Conférence prononcée dans le cadre des Journées des archives de l'Université catholique de Louvain par Normand Charbonneau, conservateur et directeur général des archives de BAnQ

Une approche rationnelle de la conservation

Les pratiques de Bibliothèque et Archives nationales du Québec en matière d'évaluation et de conservation

Normand Charbonneau
Conservateur et directeur général des archives
Bibliothèque et Archives nationales du Québec

Avec la collaboration de Maude Doyon et de Christian Bolduc

Tout discours ou théorie émane de la pratique et y retourne1.
Pierre Bourdieu

Mesdames et Messieurs,

Chers collègues,

Introduction

Le regard que porte la profession sur la conservation est marqué par la conscience de l'importance des gestes qui sont posés et de leurs conséquences. Il doit aussi être influencé par des impératifs économiques puisque nos investissements et les coûts récurrents découlant de la fonction de conservation augmentent sans cesse. En effet, nous sommes les gardiens de la mémoire de nos milieux, de nos institutions ou de nos États, mais notre responsabilité est aussi de faire le meilleur usage des ressources mises à notre disposition. Ma présentation abordera la question sous cet angle et présentera les façons de faire de Bibliothèque et Archives nationales du Québec.

1. À propos de Bibliothèque et Archives nationales du Québec

Quelques mots d'abord sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). Fondée en 2006, elle est le résultat de l'intégration des ressources de trois institutions : les Archives nationales (créées en 1920), la Bibliothèque nationale (créée en 1967) et une « Grande Bibliothèque » publique (créée en 1997), les deux dernières étant situées à Montréal. Cette institution est unique si on la compare à d'autres qui sont aussi le résultat d'une fusion des archives et d'une bibliothèque nationales, car elle comprend aussi la plus grande bibliothèque publique du Québec, qui se trouve à être de surcroît la plus fréquentée en Amérique du Nord, avec près de trois millions d'usagers par année.

BAnQ se développe et offre ses services conformément à ses trois mandats fondamentaux. Elle est responsable, en ce qui me concerne plus spécifiquement, des archives d'État du Québec. Sa Direction générale des archives, que je dirige, joue le rôle d'archives nationales et étend son action selon six axes :

  1. Les archives du secteur public centralisé, soit celles des quelque 150 organismes du gouvernement central2 dont nous approuvons les calendriers de conservation et dont nous recevons les versements. En ce sens, BAnQ intervient directement dans la gestion des documents administratifs de ces organismes.
  2. Les archives du secteur public décentralisé, soit celles que conservent eux-mêmes les 2570 organismes des secteurs de la santé et des services sociaux, de l'éducation, des municipalités et des transports publics. Là aussi, BAnQ intervient dans la gestion des documents tout en étant plus directement concernée par le sort final qui leur est réservé.
  3. Les archives privées que BAnQ acquiert.
  4. La présence territoriale : la Direction générale des archives de BAnQ a dix centres d'archives répartis dans les principales régions du Québec. Rappelons que de Rouyn-Noranda, dans le nord-ouest, à Gaspé à l'extrême est, il y a 1500 km de route – soit la distance entre Bruxelles et Madrid. Ces centres d'archives ont été mis en place durant les années 1970, alors que le gouvernement du Québec décentralisait son offre de services aux citoyens. S'appuyant sur un principe voulant que les archives créées dans une région servent mieux les citoyens si elles y restent – c'est évidemment le cas des archives publiques (gouvernementales, judiciaires et civiles) –, les Archives nationales du Québec sont sorties de la ville de Québec pour s'étendre vers Montréal, Trois-Rivières et les autres régions du Québec. Chacun de ces centres d'archives de BAnQ, quels que soient sa taille et son emplacement3, est un centre d'archives à part entière où on analyse des calendriers de conservation, reçoit des versements d'archives publiques, acquiert des archives privées, traite les archives. On les y conserve, on les y diffuse et on les y met en valeur.
  5. Le partenariat : BAnQ et l'ensemble du milieu archivistique québécois en connaissent les vertus, et en profitent. En effet, d'autres acteurs que BAnQ jouent des rôles déterminants dans la constitution, la conservation et la mise en valeur du patrimoine archivistique du Québec. Pensons aux secteurs publics centralisé et décentralisé, qui créent et gèrent les documents témoignant des relations de l'État avec ses citoyens. Pensons aux 35 services d'archives privées agréés par BAnQ qui assurent, dans toutes les régions du Québec, la garde et la mise en valeur d'archives. Pensons aussi aux sociétés d'histoire, aux musées qui conservent des archives. Pensons à nos associations, l'Association des archivistes du Québec, le Réseau des archives du Québec, le Regroupement des archivistes religieux et la section montréalaise de l'American Records Management Association, pour ne nommer que ceux-là. Pour nous, le partenariat est riche de sens et sa mise en application ne peut être qu'une relation « gagnant-gagnant ». C'est une politique qui s'appuie sur les meilleurs principes dans les relations entre des personnes et des institutions.
  6. Enfin, l'accès aux publics, qui donne vie aux archives et ajoute de la pertinence à leur conservation.

