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Archivistique et gestion documentaire

Quoi de neuf?

25 avril 2016

Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec- Mise à jour

Nous sommes heureux de vous annoncer une mise à jour du Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec. Vous trouverez plus bas, la version 1.2 de la section A et la version 1.3 de la section B.

Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec, Section A – Présentation générale  [PDF - 357 Ko]. Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2016, version 1.2, 30 pages.

Note sur la version 1.2 : Cette mise à jour comporte des modifications à la liste des membres du CNASSS et à la structure classificatoire, 1er et 2e niveau.

Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec, Section B – Séries de gestion  [Word - 360 Ko et PDF - 1,03 Mo]. Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2016, version 1.3, 145 pages.

Note sur la version 1.3 :

Cette mise à jour comporte des modifications aux règles suivantes :

01-403 Gestion des plaintes : nouveau titre qui remplace « plainte des usagers », reformulation de la description et ajout d’une remarque sous « remarques générales ». À l’actif le délai est ouvert : 888 (R1= Conserver jusqu’à la décision des instances concernées). Au semi-actif (3 ans) et à l’inactif (Tri : conserver les rapports annuels relatifs au traitement des plaintes), la règle s’avère la même.

01-405  Comité de gestion des risques : reformulation des types de documents dans le champ du même nom.

01-406 : cette règle se nomme désormais « Registre local des accidents et des incidents ». Le délai est modifié : 999 – 0 – CON au lieu de : 888 – 10 – DÉT.

03-602 Accident de travail: reformulation de la description et des types de documents dans le champ du même nom et ajout.

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Question à la une

Combien de temps l'analyse et l'approbation d'un calendrier de conservation peuvent-elles prendre?

Plusieurs facteurs peuvent influer sur le temps nécessaire pour analyser et approuver un calendrier de conservation. Parmi ces facteurs, notons le type de demande d'approbation (calendrier complet, refonte ou modifications), le nombre et la complexité des règles soumises, le nombre de demandes d'approbation reçues par BAnQ ainsi que le temps nécessaire à l'organisme pour donner suite au rapport d'analyse. BAnQ fait tout en son pouvoir pour assurer le traitement rapide des demandes, et ce, tout en respectant, par souci d'équité, l'ordre de réception des demandes.

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