Conférence d'ouverture du 42e congrès de l'Association des archivistes du Québec prononcée par Guy Berthiaume, président-directeur général de BAnQ

Sept ans de bonheur. La convergence à BAnQ

Je remercie le comité organisateur de l'invitation qui m'est faite de prononcer la conférence d'ouverture du 42e congrès de l'Association des archivistes du Québec. C'est toujours à la fois un grand honneur et un grand bonheur pour moi de discuter du rôle de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). C'est d'autant plus vrai aujourd'hui que je m'adresse aux archivistes québécois, ceux qui, quotidiennement, travaillent de façon exemplaire pour que s'accomplisse une des missions centrales de notre institution : la préservation et la diffusion de la mémoire collective des Québécois.

Il y eut sept ans en janvier dernier que BAnQ a vu le jour à la suite de la fusion des Archives nationales et de la Bibliothèque nationale. Sept ans de convergence, dont je ferai état ce soir et, surtout, sept ans de bonheur, un bonheur que je souhaite aussi partager. La fusion de deux institutions nationales aussi importantes que les Archives nationales et la Bibliothèque nationale ne semble plus poser question aujourd'hui. Cette fusion n'était cependant pas évidente il y a sept ans, et je dirais même que dans plusieurs pays elle ne l'est toujours pas. Que l'on pense seulement aux Pays-Bas qui avaient annoncé leur volonté de réunir la Bibliothèque nationale et les Archives nationales il y a quelques années et qui ont maintenant renoncé au projet parce que le gouvernement néerlandais n'a pu se résoudre à confier à une société d'État la garde de ses documents semi-actifs.

Un regard rétrospectif sur notre fusion permettra de mieux prendre la mesure du chemin parcouru. C'est en janvier 2006, au terme de deux années de préparation intense, que cette fusion a eu lieu pour donner naissance à BAnQ. Bien sûr, le modèle d'une institution publique unissant les missions de bibliothèque et d'archives nationales n'était pas une nouveauté en 2006. Déjà, en 2004, Bibliothèque et Archives Canada avait pavé la voie vers la rationalisation et l'unification des services et des missions. Et, dans le contexte de la montée du numérique, plusieurs pays développent à l'heure actuelle des formules qui se rapprochent d'une façon ou d'une autre du modèle canadien. Qu'il suffise de mentionner Singapour, la Nouvelle-Zélande et les Pays-Bas dont j'ai déjà évoqué la tentative.

Il faut aussi rappeler que l'idée même de la fusion n'était pas nouvelle au Québec en 2006, puisque, depuis les années 1980, le statut des Archives nationales faisait épisodiquement l'objet de discussions et de palabres. En 1995, Roland Arpin, sous-ministre au ministère de la Culture et des Communications, avait même mis sur pied un comité de travail pour examiner la question de la fusion de la BNQ et des ANQ. Les deux institutions faisaient alors face à des problèmes d'espace de conservation et de diffusion, dans un contexte de restrictions budgétaires et de recherche du déficit zéro. Dès le début, cependant, le projet avait soulevé de vives réactions tant chez les employés des deux institutions que dans les milieux des archives, ainsi que dans celui de la recherche – en particulier, à l'Institut d'histoire de l'Amérique française.

À l'époque, comme aujourd'hui, ces réactions et réserves étaient faciles à comprendre. Car, même si plusieurs fonctions entourant la gestion de l'information sont communes à la bibliothéconomie et à l'archivistique, et même si, dans les deux cas, l'objectif est d'acquérir, de conserver et de rendre accessible l'information quelle que soit sa forme, il existe quand même d'importantes différences entre les deux disciplines. C'est vrai en particulier en ce qui concerne la création, l'acquisition, le traitement ou le repérage des documents, ou encore en ce qui a trait au travail de référence auprès des usagers. Ces différences ont des incidences directes sur les pratiques professionnelles des uns et des autres et elles représentent de véritables enjeux. Sans qu'il ne soit nécessaire de poursuivre sur les points communs et les divergences entre les deux disciplines, on comprend qu'il n'était pas simple de rassembler les missions de la BNQ et des ANQ en une seule et même institution.