Voilà qui nous sommes. Ces six axes conditionnent l'ensemble de nos actions, particulièrement celles qui concernent l'évaluation et la conservation des documents.

2. Évaluation et conservation

J'aborderai principalement la question des liens entre l'évaluation et la conservation avec l'exemple des archives gouvernementales produites et versées à BAnQ par les organismes du secteur public centralisé. J'utiliserai, puisque c'est la définition reprise dans la Loi sur les archives, la définition de « document » qui se trouve dans notre Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information :

Un document est constitué d'information portée par un support. L'information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles4.

Conséquemment, quand je parle de document, c'est du tout, analogique comme numérique, que je parle, car l'approche de BAnQ en matière de conservation s'insère dans un processus de gestion intégrée des documents (GID). Rappelons que la GID se veut la gestion de tous les documents, peu importe le support, durant tout leur cycle de vie. Elle ne s'effectue donc pas en vase clos, à l'écart des autres fonctions archivistiques. Elle a comme principal corollaire des opérations d'évaluation et les éliminations qui peuvent en découler, et cherche :

  • à répondre aux besoins des organismes partenaires,
  • à constituer un patrimoine archivistique représentatif des créateurs des documents, et
  • à satisfaire les publics qui y auront accès, quel que soit leur objectif de recherche.

3. L'évaluation archivistique, la clé d'une bonne conservation

L'évaluation est le cœur de notre profession. Il n'y a pas d'acquisition sans évaluation, il n'y a pas de tri sans évaluation. L'évaluation est déterminante : c'est elle qui délimite l'objet et la portée de notre travail.

Quoi qu'en pensent certains, des technologues en particulier, le caractère numérique des documents, pas plus que les avancées qu'offrent les outils de recherche informatiques, ne change rien au fait qu'il n'est pas utile, ni stratégique, de tout conserver. L'évaluation est au cœur de nos activités professionnelles. Mais qu'est-ce que l'évaluation archivistique? Mon cœur d'archiviste balance entre différentes approches. La définition qu'en donne Tom Mills, que je qualifierai de rationnelle, va comme suit :

L'évaluation des documents consiste à déterminer combien de temps ils doivent être conservés et à décider si ceux-ci ont une valeur à long terme suffisante pour justifier les coûts de conservation dans un service d'archives5.

Celle de Carol Couture, plus technique dans son approche, indique que l'évaluation est

l'acte de juger des valeurs que présentent les documents d'archives (valeur primaire et valeur secondaire) et de décider des périodes de temps pendant lesquelles ces valeurs s'appliquent auxdits documents dans un contexte qui tient compte du lien essentiel existant entre l'organisme (ou la personne) concerné et les documents d'archives qu'il (elle) génère dans le cadre de ses activités6.

Dans ses « approches de l'évaluation » publiées par le Conseil international des archives en 20057, Tom Mills suggère qu'il existe cinq approches en évaluation archivistique. Aux fins de ma présentation, je vais utiliser ces cinq catégories comme repères. Il y a donc :

  • l'approche qui donne la priorité à l'examen des documents;
  • l'approche qui donne la priorité à l'examen des fonctions (qualifiée de « fonctionnaliste » par la plupart des auteurs);
  • l'approche qui donne la priorité à la constitution de la documentation sur un thème ou un territoire;
  • l'approche qui donne la priorité à l'estimation des risques;
  • l'approche qui donne la priorité à la mise en place d'un système de gestion des documents.

Comme une catégorie ne reflète généralement pas totalement une réalité à elle seule, l'expérience, celle de BAnQ comme bien d'autres, se situe aux frontières de quelques-unes de ces catégories. Ainsi, nous nous trouvons devant un amalgame des approches, basé sur l'examen des fonctions et des documents et qui envisage la gestion du risque, nous plaçant dans une logique de macroévaluation partant du haut vers le bas, pour reprendre l'expression de notre collègue Terry Cook8.

Tout d'abord, on peut dire que notre approche est fonctionnaliste dans la mesure où notre analyse des dossiers et documents produits ou reçus par un organisme public tient compte des processus et activités et de l'identification des unités administratives détentrices des exemplaires principaux. On s'intéresse aux fonctions, aux acteurs ainsi qu'à la place de ces derniers dans la structure de l'organisme afin d'obtenir un portrait global de la situation analysée. Ces éléments constituent une source d'information importante dans la compréhension du contexte de création et de circulation des documents.

