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Gestion des documents essentiels

Guide d’identification des documents essentiels,  [Word -  276 Ko] [PDF - 210 ko] Groupe d’expertise en gestion des documents du gouvernement du Québec (GEGD), 2017, 30 pages.

Ce guide propose une méthodologie et des outils pour faciliter l’identification des documents essentiels. Il se divise en deux sections. La première section présente les aspects plus théorique et la deuxième section propose des éléments pratiques pour réaliser concrètement l’identification des documents essentiels.

 

Plan des mesures d'urgence pour les documents d'archives, Denis Casault et Normand Charbonneau, Sainte-Foy, Québec, Publications du Québec c2001. 1 emboîtage ([45] feuilles, [12] f. doubles) ; 31 cm + 1 disque au laser d'ordinateur.

Le risque de perdre des documents précieux est une préoccupation constante pour les archivistes. C'est dans ce contexte que les Archives nationales du Québec ont élaboré ce Plan des mesures d'urgence pour les documents d'archives. Unique tant par sa facture que par son contenu, ce guide essentiellement pratique fournit des indications précises aux organismes qui doivent faire face à un désastre : responsabilités de chaque intervenant, mécanismes d'alerte, interventions immédiates et postérieures ainsi que rétablissement de la situation. À la fois outil de formation et guide d'intervention, ce document est essentiel à tout centre d'archives, peu importe sa taille. En vente aux Publications du Québec.

 

« La protection des archives essentielles : comment assurer la survie d'une organisation », Jean-Yves Rousseau, Archives, vol. 20, no 1 (été 1988), p. 43-61.

L'auteur procède à l'identification des droits, des obligations et des opérations à maintenir ou à rétablir en cas de problèmes majeurs de même que les causes humaines ou naturelles susceptibles de plonger une organisation en situation de crise. On retrouve également un exemple d'inventaire d'archives essentielles et une liste des documents essentiels susceptibles d'êtres conservés par une entreprise. L'article propose l'exemple de la Chrysler Corporation.

 

« Les documents essentiels à la ville de Québec : élaboration d'une politique »,  France Belisle, Archives, vol. 22, no 1 (été 1990), p. 31-56.

L'auteure nous fait partager sa démarche et ses sources pour élaborer une politique de documents essentiels à la Ville de Québec. Plus concrètement, à l'aide d'extraits de textes législatifs municipaux, elle recense les obligations, droits et pouvoirs discrétionnaires sur lesquels doit s'appuyer l'élaboration d'une telle politique. Ses propos sont illustrés par des exemples précis qui aideront quiconque à réaliser un projet semblable.

« La protection des documents essentiels à la Nord-Américaine et la planification de mesures d'urgence pour les archives », Marcel Caya, Archivum, vol. XLII  (1996), p. 311-321.

Cet article résume le contexte global de la gestion des documents en Amérique du Nord. Formation adéquate, directives, cadres de classement et calendrier de conservation sont autant d'outils nécessaires à une saine gestion documentaire. La planification d'interventions en cas de désastre assure également la survie de l'organisme. De 1 % à 2 % des documents d'une organisation constituent les documents essentiels. La coordination est assurée par une sélection de méthodes de protection, la rédaction d'un manuel et la formation du personnel.

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Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.