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Archivistique et gestion documentaire

Quoi de neuf?

22 juillet 2015

Le système GALA : des capsules explicatives maintenant disponibles

Le 14 février 2014, BAnQ lançait officiellement le système GALA (Gestion de l’application de la Loi sur les archives) qui rend transactionnel le processus de création, de soumission, d’analyse et d’approbation des calendriers de conservation entre les organismes publics et BAnQ.

Cette plateforme Web représente également une avancée technologique dans ce processus car, via un fichier XML, l’interopérabilité des systèmes de gestion intégrée des documents des organismes et GALA devient possible. Le système offre aussi à l’organisme un espace de travail convivial pour l’élaboration de ses règles de conservation, en lui permettant notamment l’importation de règles provenant de plusieurs recueils de délais communs.

Dans le but d’expliquer aux organismes les fonctionnalités du système GALA, une dizaine de capsules explicatives ont été produites et sont maintenant disponibles sur le portail de BAnQ en format Power point (.ppsx) ou en format imprimable (.pdf).

Rappelons que depuis l’adoption de la Loi sur les archives en 1983, les organismes publics sont tenus d’établir et de maintenir des calendriers de conservation permettant une saine gestion des documents qu’ils produisent. Ces calendriers servent à déterminer les périodes d’utilisation des documents et à indiquer lesquels doivent être conservés de manière permanente et lesquels doivent être éliminés. À terme, les documents conservés viendront enrichir le patrimoine documentaire du Québec.

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Question à la une

Combien de temps l'analyse et l'approbation d'un calendrier de conservation peuvent-elles prendre?

Plusieurs facteurs peuvent influer sur le temps nécessaire pour analyser et approuver un calendrier de conservation. Parmi ces facteurs, notons le type de demande d'approbation (calendrier complet, refonte ou modifications), le nombre et la complexité des règles soumises, le nombre de demandes d'approbation reçues par BAnQ ainsi que le temps nécessaire à l'organisme pour donner suite au rapport d'analyse. BAnQ fait tout en son pouvoir pour assurer le traitement rapide des demandes, et ce, tout en respectant, par souci d'équité, l'ordre de réception des demandes.

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