Ensuite, notre approche adopte l'étude des documents comme deuxième niveau d'analyse, plus fine. C'est pour cela que nous accordons également une grande importance à l'identification des types de documents produits en lien avec une activité dans le cadre de notre évaluation archivistique. C'est pourquoi, par exemple, dans le formulaire de proposition des règles de conservation, il est obligatoire d'inclure un champ « type de document ». Celui-ci sert à consigner les principaux types de documents visés par l'activité. Il est très utile pour l'évaluation des dossiers, mais également, dans un contexte numérique, pour automatiser l'application des critères de tri et simplifier le travail des gestionnaires de documents.

Autre exemple : dans le logiciel utilisé pour notre gestion des documents d'activités institutionnels (gestion intégrée des documents actifs et semi-actifs), chaque fiche de métadonnées de documents enregistrés propose la liste des types de documents reliés à la règle de conservation concernant le dossier dans lequel le document se trouve.

La combinaison d'une bonne connaissance des activités d'une organisation avec celle des documents générés par cette dernière pour chaque activité constitue une réelle valeur ajoutée pour l'évaluation de ce qui devra recevoir toute notre attention, c'est-à-dire les documents que nous devrons conserver.

Finalement, on pourrait dire que la question de l'estimation des risques, dans la mesure où l'on comprend que le « risque » représente les conséquences de l'élimination de certains documents, est le troisième élément de notre approche d'évaluation. Cette estimation se fait en relation avec l'évaluation des coûts de traitement et de conservation découlant de la nécessité de conserver. Par exemple, dans le cas de la rédaction d'une politique, quel est le risque de ne pas conserver toutes les versions intermédiaires? Ou encore, dans le cas de demandes de subventions, quel est le risque pour les citoyens cherchant à faire valoir leurs droits face à l'Administration de ne pas pouvoir consulter tous les dossiers de demandes de subventions, octroyées ou non par un organisme pour une année donnée? On peut aussi se poser la question inverse : quels seraient les avantages réels de conserver tous ces documents? Il est illusoire de penser tout conserver. Plus on choisit judicieusement ce qu'on conserve et plus ce choix est fait tôt dans la vie du document, plus cela nous laisse de temps pour assurer une bonne conservation à long terme.

En terminant sur la question de l'évaluation, vous aurez remarqué que je ne me suis pas attardé aux catégories visant la constitution de la documentation sur un thème ou un territoire et donnant la priorité à la mise en place d'un système de gestion des documents. La première est une approche de collection dont la pertinence en archivistique correspond plus aux objectifs macro-économiques d'une politique d'acquisition d'archives privées qu'à la stricte question de l'évaluation de documents d'archives publiques. Quant à la seconde, j'y reviendrai en conclusion.

4. La philosophie de BAnQ en matière de conservation

Nous pouvons qualifier la philosophie de BAnQ en matière de conservation comme se déclinant en deux tandems. Cette philosophie vise à ce que BAnQ réponde aux besoins des organismes, constitue un patrimoine archivistique représentatif du créateur des documents et satisfasse les publics qui y auront accès, quel que soit leur objectif de recherche. BAnQ doit se montrer à la fois

INTÉGRÉE  et  SÉLECTIVE,

INTERVENTIONNISTE  et  PRAGMATIQUE.

4.1. Une approche intégrée et sélective

La stratégie adoptée par BAnQ en matière de conservation des archives est intégrée et sélective. Ces deux concepts sont indissociables et leur portée se situe à trois niveaux qui s'explicitent ainsi :

  • cette approche est intégrée parce que, d'une part, les frontières entre la conservation et les autres fonctions archivistiques ne sont pas imperméables, c'est-à-dire que ces opérations ne s'effectuent pas en vase clos.;
  • d'autre part, elle est intégrée puisque l'élaboration du calendrier de conservation ne peut se faire au détriment des acteurs impliqués : les gestionnaires de documents des organismes publics, BAnQ qui reçoit les versements du secteur public centralisé et qui cautionne la conservation des archives dans le secteur public décentralisé et, finalement, les publics qui y auront accès;
  • finalement, elle est sélective puisqu'elle repose sur des calendriers de conservation qui prennent en charge l'ensemble du cycle de vie et qui sont obligatoires et adaptés à chacun des organismes publics.

Diverses facettes modulent la philosophie de BAnQ sur le plan de la conservation et lui donnent son caractère. L'action de BAnQ est soutenue par un cadre normatif qui donne aux organismes publics des obligations desquelles découlent entres autres le calendrier de conservation – rejeton systématique de l'évaluation.

Intégrée et sélective, l'approche de BAnQ trouve ses fondements tant dans la tradition européenne que dans l'approche américaine du records management. Elle applique un modèle qui nuance les positions sur le plan de l'évaluation  : la position de BAnQ peut être qualifiée de mitoyenne puisqu'elle inscrit son action dans la globalité en intervenant à tous les stades de vie des documents, ce qui accentue son aspect d'intégration.