Par ailleurs, l'historique des relations entre les deux institutions montre que celles-ci n'ont pas toujours été faciles. Rappelons, pour mémoire, la fameuse « Affaire des manuscrits ». Le 9 juin 1972, la ministre des Affaires culturelles, madame Claire Kirkland-Casgrain, émet une directive : dans un souci de regrouper les activités archivistiques, c'est aux ANQ que reviendra désormais la gestion de tous les documents d'archives, y compris les archives d'écrivains. La BNQ, qui, jusque-là, gérait ce dernier type d'archives, aurait vu son mandat restreint aux seuls documents imprimés. L'affaire fut rapidement portée sur la place publique et elle a suscité un tollé dans les milieux du livre et à la BNQ. Furieux, le directeur de la BNQ, Georges Cartier, alla même jusqu'à démissionner! Les manuscrits d'écrivains resteront finalement à la BNQ jusqu'à la fusion de 2006 avec les ANQ, et même après, puisque c'est en 2010 que j'ai décidé de confier à la Direction générale des archives le mandat de recevoir les archives d'artistes.

Revenons au comité Arpin de 1995. Les réactions des milieux professionnels ont sans doute refroidi les ardeurs des promoteurs de la fusion, puisque ce comité n'eut qu'une brève existence et que le projet de fusion s'est limité au partage d'un édifice destiné à la conservation. Les deux institutions ont néanmoins fait des efforts de rapprochement et de collaboration à quelques reprises, en particulier par des échanges de fonds d'archives et le partage de certains champs d'acquisition. Plus encore, un groupe de travail interne aux ANQ, présidé par mon collègue, le conservateur Normand Charbonneau – alors directeur des ANQ à Québec – conclut, en septembre 2003, que la meilleure solution pour affermir la conservation du patrimoine documentaire du Québec, qu'il soit publié ou archivistique, était de fusionner la nouvelle Bibliothèque nationale du Québec, créée en 2002, avec les ANQ.

L'idée de fusionner les deux entités n'est donc pas nouvelle lorsqu'en mai 2004, le gouvernement du Québec annonce la fusion de la BNQ et des ANQ dans le cadre du Plan de modernisation de l'État présenté par le Conseil du Trésor. Dans le cadre du projet de « réingénierie » de l'État – pour utiliser l'expression qui était alors à la mode –, le projet de fusion redevient donc d'actualité et le gouvernement y voit de nombreux avantages :

  • une intégration sous une même entité de la gestion du patrimoine documentaire, de l'expertise et du savoir-faire;
    • un renforcement de la capacité de mise en valeur et de diffusion des archives nationales;
    • une infrastructure capable de relever le défi de la numérisation du patrimoine documentaire;
    • la constitution d'une grande collection documentaire nationale;
    • la présence d'une grande institution locomotive valorisant à la fois la lecture et l'histoire;
    • l'existence d'antennes régionales d'acquisition, de recherche et de diffusion;
    • une capacité nouvelle, à l'échelle régionale, de mettre en réseau les archives, les bibliothèques, les sociétés d'histoire et d'autres institutions culturelles du milieu (musées, centres d'interprétation, etc.);
    • et, enfin, une intégration des fonds documentaires facilitant les activités de recherche.

La nouvelle institution se nommera Bibliothèque et Archives nationales du Québec, BAnQ, un choix de nom qui reflète le souci de préserver les missions originales des deux organismes fusionnés. Et depuis 2006, BAnQ s'est rapidement positionnée comme un acteur majeur de la société du savoir, une grande institution documentaire. Cela se traduit par la recherche et l'harmonisation des meilleures pratiques professionnelles. Cela s'incarne également dans un engagement ferme à servir l'ensemble des citoyens du Québec sur l'ensemble du territoire, sans distinction d'âge, de statut social ou d'origine, en portant une attention toute particulière à ce qu'il est convenu d'appeler les « clientèles empêchées », c'est-à-dire les nouveaux arrivants, les chercheurs d'emploi, ou encore les personnes âgées.

BAnQ s'est également engagée dans une démocratisation sans cesse plus poussée de l'accès à ses ressources, grâce à l'utilisation du numérique, bien sûr, mais également en repensant ses espaces physiques pour amener chaque citoyen dans le cercle de l'information et de la connaissance. Cela ne s'est pas fait du jour au lendemain et, pour y arriver, les équipes de BAnQ ont travaillé depuis sept ans à créer une convergence en ce qui touche le contenu des collections, le rapprochement des pratiques, ainsi que les services offerts aux usagers.

