce contexte.

 

Haut Normes utilisées

Chaque profil de métadonnées est basé principalement sur les éléments de la norme internationale ISO 15836 :2003 intitulée L'ensemble des éléments de métadonnée Dublin Core [http://dublincore.org/documents/2008/01/14/dces/].

De plus, les normes et les modèles ci-dessous ont également servi de référence à leur production :

 

Haut Public visé

L'utilisation de ces profils est recommandée pour tous les organismes visés à l'annexe de la Loi sur les archives (L.R.Q., c-A-21.1). Ces derniers pourront l'utiliser comme outil de base pour produire leur propre profil de métadonnées, adapté à la réalité de leur institution. Dans ce cas, ils devront respecter certains critères, lesquels sont énoncés au point 4 de la partie 1, Guide de l'utilisateur .

Ce document peut également servir de guide à tout organisme privé, notamment les firmes spécialisées dans le développement d'applications en gestion des documents.

 

Haut Structure

Ce document comprend quatre parties principales. La première partie consiste en un guide d'utilisateur, lequel présente les éléments faisant partie d'une fiche descriptive de métadonnées, classe les métadonnées selon leur degré d'obligation, identifie un exemple d'application et donne des recommandations pour adapter les profils aux exigences et attentes des organismes publics.

Les parties deux et trois contiennent l'ensemble des fiches descriptives présentant le détail de chacune des métadonnées des dossiers et des documents.

La quatrième partie présente les métadonnées opérationnelles s'appliquant spécifiquement aux processus de gestion documentaire, soit l'enregistrement institutionnel, la destruction, le transfert dans un entrepôt de documents semi-actifs ou sur un autre serveur, le versement des archives à conservation permanente et les validations.

 

Haut Gestion des profils

La mise à jour et la diffusion de ces profils sont sous la responsabilité de la Direction générale des archives de Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Elle en révisera le contenu de manière à s'assurer de couvrir tout nouveau besoin en matière de gestion intégrée des documents.

Pour tous commentaires ou questions en rapport avec ces profils, vous pouvez communiquer avec madame Christiane Roy au (514) 873 -1101, poste 6230 (christiane.roy@banq.qc.ca).


Note 1 : Une ressource documentaire désigne les documents administratifs conservés dans les bureaux, un centre de documents semi -actifs ou un centre d'archives ainsi que les documents conservés dans une bibliothèque et un centre de documentation.

Note 2 : Les documents administratifs incluent les courriels et leurs pièces attachées.

Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.