La profondeur de l'action de BAnQ n'est pas aussi marquée pour tous les organismes : le contexte de l'administration publique québécoise fait en sorte que son secteur public décentralisé agit dans une autonomie assez importante vis-à-vis de l'administration centrale. Mais il demeure que l'évaluation est une composante de cette gestion intégrée cristallisée, pour les ministères et les organismes publics, centralisés ou décentralisés, autour du calendrier de conservation – outil fondamental qui formalise les visées administratives et patrimoniales.

En ces matières, BAnQ ne fait pas qu'emprunter au records management, elle s'approprie ses concepts et les adapte de manière à forger sa philosophie et à concevoir des outils qui intègrent ces concepts. Dans cette perspective, les principes mis de l'avant par Theodore R. Schellenberg se voient accorder une place centrale. Ils se rapportent aux valeurs primaire (aspects juridiques, financiers et administratifs) et secondaire (valeur de preuve et de recherche) du document. BAnQ reconnaît la nécessité d'agir en amont dans l'évaluation des documents afin de statuer sur leur sort final, qui sera consigné dans le calendrier de conservation. Deux partenaires s'impliquent dans cette démarche : le créateur des documents, représenté par le gestionnaire de documents de l'organisme public, et le gardien de la mémoire, soit BAnQ9. Tous deux travaillent en étroite collaboration tout au long du cycle de vie des documents afin d'en évaluer la valeur et, par conséquent, d'en déterminer le sort final. Il est parfois utile de faire appel aux conseils d'utilisateurs potentiels des documents afin de tester des hypothèses. L'un des bénéfices de cette démarche est de situer le document dans un spectre plus large que l'information qu'il recèle en le situant dans le contexte de la série, du fonds, mais aussi de l'administration publique. C'est dans ce dernier contexte, très large, que l'action de BAnQ est la plus déterminante.

Du strict point de vue de la gestion des documents, les organismes publics sont assujettis à un cadre normatif qui comprend une loi, un règlement et des politiques adoptés à partir de 1983. Ces documents, en cours de révision, énoncent des objectifs administratifs et patrimoniaux, les obligations auxquelles doivent se conformer les ministères et les organismes publics, les méthodes pour y parvenir et, enfin, les rôles et les responsabilités des intervenants impliqués, ce qui inclut BAnQ. Quelque 30 ans après leur adoption, il y a lieu d'affirmer que la philosophie mise de l'avant par BAnQ est éprouvée et adoptée par les gestionnaires de documents des organismes publics qui travaillent étroitement avec elle.

Pour compléter la présentation du cadre législatif et réglementaire dans lequel nous naviguons, il est intéressant de mentionner notre Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels10 et son Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels11, qui obligent les organismes publics à produire et à publier sur leur site Web le cadre de classement (plan de classification) de leurs documents dans le but de les rendre repérables par les citoyens.

L'évaluation, la conservation et la diffusion sont liées et interdépendantes. Or, il importe de bien saisir cette nuance : BAnQ conserve des documents tout en sachant qu'il est fort possible qu'ils ne soient jamais consultés. En effet, notre rôle est aussi de veiller à protéger les droits des citoyens et de l'État. Conséquemment, certains ensembles documentaires sont conservés parce qu'ils sont la preuve unique d'une action de l'État auprès d'un citoyen.

4.2. Une approche interventionniste et pragmatique

Nous pouvons aussi considérer la philosophie de BAnQ en conservation, en lien direct avec son approche de l'évaluation, comme étant interventionniste en vue d'assurer un juste prélèvement.

Par exemple, nous concevons des outils facilitant l'uniformisation des pratiques liées à des préoccupations transversales. Ainsi, nous produisons, de concert avec les regroupements des différents milieux, depuis 1988, des recueils de délais de conservation, des calendriers types en quelque sorte. Pour les organismes du secteur public décentralisé, qui conservent eux-mêmes leurs archives, nous avons été partenaires dans l'élaboration des recueils pour chaque secteur d'activité : monde municipal, domaine de la santé et domaine de l'éducation. Pour les organismes du secteur public centralisé dont BAnQ conserve les archives, nous avons plutôt produit un recueil visant les séries de gestion – séries de documents que tous les organismes sont susceptibles d'avoir, peu importe leur mission, par opposition aux documents d'exploitation ou de mission, qui sont spécifiques à chacun des organismes. Nous encourageons fortement, pour ne pas dire que nous exigeons, le recours à ces guides puisqu'ils sont pour nous des outils de première importance dans le cadre de l'analyse des calendriers qui nous sont soumis. La révision de notre Loi sur les archives devrait faire une place encore plus grande à l'élaboration et à l'utilisation de ces recueils.

