Rapport annuel GBQ - BNQ 2001-2002

Rapport annuel 2001-2002

Table des matières

Rapport des activités - La bibliothéconomie


Le projet de la Grande Bibliothèque est en fait constitué de plusieurs grands chantiers, tous préalables et essentiels à la mise en place des activités de diffusion. En tant que maître d'œuvre du contenu pour deux de ces chantiers - les collections et les services - la Direction générale de la bibliothéconomie (DGB) s'est lancée dans des opérations d'envergure afin de rassembler les diverses collections et développer les services qu'elle entend offrir tout en planifiant l'implantation des technologies de l'information. La DGB s'est investie à fond avec les autres directions en charge de l'édifice, du système intégré de gestion documentaire (SIGD), du recrutement du personnel, du financement et des questions juridiques rattachées à chacun de ces chantiers. Cela a nécessité de multiples rencontres entre les directions et une coordination soutenue pour faire avancer ces travaux, tous interreliés les uns aux autres n travaux uniques tant par la complexité et l'ampleur des tâches que par le nombre élevé de partenaires et de fournisseurs impliqués.

Les travaux effectués ont exigé l'engagement total de tous les membres de l'équipe. Deux projets ont représenté des défis particuliers : le regroupement de la Bibliothèque nationale du Québec (BNQ) et de la Grande bibliothèque du Québec (GBQ), et son entrée en vigueur le 4 mars 2002. La conséquence directe pour la DGB a été de gérer, à partir de cette date, sur une base quotidienne, les opérations de diffusion de la BNQ. Les changements politiques et administratifs de la fusion des municipalités de l'Île de Montréal ont été un autre défi. Nous avons dû composer avec deux inconnues : la date de la signature du protocole sur les collections avec la Ville de Montréal et la manière dont les services seront éventuellement dispensés aux 24 bibliothèques de quartier et aux 23 bibliothèques d'arrondissement. Ces 47 bibliothèques utilisent cinq systèmes différents de gestion documentaire.

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L'année écoulée a donc été avant tout consacrée au budget du traitement documentaire, aux collections et à la constitution d'un catalogue avec nos partenaires. Les collections proviennent de sept institutions (15 édifices ou magasins) et doivent se retrouver dans les 29 composantes de la Grande Bibliothèque. Dès le mois d'août 2001, la Direction des acquisitions et du traitement documentaire a formé les premières équipes de travail. Le personnel est passé de quatre à onze employés permanents et à plus de 40 employés occasionnels, comprenant une grande majorité de bibliothécaires, de techniciens en documentation et de commis. Les activités de recrutement, de formation et d'évaluation du personnel ont exigé temps et énergie de la part des gestionnaires de la DGB et d'autres directions.

La Direction des acquisitions et du traitement documentaire a franchi de nombreuses étapes dans l'avancement des travaux. Voici un aperçu des plus importantes :

  • Décret gouvernemental de septembre 2001 autorisant des emprunts pour l'acquisition de ressources documentaires totalisant 17,2 millions $. Au 31 mars, environ 50 000 documents taient acquis, reçus et mis en traitement;
  • Décret gouvernemental de mars 2002 autorisant des emprunts pour les dépenses requises pour le traitement documentaire et la préparation des collections de la nouvelle Bibliothèque nationale, soit un budget de 14,1 millions $. Ce décret permettra de gérer le projet plus efficacement que dans le cadre d'une subvention de fonctionnement sujette aux révisions en cours d'année, comme ce fut le cas en 2001-2002;
  • Élaboration de la Politique d'acquisition des ressources documentaires de la Grande Bibliothèque : collection de prêt et de référence - mission de diffusion. Cette politique a été adoptée par le conseil d'administration de la Bibliothèque nationale en juin 2001 avec une résolution demandant au Gouvernement du Québec d'amender le règlement de la Loi sur le développement des entreprises québécoises dans le domaine du livre (L.R.Q., c. D-8.1) afin de permettre à la GBQ de s'approvisionner auprès de librairies agréées de toutes les régions du Québec ;
  • Invitation aux librairies agréées de la région montréalaise (région 06) à s'inscrire comme fournisseur de la Bibliothèque. À la fin de l'année, 28 librairies agréées étaient inscrites et pouvaient répondre aux besoins d'acquisition de documents destinés à la collection de prêts et de référence. D'autres librairies agréées de la région 06 et, éventuellement, de toutes les autres régions s'ajouteront à cette liste;
  • Établissement des orientations en matière de traitement documentaire : catalogage, indexation, préparation matérielle;
  • Analyse en vue d'élaborer un cadre de classement des documents musicaux qui sera éventuellement offert aux bibliothèques publiques québécoises;
  • Appels d'offres pour des services catalographiques et de reliure qui ont mené à la signature de contrats totalisant 1,9 million $ pour les services catalographiques et 2,7 millions $ pour les services de reliure;
  • Mise en place des processus et procédures d'acquisition et de traitement documentaire pour les documents acquis ou reçus;
  • Recherche de solutions adéquates d'entreposage pour les documents nouvellement acquis.

