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Gestion des documents essentiels

En vertu de la Politique administrative concernant la gestion des documents actifs du gouvernement du Québec, les ministères et les organismes publics centralisés ont la responsabilité de « déterminer les systèmes et les mécanismes qui visent à assurer la protection des documents essentiels de l'organisme, la mise en application des mesures de sécurité et d'accès à l'information et [la] protection des renseignements personnels ». Cette responsabilité comprend l'identification, la sélection et la protection des documents jugés essentiels pour qu'un organisme puisse s'acquitter de ses obligations. Un document essentiel est indispensable au fonctionnement d'un organisme et lui permet d'assurer la continuité ou le rétablissement de ses activités ainsi que le respect de ses droits et de ses obligations pendant ou après une situation d'urgence ou un sinistre. La perte de documents essentiels peut survenir à tout moment et avoir des conséquences désastreuses pour le fonctionnement de l'organisme. On distingue deux types de situations d'urgence : celles causées par des phénomènes relativement fréquents (incendies, inondations, vols, actes de vandalisme, erreurs humaines, etc.) et celles provoquées par des phénomènes plus rares, notamment des guerres ou des catastrophes naturelles (foudre, ouragans, tremblements de terre, glissements de terrain, raz-de-marée, etc.).

Le programme de gestion des documents essentiels

Afin de protéger les documents essentiels et de les rendre disponibles au moment opportun, il faut prévoir des mesures de sécurité ainsi que des scénarios de remplacement en cas de perte totale ou partielle. Un programme de gestion des documents essentiels comprend les politiques, les plans, les procédures et les ressources servant à sélectionner, à reproduire, à entreposer et à protéger l'information requise pour satisfaire aux obligations opérationnelles, juridiques et autres en situation d'urgence. L'intégration du programme de gestion des documents essentiels au plan directeur de sécurité de l'organisme garantira l'application ordonnée des mesures qu'il contient. Par ailleurs, la protection des documents essentiels sera encore plus efficace si elle est associée à un programme de gestion des documents. En effet, le système de classification des documents permet d'identifier et de repérer rapidement les documents essentiels, alors que le calendrier de conservation détermine la période de temps pendant laquelle un document conserve son caractère essentiel à l'état actif et, parfois, à l'état semi-actif.

L'élaboration d'un programme de gestion des documents essentiels d'un organisme comporte les étapes principales suivantes :

  • Étape 1 : Déterminer les ressources nécessaires pour appliquer le programme et attribuer les rôles et les responsabilités.
  • Étape 2 : Définir les fonctions et les programmes nécessaires à la mission de l’organisme, pour lesquels la perte de documents importants entraînerait des risques inacceptables en ce qui a trait au déroulement de ses activités.
  • Étape 3 : Mettre en œuvre un processus de sélection des documents essentiels.
  • Étape 4 : Établir les processus nécessaires à la reproduction, au transfert, à l'entreposage, à la préservation et à la conservation des documents essentiels.

L'identification des documents essentiels

Une faible part (de 2 % à 5 %) de la masse documentaire totale d’un organisme peut être qualifiée d'essentielle. Il n'existe aucune liste standardisée de documents essentiels qui s'appliquerait à tous les organismes. Voici toutefois trois catégories de documents qui seraient sans doute jugés essentiels par la plupart des organismes.

Première catégorie

Les documents, généralement relatifs à la propriété matérielle et intellectuelle (par exemple : polices d'assurance, titres de propriété ou brevets), qui permettent à l'organisme de faire respecter ses droits :

  • auprès de ses fournisseurs (par exemple : contrats);
  • auprès de ses clients (par exemple : permis, baux, comptes à recevoir);
  • auprès de son personnel (par exemple : conventions collectives, dossiers d'employés).

Deuxième catégorie 

Les documents qui permettent à l'organisme de remplir ses obligations à l'égard :

  • du personnel (par exemple : fichiers de paie, dossiers individuels de régime de retraite);
  • des fournisseurs (par exemple : comptes à payer, contrats d'achat);
  • des clients ou des usagers (par exemple : dossiers de bénéficiaires, bulletins scolaires);
  • des gouvernements (par exemple : ententes, subventions reçues).

Troisième catégorie 

Les documents qui permettent à l'organisme de reprendre ses activités, soit :

  • les documents relatifs à l'administration (par exemple : procès-verbaux, procédures, livres comptables);
  • les documents relatifs à la production (par exemple : plans d'ingénierie, inventaires des fournitures, dossiers de projets);
  • les documents relatifs à l'entretien et aux réparations (par exemple : plans et devis de construction);
  • les documents relatifs à la sécurité (par exemple : plan d'urgence).

Les moyens de protection

Après avoir sélectionné les documents essentiels, on doit mettre en œuvre les moyens de protection appropriés. Il existe trois moyens de protection.

Premier moyen : La reproduction

Pour les documents essentiels sur support papier, on peut avoir recours à la photocopie, aux microfilms ou à la numérisation. Quant aux données informatiques, elles doivent toujours être protégées grâce à des copies de sûreté. De plus, ces copies doivent être accompagnées des logiciels et des manuels de systèmes qui permettront d'y avoir accès.

Deuxième moyen : L'entreposage de sécurité à l'extérieur

On peut envisager de conserver les originaux ou des copies des documents essentiels dans un local suffisamment éloigné du bâtiment où siège l'organisme. Ce local peut appartenir à l'organisme, être loué ou encore être partagé en copropriété.

Troisième moyen : L'entreposage de sécurité sur place

Les documents essentiels peuvent également être conservés sur place dans des endroits à l'épreuve du feu et verrouillés. L'utilisation de coffres-forts et de chambres fortes peut également convenir. Bien sûr, les systèmes d'alarme, les systèmes de détection des incendies, les systèmes d'extincteurs, les caméras et les systèmes de contrôle de la température et de l'humidité sont des outils qui peuvent contribuer à assurer la sécurité des documents essentiels.

Pour de plus amples informations à ce sujet, consulter la section Publications proposées : gestion des documents essentiels.

Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.