Notre interventionnisme se manifeste aussi dans le service-conseil que nous assurons auprès des gestionnaires de documents dans les organismes. À titre indicatif, la vingtaine12 d'archivistes de BAnQ qui offre un service-conseil a fait plus de 3000 interventions en 2011-2012, en plus d'analyser 264 demandes d'approbation ou de modification de calendriers de conservation et de traiter 349 versements d'archives du secteur public centralisé.

Ce service-conseil prend plusieurs formes, allant de l'intervention par téléphone et par courriel à la visite dans les lieux de travail des personnes conseillées. Dans certains cas, cela va même jusqu'à une grande implication de la part de BAnQ au sein d'un organisme. Par exemple, un archiviste de BAnQ est intégré au personnel d'une commission d'enquête, la Commission d'enquête sur l'octroi des contrats publics dans l'industrie de la construction, afin d'assister l'organisme dans la mise en place de son programme de gestion documentaire et dans le développement de ses outils. Ce partenariat particulier permet à la commission de tirer profit de l'expertise de BAnQ; de notre côté, nous pouvons grâce à lui nous assurer de la constitution d'un fonds documentaire numérique d'importance et espérer que les méthodes développées soient utilisées dans d'autres commissions d'enquête.

Par ailleurs, nos archivistes alimentent depuis peu un blogue dont nous espérons qu'il sera le déclencheur d'une « base de connaissances » en gestion des documents et des archives; de plus, BAnQ a publié des guides de gestion des courriels et de numérisation. Nous effectuons un suivi des transferts de compétences lors des remaniements ministériels ou des restructurations administratives du gouvernement afin de nous assurer que les documents puissent nous être versés par les bons organismes. Une partie importante du travail des archivistes de BAnQ tourne donc autour du service-conseil.

C'est aussi pour améliorer nos relations avec les gestionnaires de documents des organismes que chacun d'eux a été jumelé à un archiviste de BAnQ. Ainsi, ces gestionnaires discutent toujours avec le même archiviste, ce qui facilite le développement d'une relation de confiance, nécessaire à une connaissance fine du fonctionnement des organismes et des documents produits.

En résumé, vous constatez que nous mettons beaucoup d'énergie à outiller les gestionnaires de documents des organismes pour qu'ils puissent nous aider à déterminer ce qui devra nous être versé. En ce sens, notre travail est à la fois intégrée sélectif et interventionniste. C'est déjà beaucoup, mais ce n'est pas tout.

Autant nous sommes interventionnistes dans la constitution du patrimoine archivistique à conserver, autant nous adoptons une vision pragmatique en ce qui concerne nos exigences pour l'acceptation d'archives numériques dans nos dépôts. Notons que je n'aborderai pas la conservation des documents analogiques puisque nos processus sont au point en cette matière. Non pas que tout soit parfait – je pourrais confesser quelques problèmes –, mais les solutions sont connues et souvent en cours d'implantation.

Nous sommes moins interventionnistes, entre autres, en ce qui concerne les supports et les formats des documents numériques. En effet, une fois que l'on a bien déterminé ce qui devra être conservé, nous laissons aux organismes le choix des supports et des formats de versement. Contrairement à la Grande-Bretagne qui, dès le tournant du millénaire, annonçait son intention que tous les documents des ministères et organismes gouvernementaux soient créés et gérés – donc ultimement versés – en format numérique13, BAnQ n'a pas émis de directive ou énoncé une préférence concernant la réception des documents. Tous les organismes ne disposant pas d'un système intégrant la gestion de tous les supports, plusieurs utilisent et versent des versions analogiques de leurs documents même si ceux-ci sont nés et ont été conservés pendant une certaine période dans un format numérique. Notre seule exigence est que ces organismes nous versent tous les documents à conservation permanente d'un dossier, qu'il soit numérique, analogique ou hybride. Si nous laissons aux organismes le choix des supports et des formats, ils doivent cependant nous indiquer, sur le bordereau de versement, la forme sous laquelle chacun des dossiers est versé : analogique, numérique, hybride.

Bien qu'il n'y ait pas de directive pour les formats de conservation des documents, nous recommandons entre autres les formats de conservation TIFF, PDF/A et des garanties d'interopérabilité. C'est pourquoi nous suggérons par exemple aux organismes, dans le cadre de notre service-conseil en gestion documentaire, de créer leurs documents textuels dans un format durable tel l'OpenXML ou l'Open Document Format.

Pourquoi offrir une telle liberté? Pour trois raisons :

  • premièrement, tous ne sont pas en mesure de nous verser des documents en format numérique;
  • deuxièmement, ce qui nous importe, c'est le document et l'information qu'il contient bien plus que sa forme;
  • troisièmement, nous désirons obtenir le fichier le plus « original » possible, c'est-à-dire tel qu'utilisé par l'organisme dans l'exercice de ses fonctions.

