BAnQ lance son programme d’aide financière Soutien au traitement des archives pour l’année 2017-2018. Ce programme s’adresse aux organismes sans but lucratif et aux organismes publics qui souhaitent contribuer à faire connaître les archives québécoises de nature privée.

En vertu de la Loi sur les archives (RLRQ, chapitre A-21.1), de la Politique de soutien aux archives privées et du Règlement sur l'agrément d'un service d'archives privées, (RLRQ, chapitre A-21.1, r.1), Bibliothèque et Archives nationales du Québec a procédé, au cours des 27 dernières années, à la mise en place graduelle d'un réseau de services d’archives privées agréés qui, dans l'ensemble du Québec, constituent les partenaires privilégiés de ses centres régionaux en ce qui a trait à l'acquisition, à la conservation et à la diffusion des archives d'origine privée.

Récemment, BAnQ a procédé à la révision de ses programmes. Les personnes et les organismes qui souhaitent soumettre leur candidature pour l’agrément doivent envoyer le formulaire de demande dûment rempli au centre de BAnQ qui sert leur région avant le 15 octobre 2017.

Pour consulter les documents du programme.

En mai 2017, lors de la 19e journée thématique du GEGD, était présenté aux membres le Guide d’identification des documents essentiels, ce guide élaboré par un groupe de travail mandaté par le GEGD propose une méthodologie et des outils pour faciliter l’identification des documents essentiels. Il se divise en deux sections. La première présente les aspects plus théoriques du processus et la seconde propose des éléments pratiques pour réaliser concrètement l’identification des documents essentiels.

Puisqu’il n’existe pas de liste universelle de documents essentiels, chaque organisation doit donc établir sa propre liste et la maintenir à jour. Ce guide ne prétend pas représenter l’unique méthode pour l’identification des documents essentiels, mais suggère différentes étapes et certains outils pour faciliter le processus d’identification et ainsi s’assurer de mettre en place des moyens pour les gérer et les protéger et ce, peu importe leur support.

Pour consulter le guide : Guide d’identification des documents essentiels,  [Word -  276 Ko] [PDF - 210 ko] Groupe d’expertise en gestion des documents du gouvernement du Québec (GEGD), 2017, 30 pages.

Le 10 juin 2016, la Loi modifiant diverses dispositions législatives en matière municipale concernant notamment le financement politique a été adoptée par l’Assemblée nationale. Cette loi a pour fin de modifier certaines dispositions de la Loi sur la Société d’habitation du Québec (LSHQ) afin de permettre une restructuration du réseau des offices municipaux d’habitation (OMH) du Québec.

Les organismes impliqués dans le processus de regroupement doivent respecter les modalités prévues dans la Loi sur les archives. C’est pourquoi, Bibliothèque et Archives nationales du Québec a préparé un aide-mémoire pour sensibiliser les organismes publics concernés à leurs obligations et ainsi faciliter le transfert et la conservation des documents dans le respect des lois et des principes archivistiques.

Ce document, intitulé Aide-mémoire concernant la gestion des documents et des archives des offices municipaux d’habitation dans le contexte d’un transfert de compétences rappelle les assises légales et archivistiques sur lesquelles reposent les actions à entreprendre. Nous vous invitons à le consulter.

Pour en savoir davantage, ou pour toute demande de conseil, nous vous invitons à entrer en contact avec l’archiviste de BAnQ responsable de votre région. La liste est disponible à l’annexe 2 du document.

Aide-mémoire concernant la gestion des documents et des archives des offices municipaux d'habitation dans le contexte d'un transfert de compétences (2017-05-08) [PDF – 489 Ko], Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2017, 10 pages.

Nous sommes heureux d’annoncer la parution de la version 1.4 du Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec. Cette version réunit en un seul fichier les sections A (présentation générale), B (règles de gestion) et C (règles de mission). La section C contient la série 10, un des plus attendues par le milieu de la santé et des services sociaux car elle porte essentiellement sur le dossier de l’usager. Deux changements majeurs par rapport au recueil de 2009 sont à signaler : diminution significative des dossiers complets à conserver à la règle 10-010 et refonte de la liste des pièces à conserver en annexe de la même règle.

Rappelons que ce recueil constitue une référence sur laquelle les gestionnaires des établissements de santé et de services sociaux peuvent s'appuyer pour élaborer et tenir à jour leurs propres outils de gestion documentaire. Ils pourront ainsi se conformer à la Loi sur les archives, notamment en élaborant et en faisant approuver leurs calendriers de conservation.

Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec,  [Word -  490 Ko] [PDF - 2,86 Mo] Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2017, version 1.4, 196 pages

Nous sommes heureux de vous annoncer une mise à jour partielle du Recueil des règles de conservation des documents communs des ministères et organismes gouvernementaux. Celle-ci comprend une modification de la règle 3301 Dossiers des employés permanents et occasionnels – volet carrière, l’ajustement de certains noms suite à la fusion ou à la création de nouvelles entités ministérielles ainsi que la normalisation des références juridiques.

Recueil de règles de conservation des documents communs des ministères et des organismes gouvernementaux, [PDF - 2,31 Mo] ou [Word - 955 Ko], mise à jour partielle, octobre 2016, 181 pages.

BAnQ lance son programme d’aide financière Soutien au traitement des archives pour l’année 2016-2017. Ce programme s’adresse aux organismes sans but lucratif et aux organismes publics qui souhaitent contribuer à faire connaître les archives québécoises de nature privée. 

Pour découvrir le Programme

Nous sommes heureux de vous annoncer une mise à jour du Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec. Vous trouverez plus bas, la version 1.2 de la section A et la version 1.3 de la section B.

Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec, Section A – Présentation générale  [PDF - 357 Ko]. Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2016, version 1.2, 30 pages.