BAnQ a maintenant sept ans. Sept ans, c'est l'âge de raison. C'est aussi l'heure des premiers bilans face aux exigences que nous nous sommes imposées, aux défis que nous avons relevés et aux projets que nous développons pour l'avenir. Après sept ans, donc, quel est le chemin parcouru par les archivistes et les bibliothécaires pour incarner cette convergence au quotidien? Quel chemin nous reste-t-il à faire pour compléter la convergence que nous pratiquons pour servir au mieux nos clientèles? Je tenterai de répondre à ces questions en examinant l'approche de convergence que nous avons adoptée sous l'angle de trois axes de développement :

  • celui des contenus,
  • celui des pratiques professionnelles,
  • et celui de la régionalisation des services

En ce qui a trait aux contenus, la convergence s'exerce de plusieurs façons depuis 2006. Le portail Internet de BAnQ est l'objet d'un immense travail de convergence sur le plan des contenus, et une grande partie de son enrichissement passe par la mise en ligne de fichiers issus de notre programme de numérisation des imprimés et des documents d'archives. Dès la fin des années 1980, la BNQ et les ANQ avaient mis de l'avant des projets de numérisation, mais, en 2004, la nouvelle BNQ née de la fusion avec la Grande Bibliothèque mit sur pied un vaste programme de numérisation dans lequel la Direction générale des archives s'insérera tout naturellement après la fusion de 2006. En 2012 fut créée la Direction de la numérisation qui centralise la gestion de notre programme de numérisation. Grâce à ce programme, plus de 2 millions de fichiers sont ajoutés annuellement aux collections numériques. On trouvait, en 2012, plus de 10 millions de fichiers mis en ligne par BAnQ, dont 62 % étaient des documents d'archives!

Les collections numériques les plus consultées sont les archives des notaires du Québec, les registres de l'état civil, les revues et journaux, les cartes et plans et les annuaires des rues de plusieurs villes du Québec tels le Lovell de Montréal et le Marcotte de Québec. Les généalogistes consultent particulièrement les greffes de notaires, les registres de l'état civil et les documents du Régime français. Des dictionnaires généalogiques, des cartes géographiques, des monographies familiales et locales et des rapports de l'archiviste sont répertoriés dans le catalogue de bibliothéconomie nommé Iris.

La recherche multisources du portail de BAnQ reflète également la convergence des contenus sur le portail. Elle permet une recherche globale sur cinq sources principales de données en une seule étape :

  • la recherche sur les pages Web du portail;
  • la recherche au catalogue Iris;
  • la recherche dans Pistard;
  • la recherche dans la Collection numérique;
  • la recherche dans un ensemble de ressources externes.

En ce qui concerne le partage de contenus, les activités de promotion et de mise en valeur des collections incluent, depuis 2006, le volet archivistique sous toutes ses formes. Que ce soit des publications comme la revue À rayons ouverts, ou comme la revue savante de BAnQ, ou encore les conférences et les lancements publics comme celui qui entoura le don des archives de Dominique Michel le 10 juin 2013, tous les moyens sont bons pour faire la promotion de notre mandat archivistique.

Parmi les colloques que nous organisons avec les milieux universitaires, plusieurs ont permis de mettre en valeur des fonds d'archives de BAnQ ou encore d'aborder des questions relatives à l'archivistique. Enfin, l'interface Images, lancée en mars 2012, est certainement l'un des plus beaux exemples de « fusion à l'œuvre » au sein de l'institution. Cette interface vouée à la valorisation des ressources iconographiques disséminées dans nos collections patrimoniales et nos fonds d'archives est l'une des collections numériques les plus consultées sur notre portail. La conception et la mise en œuvre de ce nouvel outil de diffusion n'allaient pas de soi dans une institution qui possède deux catalogues distincts, Iris et Pistard. Deux catalogues, donc deux traditions d'analyse des documents et de catalogage, ainsi que des règles et normes propres à l'une et l'autre disciplines du monde documentaire. Il y avait un réel défi à relever pour diffuser au sein d'un même outil de recherche des documents iconographiques en provenance, d'une part, des collections imprimées, et des fonds d'archives, d'autre part. Grâce à une mise en commun et une harmonisation inédites des pratiques archivistiques et bibliothéconomiques, couplées à un apport novateur de l'équipe informatique associée au projet, ce défi a pu être relevé. Des solutions ont été trouvées en matière de gestion et de création des métadonnées, ce qui permet aujourd'hui à BAnQ d'offrir à ses usagers un outil de découverte qui répond aussi bien aux besoins du grand public qu'à ceux des chercheurs.

Voilà donc des exemples probants qu'une convergence des contenus archivistiques et de bibliothéconomie est possible au sein d'une seule et même institution documentaire. De plus, à BAnQ, la convergence s'exerce aussi sur le plan du rapprochement professionnel et des pratiques. L'archivistique et la bibliothéconomie sont deux professions qui, tout en étant distinctes, ont beaucoup en commun. La souveraineté des professions a certes été prise en compte au moment de la fusion, mais, depuis 2006, bibliothécaires et archivistes travaillent de concert sur plusieurs dossiers. Les équipes de BAnQ pratiquent en effet, sur une base quotidienne, l'échange d'expertise, et les résultats sont au rendez-vous. J'ai en tête deux exemples particulièrement porteurs dont j'aimerais vous entretenir.