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À la suite d'une entente de collaboration entre la GBQ et la BNQ, des travaux substantiels d'inventaire et de relevé de l'état physique des collections ont porté sur 215 000 livres, 1 300 titres de revues et de publications annuelles officielles. Ces travaux ont permis l'ajout de 4 871 documents dans la collection patrimoniale, après vérification d'environ 700 boîtes de documents reçus en dons. Un comité s'est penché sur la faisabilité de la conversion selon le système de classification décimale de Dewey des livres de la collection de diffusion de la BNQ.

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À la suite d'une entente de collaboration avec la Ville de Montréal, des équipes ont pu travailler aux collections de la Bibliothèque centrale de Montréal. Elles ont procédé à des travaux d'inventaire et d'évaluation de l'état physique de 215 000 livres, 6500 titres, un million de numéros de revues et journaux, 1 200 titres de microfilms (45 000 bobines) et 20 titres de microfiches.

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Au congrès de l'Association pour l'avancement des sciences et des techniques de la documentation (ASTED) le 7 novembre 2001, la GBQ a donné suite à l'un de ses engagements et procédé au lancement de BREF (bibliothèque de référence électronique en français), une sélection de ressources de référence offertes au public et aux bibliothèques sur le site Internet de la GBQ. À ce jour, BREF contient près de 1 300 titres choisis par le personnel de la GBQ avec la collaboration d'une vingtaine de bibliothécaires oeuvrant dans les bibliothèques publiques québécoises et à la BNQ. Pour assurer une qualité exceptionnelle de repérage de ressources francophones, la GBQ s'est associée à la Bibliothèque publique d'information à Paris qui lui a permis de référer les sites Internet pertinents mentionnés dans la publication Les 3 000 de l'an 2000 - 3 000 références sur la France contemporaine. Toutes ces ressources sont entièrement repérables par les accès habituels dans les catalogues de bibliothèques. De novembre 2001 à mars 2002, les utilisateurs de BREF sur Internet ont effectué 21 045 recherches dans la banque de données.

Entre janvier et mars 2002, la Direction des acquisitions et du traitement documentaire a conduit une analyse préliminaire en vue de la mise sur pied d'un consortium d'achat de ressources documentaires électroniques pour les bibliothèques publiques québécoises qui voudront participer à un tel projet. Des développements significatifs en découleront en 2002-2003.

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Au cours de l'année, la GBQ a repris les rencontres avec le ministère des Relations avec les citoyens et de l'Immigration au sujet des services à offrir aux nouveaux immigrants et avec le ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale au sujet de la mise sur pied à la Grande Bibliothèque d'un centre d'emploi à portée nationale, complément à la collection thématique « économie et affaires ».

