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Archivistique et gestion documentaire

Quoi de neuf?

18 juin 2015

Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec

La Direction générale des Archives nationales de BAnQ, en collaboration avec différents partenaires du milieu de la santé et des services sociaux, a procédé à la refonte partielle du Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec. Ce recueil constitue une référence sur laquelle les gestionnaires des établissements de santé et de services sociaux peuvent s'appuyer pour élaborer et tenir à jour leurs propres outils de gestion documentaire. Ils pourront ainsi se conformer à la Loi sur les archives, notamment en élaborant et en faisant approuver leurs calendriers de conservation. 

Cette version partielle comprend toutes les règles de gestion, auparavant les séries G du recueil de 2009 qui, par le fait même, sont devenues obsolètes. Rappelons que les règles de gestion sont en grande partie communes aux « installations » rattachées aux établissements. Les règles de mission ou d’exploitation (séries X1, X2 et X3) du recueil de 2009 continuent d’être valides jusqu’à leur remplacement par de nouvelles versions. Les règles de mission du nouveau recueil seront publiées par étape, et diffusées sur le portail de BAnQ, au cours de l’année 2016.  

Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec

  • Section A – Présentation générale  [PDF - 354 Ko]. Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2015, 30 pages.
  • Section B – Séries de gestion  [Word - 361 Ko et PDF - 1,04 Mo]. Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2015, 145 pages.

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Question à la une

Combien de temps l'analyse et l'approbation d'un calendrier de conservation peuvent-elles prendre?

Plusieurs facteurs peuvent influer sur le temps nécessaire pour analyser et approuver un calendrier de conservation. Parmi ces facteurs, notons le type de demande d'approbation (calendrier complet, refonte ou modifications), le nombre et la complexité des règles soumises, le nombre de demandes d'approbation reçues par BAnQ ainsi que le temps nécessaire à l'organisme pour donner suite au rapport d'analyse. BAnQ fait tout en son pouvoir pour assurer le traitement rapide des demandes, et ce, tout en respectant, par souci d'équité, l'ordre de réception des demandes.

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