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Archivistique et gestion documentaire

Quoi de neuf?

9 juin 2017

Nouvelle publication : Guide d’identification des documents essentiels

En mai 2017, lors de la 19e journée thématique du GEGD, était présenté aux membres le Guide d’identification des documents essentiels, ce guide élaboré par un groupe de travail mandaté par le GEGD propose une méthodologie et des outils pour faciliter l’identification des documents essentiels. Il se divise en deux sections. La première présente les aspects plus théoriques du processus et la seconde propose des éléments pratiques pour réaliser concrètement l’identification des documents essentiels.

Puisqu’il n’existe pas de liste universelle de documents essentiels, chaque organisation doit donc établir sa propre liste et la maintenir à jour. Ce guide ne prétend pas représenter l’unique méthode pour l’identification des documents essentiels, mais suggère différentes étapes et certains outils pour faciliter le processus d’identification et ainsi s’assurer de mettre en place des moyens pour les gérer et les protéger et ce, peu importe leur support.

Pour consulter le guide : Guide d’identification des documents essentiels,  [Word -  276 Ko] [PDF - 210 ko] Groupe d’expertise en gestion des documents du gouvernement du Québec (GEGD), 2017, 30 pages.

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Question à la une

Combien de temps l'analyse et l'approbation d'un calendrier de conservation peuvent-elles prendre?

Plusieurs facteurs peuvent influer sur le temps nécessaire pour analyser et approuver un calendrier de conservation. Parmi ces facteurs, notons le type de demande d'approbation (calendrier complet, refonte ou modifications), le nombre et la complexité des règles soumises, le nombre de demandes d'approbation reçues par BAnQ ainsi que le temps nécessaire à l'organisme pour donner suite au rapport d'analyse. BAnQ fait tout en son pouvoir pour assurer le traitement rapide des demandes, et ce, tout en respectant, par souci d'équité, l'ordre de réception des demandes.

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