Des rencontres ont également eu lieu entre le ministère de la Santé et des Services sociaux, l'institut Nazareth et Louis-Braille (INLB) et la Magnétothèque en vue de la mise en place à la Grande Bibliothèque du Québec (GBQ) du guichet unique sur le livre adapté, accès unifié aux services documentaires destinés aux personnes handicapées de la vue au Québec. La GBQ a conclu une entente avec l'INLB et La Magnétothèque afin de constituer dans un premier temps un catalogue unifié des collections existantes, désigné sous le nom de CAMARADE (catalogue du matériel et des ressources documentaires adaptées aux personnes handicapées de la vue). Les travaux se poursuivent pour la diffusion sur Internet, en 2002, de la banque unifiée de plus de 21 000 titres sonores, en braille ou électroniques de langue française. Les parties prévoient aussi collaborer aux autres étapes de mise en œuvre du système intégré de gestion documentaire de ces collections.

En avril 2001, la GBQ a remis au comité technique interministériel sur le livre adapté les orientations et principes d'action de son offre de services : diffusion du livre adapté sous sa responsabilité, prêt permanent des collections, imputabilité de la GBQ et consultation des partenaires. Une étape a été franchie le 15 novembre 2001, avec la collaboration de la GBQ, lors de la mise en opération du Service québécois du livre adapté.

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En conformité avec la Politique générale de développement des collections, la Direction des acquisitions et du traitement documentaire et la Direction des services à la clientèle ont dressé les premiers profils de développement de plusieurs collections thématiques. Ces profils ont permis de compléter les collections de la BCM, de constituer la plupart des ressources documentaires de La Médiathèque des jeunes et certaines parties de la collection audiovisuelle. Les directions impliquées ont avalisé les stratégies nécessaires aux opérations massives d'acquisition et de traitement, avant même que ne soit rendu disponible un système intégré de gestion documentaire. Cela a nécessité la mise en place de systèmes, de processus, de procédures et d'outils temporaires, tant pour la gestion documentaire que financière.

Le personnel a aussi examiné et acquis 5 680 documents reçus en dons ou acquis de particuliers. Il a développé des stratégies efficaces d'identification de titres à acquérir et plus de 75 000 livres ont été commandés depuis décembre 2001.

Retour au menu Constitution d'un catalogue unifié et amélioré

Pour constituer un catalogue unifié et amélioré des données des partenaires, nous avons analysé les bases de données initiales de la BCM et de la BNQ et analysé des données du catalogue de La Magnétothèque, autre partenaire du catalogue unifié, associée au Service québécois du livre adapté. La Direction des technologies de l'information et des télécommunications a géré et développé diverses banques de données à des fins d'analyse, de statistiques et de production de listes de documents à commander par la Direction des acquisitions et du traitement documentaire. Au 31 mars 2002, l'ensemble de ces banques de données d'origine externe, essentiellement de la BNQ, de la BCM et des Services documentaires multimédia, représentait un total de 2,7 millions de notices, soit un million de plus qu'à la fin de l'exercice précédent.

Retour au menuAutres partenaires

Dans le cadre du congrès de l'ASTED tenu à Québec en novembre 2001, la GBQ a tenu une journée d'étude sur le développement et l'exploitation de sites Internet en milieu documentaire. Une dizaine de spécialistes de la question ont tour à tour présenté un état des lieux. Quelque 150 personnes provenant de tous les milieux documentaires ont participé à cette rencontre. Les actes de cette journée d'étude de même que les conférences et articles sont disponibles sur le site Internet de la nouvelle BNQ.

La GBQ s'est également associée au milieu bibliothéconomique québécois en créant les prix d'excellence, assortis d'une bourse de 5 000 $ chacun. Ces prix visent les étudiants de deuxième année de maîtrise de l'École de bibliothéconomie et des sciences de l'information de l'Université de Montréal (EBSI) et de la Graduate School of Library and Information Studies de l'Université McGill (GSLIS). Les récipiendaires ont été Geneviève Gamache-Vaillancourt (EBSI) et Caroline Fodor (GSLIS). Leurs textes ont été publiés dans la revue québécoise Documentation et bibliothèques, numéro de juillet-septembre 2001. La GBQ a également poursuivi son association avec la GSLIS pour le projet d'étude portant sur « L'identification des facteurs de succès menant à l'implantation et à l'utilisation de services d'information spécialisés pour les PME au sein de la GBQ .