Le nouveau Guide d'indexation des archives est le résultat d'un partage efficace des compétences. Il découle d'un important travail de mise à jour entrepris par des archivistes avec la collaboration de bibliothécaires, afin d'assurer le repérage efficace des archives et d'offrir une meilleure visibilité dans les moteurs de recherche. La mise en commun des expertises a permis la confrontation des idées et des pratiques; les commentaires reçus, nos discussions et les conclusions que nous en avons tirées ont conduit à l'élaboration de règles valides.

Autre exemple fructueux : l'échange d'expertise concernant la conservation et la numérisation. Nous y avons fait allusion plus haut, la numérisation est l'un des grands chantiers de BAnQ. Les documents à numériser sont sélectionnés par les bibliothécaires et les archivistes qui assurent le service direct aux usagers, ce qui permet de comprendre les besoins et d'identifier les documents les plus demandés. Ce sont également les bibliothécaires et les archivistes qui ciblent les corpus à numériser pour la mise en ligne, en puisant dans leur connaissance approfondie de nos collections et de nos fonds et des besoins les plus urgents en termes de sauvegarde. Le personnel des dix centres d'archives participe au processus de sélection, ainsi que le personnel des collections spéciales, de la Collection nationale, de la Collection nationale de musique et du Centre québécois de ressources en littérature pour la jeunesse. La mise en place de la Direction de la numérisation a permis d'unifier les pratiques de numérisation dans les ateliers des centres d'archives. Dans ce contexte, l'échange d'expertise porte également sur la fourniture d'appareils de numérisation et sur l'assurance qualité des fichiers générés.

Le rapprochement des professions s'exerce aussi sur d'autres plans. Par exemple, la terminologie utilisée au sein de BAnQ, tout en respectant les différences entre les professions, a connu un exercice de normalisation, de manière à doter l'institution d'une base commune sur laquelle tous les employés peuvent se comprendre. Il a été possible de convenir d'une terminologie institutionnelle et d'une typologie commune pour identifier, par exemple, les unités de contenu documentaires, les unités matérielles et les différents genres documentaires.

Évoquons aussi la démarche en cours visant à étendre la collecte des sites Web. Nous avons fait le choix de ne pas prétendre à l'exhaustivité, mais plutôt de faire un prélèvement de ce qui est disponible, je dirais comme le font les archivistes… Nos collègues bibliothécaires spécialistes de ces questions travailleront avec leurs collègues archivistes en vue d'évaluer et de prélever le témoignage le plus juste de la production Web au Québec. Encore un exemple : le travail concerté d'aide-conseil en matière de numérisation. Nos archivistes s'appuient sur leurs collègues de la Direction de la numérisation et le guide La numérisation des documents. Méthodes et recommandations publié en 2012 est le fruit de cette collaboration.

Un dernier exemple de convergence et de partenariat est la collecte des publications électroniques gouvernementales qui a amené les bibliothécaires à demander à leurs collègues archivistes de faciliter les contacts avec les organismes du secteur public centralisé afin que ces publications soient collectées et rattachées au catalogue Iris lorsque cela est possible. C'est ainsi que, tout en respectant les domaines professionnels et les compétences de chacun, les équipes de BAnQ trouvent dans l'échange d'expertise des points de rencontre et de convergence qui enrichissent leur pratique professionnelle au quotidien.

Qu'en est-il, maintenant, des services offerts aux usagers? Certes, la Bibliothèque nationale avait un mandat national, mais elle offrait, somme toute, peu de services aux usagers des régions. Grâce à leurs centres d'archives en région, les ANQ étaient en meilleure position pour offrir des services sur l'ensemble du territoire. La fusion, en permettant d'unifier les services, de les enrichir et de les régionaliser, a permis à BAnQ de devenir une véritable institution nationale, desservant les citoyens sur l'ensemble du territoire.

Le service de référence à distance, par téléphone ou par Internet, est un bel exemple de convergence des services. Depuis 2006, les archivistes ont été intégrés au service et, aux côtés des bibliothécaires, ils guident les usagers de partout au Québec vers les ressources répondant à leurs besoins. Les citoyens ont également maintenant la possibilité de s'inscrire aux services de BAnQ dans les centres d'archives, ce qui leur permet de recevoir leur carte d'usager sur place, au moment de l'inscription. Ils bénéficient ainsi d'un accès immédiat à nos services, en particulier à nos ressources en ligne.