Nous acceptons donc tous les formats. Si nous ne sommes pas en mesure d'ouvrir un document, nous communiquons alors avec l'organisme afin de convenir d'une solution, par exemple d'une migration de format qui sera réalisée par l'organisme.

Ce dernier point illustre bien une autre facette de notre philosophie que l'on peut résumer par le désir de répondre aux besoins des organismes qui doivent verser leurs documents à BAnQ et de tenir compte dans nos actions de leurs réalités. Pour garantir la réalisation de notre mission, il est impératif que les documents nous parviennent des producteurs. Pour que ceux-ci nous les versent, il ne faut pas que les exigences de BAnQ soient trop contraignantes au point où il deviendrait tentant de ne pas verser, ou pire encore, de détruire des documents destinés à une conservation permanente. C'est pour cela que BAnQ favorise depuis toujours une approche incitative plutôt que coercitive et que nous nous appliquons tant à soutenir les gestionnaires de documents en poste dans les organismes et à échanger avec eux. Il vaut mieux accepter un fichier numérique dont la résolution n'est pas optimale que de ne pas le recevoir parce qu'il ne répondrait pas aux critères établis ou parce que nos demandes rebuteraient les organismes verseurs. En ce sens, j'aime bien les recommandations de la National Archives and Records Administration américaine, qui fixe par exemple dans le document Expanding Acceptable Transfer Requirements: Transfer Instructions for Existing Permanent Electronic Records Scanned Images of Textual Records14 des exigences minimales pour l'acceptation de versements de documents numérisés plutôt qu'une liste de recommandations reflétant les meilleures pratiques.

Revenons donc aux formats des documents numériques à conserver. Le fait de favoriser la réception des documents en formats natifs, et donc pas nécessairement durables, ne vise pas seulement à se montrer à l'écoute des producteurs. C'est également, et surtout, parce que nous sommes convaincus que cela nous permettra d'assurer une meilleure conservation à long terme des documents numériques – et donc également l'intégrité des documents, car c'est BAnQ qui fera la migration des formats. Nous nous assurons ainsi d'un certain degré de qualité et d'uniformité. De plus, dans l'optique d'une conservation à long terme, nous prévoyons conserver la version reçue et les deux dernières versions de migration (original, n, n-1), tel que recommandé dans la norme ISO en sécurité de l'information (ISO 27001).

Des documents numériques nous sont versés depuis plusieurs années. C'est d'abord dans les fonds d'archives privées que nous en avons reçu.

Après avoir exposé l'approche de BAnQ, il est utile de conclure en présentant dans quels cadres nos actions se déploient et comment nos principes se réalisent au quotidien.

  1. Lors de la réception d'un versement, tous les formats sont acceptés. BAnQ s'assure de colliger le plus d'information possible sur les formats des documents qu'elle conserve. C'est pourquoi elle effectue des catégorisations et des extractions de métadonnées à propos du contenu des documents, sur la conformité et les types de fichiers, les versions de ceux-ci, etc. Pour ce faire, nous utilisons entre autres le logiciel JHOVE. Les informations ainsi récupérées sont pour le moment consignées dans des fichiers Excel qui sont joints aux documents reçus.
  2. Une empreinte numérique est effectuée afin d'assurer l'intégrité du document lors de la réception, mais également durant sa conservation à BAnQ.
  3. Dans un premier temps, nous demandons à l'organisme verseur de ne pas détruire les documents faisant l'objet du versement. Il pourra le faire après que BAnQ aura procédé à la validation du transfert et des documents reçus. Nous nous sommes donné trois mois pour le faire. C'est en quelque sorte un filet de sécurité qui assure la disponibilité des documents en cas de pépin.
  4. Nous avons choisi de ne pas adopter l'émulation comme stratégie de conservation et de faire des copies de conservation dans un autre format. Cela nous oblige à constituer des copies de conservation dans un format durable, dans la mesure où il existe, plutôt que de simplement multiplier les copies de documents dans un même format. Mais comme on conserve également le fichier tel que reçu, nous disposons d'une marge de manœuvre pour profiter de possibilités futures, présentement insoupçonnées.
  5. La gestion des documents numériques est décentralisée et respecte les principes de base en matière de sécurité et de copies. Des copies de documents sont conservées sur des serveurs se trouvant à plus de 100 km les uns des autres, soit à Montréal et à Québec.
  6. La révision de Pistard, notre logiciel de gestion et de diffusion des archives, est en cours afin de le transformer en un système intégré avec lequel nous pourrons gérer l'ensemble des fonctions archivistiques, allant de la gestion des calendriers de conservation, actuellement réalisée avec un autre logiciel, à la diffusion des archives.
  7. Lors du versement de documents numériques, un minimum d'information de contexte est requis – exigence qui va au-delà de ce qui est demandé lors du versement de documents analogiques. Ces informations portent sur le classement et sur la provenance des documents. Concrètement, les versements de documents numériques constituent de plus petits lots (des paquets d'information, ou SIP) regroupés par unité administrative et par année.
  8. La décentralisation de notre réseau de centres d'archives a coïncidé avec le développement d'une notion de territorialité voulant que les documents créés dans un milieu devaient y rester parce qu'ils y étaient dans une relation contextuelle plus riche et qu'ils y serviraient mieux leurs publics. Ce qui était utile et raisonnable dans un monde analogique ne l'est plus dans un monde numérique où les documents et les fichiers sont conservés sur des serveurs « distants » et « répliqués ». Il demeure, rassurez-vous, que nous préserverons l'intégrité intellectuelle de ces fonds dont l'acquisition, le traitement et l'accès resteront liés.
  9. Les documents visés par des restrictions ne font pas l'objet de mesures spécifiques. Ils suivent les processus appliqués pour les documents analogiques. Ils ne sont donc pas conservés, par exemple, dans un magasin d'entrepôt d'archives distinct. Par contre, l'inscription de métadonnées relatives aux restrictions en garantit l'application.