La Direction générale de la bibliothéconomie a créé et maintenu des liens de collaboration et de partenariat avec les organismes suivants : les Services documentaires multimédia en matière de traitement catalographique et pour le projet BREF; le Centre régional de services aux bibliothèques publiques Centre-du-Québec/Mauricie/Lanaudière, principalement en matière de traitement catalographique; le comité aviseur de la bibliothèque de l'INLB; un grand nombre de libraires agréées de la région de Montréal (région 06). Des liens plus étroits ont été établis avec l'Association des libraires du Québec pour, d'une part, demander la modification des règles gouvernementales d'approvisionnement auprès des librairies agréées de toutes les régions du Québec et d'autre part, échanger l'information sur le cadre normatif et les principes de développement informatique afin de réussir l'arrimage entre les systèmes de gestion des librairies et des bibliothèques québécoises.

Les collections et l'offre de services doivent tenir compte de l'environnement particulier du futur édifice de diffusion. À cet égard, des contacts exploratoires ont eu lieu avec des représentants de la direction de la bibliothèque du Cégep du Vieux Montréal, la direction des bibliothèques de l'UQAM, la Société canadienne-française de généalogie, la Phonothèque québécoise et l'Institut national canadien pour les aveugles (INCA) afin d'examiner les possibilités de collaboration eu égard aux services et aux collections.

Retour au menuDes services à bâtir

La directrice des services à la clientèle est entrée en fonction en mars 2001. Elle a aussitôt mis en place une petite équipe de bibliothécaires qui ont travaillé à l'élaboration de l'offre de services des bibliothèques thématiques dans le nouvel édifice et à un plan de travail identifiant toutes les activités, les échéanciers et les ressources nécessaires. La priorité a été accordée à la Médiathèque des jeunes, à la collection audiovisuelle et à la collection économie, affaires, sciences et technologies.

La Direction des services à la clientèle a recensé les études actuellement disponibles concernant les clientèles de la GBQ. Elle a aussi compilé les profils démographiques et linguistiques de la clientèle de proximité, montréalaise et québécoise. Un groupe de discussion avec des spécialistes de la littérature jeunesse a été réuni afin de cerner leurs besoins eu égard au Centre de ressources en littérature jeunesse. Ce sont là quelques éléments essentiels qui permettront de mieux connaître de nombreux segments de la population, d'adapter les services et leur donner une couleur particulière.

Un travail de réflexion a mené à une version préliminaire de la politique de référence qui trace les paramètres du travail des bibliothécaires aux comptoirs de services, à la référence à distance, à l'accueil, de même qu'à la formation des usagers. La Direction entend produire une première ébauche d'une déclaration de services aux citoyens qui définira les lignes directrices et la vision du service à la clientèle. L'animation et la sensibilisation à la lecture pour la Médiathèque des jeunes ont fait l'objet d'un travail de fond de même que l'évaluation des questions complexes découlant du droit d'auteur.

Retour au menuUn édifice à bâtir : le projet de construction et le Programme des activités et des espaces

En lien avec le Bureau de la planification et de la gestion du projet de construction, le personnel de la DGB a participé activement à l'élaboration des plans d'aménagement du nouvel édifice, à l'ameublement général et au concept des salles d'exposition. Le personnel a travaillé, entre autres, à la préparation d'un document sur les comptoirs de services et la mise en valeur des collections. La coordonnatrice de la Médiathèque des jeunes a élaboré le concept de cet espace en tenant compte des besoins des différentes clientèles, des jeunes, des parents et des intervenants des milieux communautaire et éducatif. De son côté, la coordonnatrice des collections audiovisuelles de la Grande Bibliothèque s'est penchée sur les problématiques relatives aux espaces dédiés à l'audition et au visionnement des ressources audiovisuelles.

Des consultants ont été embauchés pour étudier la circulation horizontale et verticale des documents dans l'édifice, du transport - chute à documents, convoyeur - au tri des documents. Les délicates questions de la densité des collections sur les étages et la répartition cohérente des collections sur les rayonnages ont également fait l'objet de l'étude. Cette dernière a également permis de valider le nombre d'étagères et de meubles requis pour présenter et mettre en valeur les quatre millions de documents de la bibliothèque en tenant compte notamment de leur taux de roulement.

