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Préservation et conservation

Préservation et conservation

Photo : Christian Blais

En archivistique, la préservation est une approche intégrée qui se traduit par la planification des interventions et par la mise sur pied de programmes et d'outils d'évaluation. Elle comprend l'ensemble des mesures mises en œuvre en matière de conservation préventive et de traitements de conservation. L'objectif de la préservation est d'assurer la sauvegarde du patrimoine documentaire sous la responsabilité des archivistes en instaurant les mesures appropriées pour ralentir le processus naturel de dégradation des supports afin que ce patrimoine puisse à la fois être consulté aujourd'hui et transmis aux générations futures. La préservation fait partie du processus de gestion d'un service d'archives. Elle constitue une fonction archivistique au même titre que l'acquisition, le traitement ou la diffusion et elle se caractérise par une approche en trois temps :

  • Approche rationnelle : La préservation est structurée en fonction d'orientations et de priorités préétablies.
  • Approche globale : La préservation s'inscrit dans une perspective couvrant l'ensemble des documents.
  • Approche intégrée : La préservation est intégrée aux tâches quotidiennes.

 

 

La gestion de la préservation trouve son origine dans l'adoption, par le Conseil canadien des archives et par le Réseau des services d'archives du Québec, de stratégies contribuant à structurer l'action. L'essentiel de ces stratégies se résume ainsi : ÉVALUATION – ORIENTATION – ACTION.

L'évaluation

Le but de l'évaluation est de recueillir des données sur le service d'archives afin de reconnaître les situations impliquant des risques pour les documents d'archives.

  • Documentation : consulter les normes, les recommandations et les guides en matière de température, d'humidité relative, de mobilier de rangement, de systèmes de conditionnement de l'air, de matériel de rangement, de détérioration des supports, etc.
  • État de la situation : procéder à l'examen des locaux, du mobilier et du matériel de rangement, des documents et des pratiques courantes et en relever les lacunes.
  • Inventaire des besoins : compiler les données recueillies au moment où a été établi l'état de la situation, dégager les points forts et les points faibles, énoncer des recommandations.
  • Calendrier des interventions : extraire les recommandations de l'inventaire, établir les priorités, répartir les actions dans le temps, mettre à jour périodiquement.

L'orientation

Le but de l'orientation est de fournir au service d'archives des objectifs précis sur lesquels se développeront les interventions.

  • Politique de préservation : énoncer les orientations et déterminer les résultats visés.
  • Procédures : élaborer les règles à observer et détailler les actions à accomplir.
  • Mesures d'urgence : élaborer un plan d'intervention en cas d'urgence prévoyant les procédures d'alerte, de protection du personnel et de sauvetage des documents, ainsi que les façons d'assurer la sécurité des lieux.

L'action

Le but de l'action est de mettre en place les mesures prévues au calendrier des interventions en tenant compte des priorités établies.

  • Contrôle des conditions ambiantes : mesurer et enregistrer quotidiennement la température et le taux d'humidité relative, entretenir correctement le système de conditionnement de l'air, réduire l'éclairage au strict nécessaire, éliminer le rayonnement ultraviolet au moyen de filtres.
  • Entretien des installations : effectuer un nettoyage régulier des lieux d'entreposage, changer les filtres des systèmes de conditionnement de l'air, s'assurer du bon fonctionnement de tous les appareils, vérifier l'état du mobilier de rangement.
  • Protection des documents : utiliser des contenants de bonne qualité dont la dimension convient au format des documents, retirer les attaches et les élastiques, ranger les documents selon leurs caractéristiques particulières, assister l'usager lors de la consultation des documents, fournir les équipements de consultation appropriés.
  • Formation du personnel : préparer des ateliers d'information générale en matière de préservation et des ateliers de formation spécifique sur des sujets tels que la manipulation des documents, la sécurité, l'exposition ou le prêt.
  • Transfert de support : déterminer les procédés privilégiés (microfilm, numérisation, photocopie), constituer une liste des priorités de transfert de support, élaborer les procédures de préparation des documents, documenter le procédé, effectuer le contrôle de qualité.
  • Restauration : déterminer les documents à traiter, évaluer la nature de l'intervention, préparer les procédures de réparations mineures, choisir un spécialiste pour les interventions curatives.

La préservation a l'avantage d'offrir au service d'archives une vision d'ensemble précise de sa situation. Elle permet ainsi d'améliorer la protection de tous les documents conservés en mettant efficacement à profit les ressources disponibles. Une révision périodique des besoins et des priorités permet d'atteindre les résultats visés.

Pour de plus amples informations à ce sujet, consulter la section Publications proposées : préservation et conservation.

Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.