Je n'ai pas abordé la question du stockage des documents numériques, peut-être devrais-je y consacrer quelques lignes. Non, BAnQ ne dispose pas d'un dépôt numérique fiable certifié. Est-ce un drame? Pas encore. Nous nous sommes procuré du stockage installé dans des sites distants (trois sites, deux à Montréal, un autre à Québec). Notre registre des fichiers numériques et des métadonnées est tenu dans DSpace et le travail d'intégration se poursuit. Nous conservions, il y a encore peu de temps, nos fichiers numériques sur près de 20 000 DVD conservés en trois copies chacun. Beaucoup s'y trouvent encore. Avons-nous installé des dispositifs de quarantaine et de contrôle de la qualité des fichiers versés? Pas encore, nous y travaillerons sous peu. Ces activités sont actuellement réalisées par mon personnel pour chaque versement, mais elles ne sont pas encore automatisées. Avons-nous commencé la diffusion de fichiers nés numériques? Oui, particulièrement pour des archives photographiques. Mais nous devrons, en ce qui concerne les archives publiques textuelles, réfléchir à l'application des restrictions imposées en vertu de notre Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Ce dernier élément est, pour moi, le plus important, car certaines subtilités de cette loi, qui permet l'accès lorsque l'usager s'engage à la discrétion alors que les documents ne sont pas « organisés », ne s'appliquent plus quand la recherche est automatisée. Nous en discutons avec nos juristes, mais pour l'heure, tous les documents numériques textuels sont vérifiés avant d'être remis à un usager et ils ne sont pas rendus disponibles directement par notre base de données d'archives.

Mais il demeure que tout le reste est au confluent de l'archivistique et des technologies et que la qualité de notre relation avec nos technologues est telle que je suis confiant. Les documents sont et seront versés, traités et conservés, qu'ils soient analogiques ou numériques. En ce qui concerne le traitement des documents numériques, nous sommes en marche, par petits pas, mais par pas assurés. Nous travaillons d'ailleurs de concert avec nos collègues bibliothécaires patrimoniaux responsables du dépôt légal et de la collecte des sites Web, avec qui nous partageons la majorité de ces préoccupations.

Conclusion

L'archivistique que nous pratiquons chez nous est très fortement teintée de l'approche que Mills décrit comme celle qui « donne la priorité à la mise en place d'un système de gestion des documents15 ». En effet, notre vision de ce que nous désignons comme la « gestion intégrée des documents » fait en sorte que, en matière d'archives publiques, nous intervenons directement auprès des créateurs des documents. Chez nous, au moins depuis l'adoption de notre Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information en 2001, les documents sont tout ce qui n'est pas publié.

Vous l'aurez compris, c'est dans cette vision systémique de la gestion intégrée des documents que nous croyons trouver réponse aux problèmes posés par cette trilogie d'objectifs que nous avons énoncés et que je rappelle. Notre stratégie cherche donc :

  • à répondre aux besoins des organismes partenaires;
  • à constituer un patrimoine archivistique représentatif des créateurs des documents; et
  • à satisfaire les publics qui y auront accès, quel que soit leur objectif de recherche.

En filigrane de ces objectifs, il y a un autre aspect, faisant plus appel à une réflexion rationnelle, qui nous ramène à la définition de l'évaluation proposée par Mills : « L'évaluation des documents consiste à déterminer combien de temps ils doivent être conservés et à décider si ceux-ci ont une valeur à long terme suffisante pour justifier les coûts de conservation dans un service d'archives ». C'est ça le nerf de la guerre, c'est cette opposition entre une réflexion avant tout patrimoniale et cette autre qui est plus manifestement rationnelle. Nous avons fait des choix. Mes prédécesseurs, au moins depuis la promulgation en 1983 de notre Loi sur les archives, ont cherché le point, sur le fil du rasoir, où nous sommes en équilibre entre des tendances qui peuvent sembler antinomiques. Notre stratégie est, conséquemment, la recherche de l'équilibre entre ces tandems d'approches :

INTÉGRÉE  et  SÉLECTIVE

et

INTERVENTIONNISTE  et  PRAGMATIQUE.