Retour au menuBâtir des ressources humaines, financières et matérielles

Grâce à la contribution très étroite de la Direction de l'administration et des services internes, la DGB a fait un pas de géant dans le recrutement de son personnel, dans les nombreux appels d'offres et contrats de biens et de services et surtout dans les analyses financières qui ont conduit au décret gouvernemental du 27 mars 2002 autorisant un budget de 14,1 millions $ pour le traitement documentaire. Pour toutes ces opérations complexes et inusitées, des avis juridiques et des rédactions nombreuses ont été indispensables de la part du Secrétaire général et directeur des affaires juridiques de la GBQ.

Retour au menuBâtir un système intégré de gestion documentaire (SIGD)

Sous l'égide de la Direction de l'informatique et des télécommunications, le personnel de la DGB a contribué de façon significative aux travaux préliminaires en vue d'évaluer l'appel d'offres portant sur l'acquisition et l'implantation d'un système intégré de gestion documentaire. Les fonctions du système ont été élaborées avec soin en tenant compte de la diversité des collections, des clientèles et des services à offrir.

Il est important de souligner la participation soutenue de la Direction au comité conjoint du MCC et de la GBQ sur la fusion municipale et l'organisation des services aux bibliothèques d'arrondissement de l'Île de Montréal, compte tenu des cinq systèmes de gestion documentaire différents.

Par ailleurs, les orientations et les actions de la Direction des technologies de l'information (BNQ) ont été mises à jour en complémentarité avec celles adoptées par la Direction de l'informatique et des télécommunications (GBQ) : planifier le développement et l'implantation des technologies de l'information en portant une attention particulière aux bibliothèques publiques et à la population du Québec; assurer l'intégration harmonieuse des orientations et des actions à la GBQ et à la Bibliothèque nationale du Québec, dans la perspective du regroupement des deux institutions.

Retour au menuLa réalité de la nouvelle BNQ

La Bibliothèque nationale du Québec offre depuis 1998 sur son site Internet, un ensemble de documents électroniques numérisés à partir de ses collections patrimoniales (livres, articles de presse, cartes géographiques, estampes, enregistrements sonores…). Le développement du projet de bibliothèque numérique se poursuit grâce au dépôt légal et la mise en service sur Internet des publications électroniques du gouvernement du Québec. À partir de février 2002, la Direction des technologies de l'information a été associée à l'évaluation des travaux réalisés au cours de la première phase du projet, de mars à octobre 2001. La Direction coordonne également la mise en œuvre de la phase II, en collaboration avec les directions et services concernés : dépôt légal, traitement documentaire de la collection patrimoniale et informatique. Au 31 mars 2002, la collection électronique des publications du gouvernement du Québec comptait 751 titres. Il est prévu d'ajouter 3 000 nouvelles publications au cours de l'exercice 2002-2003.

Avec la fusion de la BNQ et de la GBQ, le 4 mars 2002, l'équipe s'est enrichie des 25 employés oeuvrant aux édifices Ægidius-Fauteux et Saint-Sulpice. L'expérience, les compétences et les connaissances de ces employés seront mises à profit afin de mener à bien le projet de la Collection patrimoniale québécoise de la Grande Bibliothèque. Ce personnel a continué à offrir les mêmes services qu'auparavant.

Le lecteur trouvera ci-après les tableaux de présentation des statistiques relatives aux activités et aux services à la clientèle de la nouvelle BNQ entre les 4 et 31 mars 2002. Les 20 jours ouvrables ne justifient pas une interprétation de ces données statistiques. Pour avoir une vue globale et complète des statistiques de l'année 2001-2002, le lecteur devra absolument consulter le Rapport annuel 2001-2002 de la Bibliothèque nationale du Québec.

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Nos partenaires

Catalogue des bibliothèques du Québec. RFN. RDAQ. Les Amis de BAnQ. Fondation de BAnQ.