Note sur la version 1.2 : Cette mise à jour comporte des modifications à la liste des membres du CNASSS et à la structure classificatoire, 1er et 2e niveau.

Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec, Section B – Séries de gestion  [Word - 360 Ko et PDF - 1,03 Mo]. Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2016, version 1.3, 145 pages.

Note sur la version 1.3 :

Cette mise à jour comporte des modifications aux règles suivantes :

01-403 Gestion des plaintes : nouveau titre qui remplace « plainte des usagers », reformulation de la description et ajout d’une remarque sous « remarques générales ». À l’actif le délai est ouvert : 888 (R1= Conserver jusqu’à la décision des instances concernées). Au semi-actif (3 ans) et à l’inactif (Tri : conserver les rapports annuels relatifs au traitement des plaintes), la règle s’avère la même.

01-405  Comité de gestion des risques : reformulation des types de documents dans le champ du même nom.

01-406 : cette règle se nomme désormais « Registre local des accidents et des incidents ». Le délai est modifié : 999 – 0 – CON au lieu de : 888 – 10 – DÉT.

03-602 Accident de travail: reformulation de la description et des types de documents dans le champ du même nom et ajout.

La Fédération des établissements d’enseignement privés et Bibliothèque et Archives nationales du Québec ont procédé à la mise à jour du Guide de gestion des archives à l’intention des établissements d’enseignement privé du Québec. Cet outil constitue un point d'appui pour les gestionnaires qui souhaitent élaborer et appliquer une politique de gestion des archives dans leurs établissements.

Guide de gestion des archives à l’intention des établissements d’enseignement privé du Québec [PDF – 2,16 Mo] Fédération des établissements d'enseignement privés, en collaboration avec Bibliothèque et Archives nationales du Québec, version 1.2, février 2016, 165 pages.

Nous sommes heureux de vous présenter le Guide des archives de la danse au Québec [Word - 8,66 Mo] ou [PDF - 1,12 Mo] Bibliothèque et Archives nationales du Québec en collaboration avec différents partenaires, 2015, 111 pages. 

Fruit d’un travail de collaboration entre les partenaires du milieu de la danse, du milieu de l’archivistique et du milieu de l’éducation.

Le Guide propose un plan de classification et un calendrier de conservation adaptés aux organismes de danse. Il contient également un chapitre sur la conservation des archives et sur la gestion des locaux d’entreposage. De plus, il inclut un chapitre sur la donation des organismes de danse auprès des institutions patrimoniales. Enfin, on retrouve différentes annexes telles que des modèles de convention de donation ainsi que des compléments sur la boîte chorégraphique et sur le dépôt légal. 

Le 14 février 2014, BAnQ lançait officiellement le système GALA (Gestion de l’application de la Loi sur les archives) qui rend transactionnel le processus de création, de soumission, d’analyse et d’approbation des calendriers de conservation entre les organismes publics et BAnQ.

Cette plateforme Web représente également une avancée technologique dans ce processus car, via un fichier XML, l’interopérabilité des systèmes de gestion intégrée des documents des organismes et GALA devient possible. Le système offre aussi à l’organisme un espace de travail convivial pour l’élaboration de ses règles de conservation, en lui permettant notamment l’importation de règles provenant de plusieurs recueils de délais communs.

Dans le but d’expliquer aux organismes les fonctionnalités du système GALA, une dizaine de capsules explicatives ont été produites et sont maintenant disponibles sur le portail de BAnQ en format Power point (.ppsx) ou en format imprimable (.pdf).

• Capsule 1 : Introduction à GALA [PPSX – 4,71 Mo ou PDF – 697 Ko]
• Capsule 2 : Créer une demande – Premier calendrier [PPSX – 2,31 Mo ou PDF – 533 Ko]
• Capsule 3 : Créer une demande – Modification d’un calendrier [PPSX – 1 Mo ou PDF – 470 Ko]
• Capsule 4 : Créer une demande – Refonte d’un calendrier [PPSX – 2,72 Mo ou PDF – 554 Ko]
• Capsule 5 : Constituer les règles d’une demande [PPSX – 5,57 Mo ou PDF – 682 Ko]
• Capsule 6 : Le formulaire Règle de conservation [PPSX – 6,66 Mo ou PDF – 558 Ko]
• Capsule 7 : Compléter une demande [PPSX – 2,63 Mo ou PDF – 314 Ko]
• Capsule 8 : Soumettre une demande [PPSX – 4,95 Mo ou PDF – 481 Ko]
• Capsule 9 : L’analyse d’une demande [PPSX – 4,66 Mo ou PDF – 507 Ko]
• Capsule 10 : L’approbation d’une demande [PPSX – 3,71 Mo ou PDF – 521 Ko]

Rappelons que depuis l’adoption de la Loi sur les archives en 1983, les organismes publics sont tenus d’établir et de maintenir des calendriers de conservation permettant une saine gestion des documents qu’ils produisent. Ces calendriers servent à déterminer les périodes d’utilisation des documents et à indiquer lesquels doivent être conservés de manière permanente et lesquels doivent être éliminés. À terme, les documents conservés viendront enrichir le patrimoine documentaire du Québec.

Bibliothèque et Archives nationales du Québec, en collaboration avec différents partenaires du milieu policier et municipal, a procédé à la mise jour du recueil de délais de conservation consacré exclusivement aux séries documentaires des services de police. Ce recueil constitue une référence sur laquelle les gestionnaires des services de police peuvent s'appuyer afin d’élaborer et de tenir à jour leurs propres outils de gestion documentaire de manière à se conformer à la Loi sur les archives.  

Recueil de gestion des documents et des archives des services de police, [PDF - 3,72 Mo] ou [Word - 4,53 Mo] Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2015, 209 pages.