J'ajouterai que nous y travaillons avec énergie. Trente ans après la promulgation de notre Loi sur les archives, nous avons entrepris, de concert avec nos partenaires du secteur public, une réévaluation de certaines règles concernant des séries à faible densité d'information, ce que nous appelons des « dossiers clients », afin que les règles appliquées n'exagèrent pas leur valeur et, incidemment, leurs coûts de traitement et de conservation après leur versement.

De même, BAnQ cherche à montrer l'exemple en se dotant d'un système intégré de gestion des documents et en modifiant son approche de la gestion de ses documents administratifs avec pour objectif de simplifier son modèle, de responsabiliser les créateurs et de privilégier les dossiers partagés entre collaborateurs. BAnQ développe aussi un système de gestion des calendriers de conservation qui, à terme, permettra l'interaction directe entre gestionnaires de documents des organismes publics et archivistes de BAnQ puis, nous l'espérons, les versements directs dans notre logiciel de gestion et de diffusion des archives. Plus encore, nos deux grands chantiers de la dernière année visent, d'une part, à alléger les modèles imposés par notre loi actuelle en tendant vers les économies d'échelle d'une approche plus collective et en imposant une approche systémique de la gestion des documents dans les organismes; et, d'autre part, la révision de notre logiciel de gestion et de diffusion des archives, qui date du début des années 1990, afin de mieux l'associer aux autres éléments de notre gestion intégrée des documents.

Y a-t-il une approche québécoise différente des approches européenne et américaine? Fait-elle le pont entre elles? Je ne saurais ni n'oserais le dire.

Par contre, nous pouvons faire le constat suivant, les résultats obtenus par BAnQ reposent sur l'importance qu'elle accorde :

  • à l'élaboration et à l'application des calendriers de conservation;
  • à son service-conseil;
  • à l'implication des organismes dans le processus d'archivage;
  • à l'idée que la recherche absolue de la perfection n'est pas toujours la meilleure démarche pour réussir puisque, comme le dit l'expression popularisée par Voltaire, « le mieux est l'ennemi du bien ».

En effet, nous sommes les gardiens de la mémoire de nos milieux, de nos institutions ou de nos États, mais notre responsabilité est aussi de faire le meilleur usage des ressources mises à notre disposition.

Notre approche est donc, forcément, rationnelle.


1. Pierre Bourdieu, Le sens pratique, Paris, Éditions de Minuit, 1980, p. 30.

2. Y compris les ministères, mais pas les organismes du domaine législatif indépendants du gouvernement, comme le veut notre tradition.

3. À l'exception du point de service de Gaspé, dont le mandat est d'abord de donner l'accès aux archives publiques de cette région.

4. Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information, article 3, www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php?type=2&file=/C_1_1/C1_1.html (consulté le 6 avril 2013).

5. Tom Mills, « Les différentes approches de l'évaluation », traduction de l'anglais par Rosine Cleyet-Michaud, dans Manuel sur l'évaluation, Conseil international des archives, 2005, p. 2, www.ica.org/11275/boites-outils-guides-manuels-et-lignes-directrices/projet-de-manuel-sur-lvaluation.html (consulté le 6 avril 2013).

6. Carol Couture, « L'évaluation des archives : État de la question », Archives, vol. 28, no 1, 1996-1997, p. 3, www.archivistes.qc.ca/revuearchives/vol28_1/28-1-couture.pdf (consulté le 8 avril 2013).

7. Tom Mills, op. cit.

8. Voir entre autres Terry Cook, « Macroappraisal and Functional Analysis : Appraisal Theory, Strategy, and Methodology for Archivists », L'évaluation des archives : des nécessités de la gestion aux exigences du témoignage, 3e symposium en archivistique, Gira, Montréal, Université de Montréal, 27 mars 1998, p. 30.

9. Rappelons que la situation décrite est celle des organismes du secteur public centralisé, dont BAnQ reçoit, par versement, les archives.

10. www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php?type=2&file=/A_2_1/A2_1.html (consulté le 6 avril 2013).

11. www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php?type=3&file=/A_2_1/A2_1R2.htm (consulté le 6 avril 2013).

12. Sur les 100 employés de la Direction générale des archives de BAnQ.

13. Modernising Government, mars 1999, www.wbginvestmentclimate.org/uploads/modgov.pdf (consulté le 6 avril 2013).

14. www.archives.gov/records-mgmt/initiatives/scanned-textual.html (consulté le 6 avril 2013).

15. Tom Mills, op. cit.

Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.