Au chapitre de la régionalisation des services, les expositions itinérantes sont sans doute l'une de nos réalisations les plus intéressantes en matière de démocratisation de l'accès à la culture et à la connaissance. Cela se fait surtout au moyen de la mise en valeur des collections de BAnQ dans des expositions qui sont montées dans onze édifices répartis dans neuf régions administratives. Les centres d'archives ont donc un rôle primordial dans la Politique culturelle de BAnQ en permettant aux citoyens des régions d'avoir accès à une variété d'activités culturelles.

Les trois exemples de régionalisation des services que je viens de mentionner ne résument certainement pas l'ensemble de nos actions et de nos projets. Mais ils illustrent à merveille à quel point la fusion a permis d'enrichir l'action territoriale de BAnQ. Nous avons fait un grand bout de chemin depuis 2006 et BAnQ a fait la preuve que la cohabitation des fonctions de bibliothèque et d'archives – et des professions qui leur sont associées – est non seulement possible, mais aussi complémentaire et profitable. La fin heureuse de la « Querelle des manuscrits » est l'un des meilleurs révélateurs de l'harmonisation des missions au sein de l'institution.

Bibliothécaires et archivistes travaillent de concert sur plusieurs projets au cœur du développement de la mission de BAnQ. Ce travail collaboratif a certes eu un effet positif sur la dynamique interne de notre institution, sur le rapprochement des professions et sur les services offerts aux usagers. Mais c'est aussi, et surtout, sur le plan de l'identité même de BAnQ, à titre de plus grande institution documentaire du Québec, et sur celui de son rôle-clé dans la société du savoir, que les effets sont les plus spectaculaires. Comment imaginer le succès de notre institution sans cette convergence constante pratiquée à tant de niveaux?

Sept ans de convergence, donc. Et, je le répète, sept ans de bonheur.

Ce vaste chantier que nous avons entrepris n'est cependant pas terminé. Il nous reste encore du chemin à faire pour atteindre une meilleure convergence, afin de faire en sorte que l'offre de BAnQ puisse toucher chaque citoyen sur l'ensemble du territoire. Dans cette perspective, un groupe de travail que j'ai animé a réfléchi, au cours de la dernière année, sur les façons de développer la présence de BAnQ dans les régions du Québec. Il est rapidement apparu que la vocation des centres d'archives devait être enrichie afin qu'ils puissent devenir de véritables centres de BAnQ, représentant toute la gamme de la mission de notre institution dans leurs régions. Plusieurs pistes d'action ont été identifiées. L'une des premières est de consolider la prestation de services de type « bibliothèque nationale » dans les centres d'archives à l'extérieur de Montréal. C'est ainsi que dorénavant, nos usagers pourront consulter dans nos centres le patrimoine documentaire publié présentant un intérêt pour leur région, soit par le sujet traité ou par la localisation géographique de l'éditeur. Dans la foulée, les éditeurs pourront dorénavant effectuer dans les centres de BAnQ leur dépôt légal et les responsables des centres deviendront des facilitateurs de ce dépôt légal en assurant la liaison avec les éditeurs et les organismes culturels régionaux. De plus, les abonnés de BAnQ pourront remettre dans nos centres régionaux les documents empruntés à la Grande Bibliothèque. Les centres de BAnQ en région sont tous dotés d'accès Internet sur le réseau sans fil de BAnQ. Les employés de nos centres seront formés pour offrir à nos usagers des activités d'initiation à la lecture numérique.

En matière d'activités culturelles, en plus de la circulation de nos expositions qui est déjà bien implantée, nos responsables de collections se rendront disponibles pour donner des ateliers et des conférences à l'extérieur de Montréal et de Québec. En plus, nous tiendrons des colloques et des journées d'étude à l'extérieur de Montréal, en profitant, en particulier, de nos partenariats avec l'Université de Sherbrooke, avec l'Université Laval et avec l'Université du Québec à Trois-Rivières. Enfin, plusieurs des projets de la campagne de financement que notre Fondation amorce en ce moment ont pour objet d'assurer une meilleure diffusion sur tout le territoire. J'ai bon espoir que nos mécènes permettront à plusieurs de ces projets de se réaliser bientôt.

Enfin, pour concrétiser encore davantage notre volonté de convergence, dorénavant, nos centres d'archives ne se nommeront plus « centres d'archives ». Ils seront plutôt identifiés comme des centres de BAnQ. C'est ainsi que l'on nommera maintenant nos centres : BAnQ Gatineau, BAnQ Québec, BAnQ Trois-Rivières, etc.

Tous nos projets nous invitent à regarder de l'avant avec optimisme et à envisager les années à venir avec un bonheur égal à celui que nous avons connu depuis sept ans.&

Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.